Como estimar os custos de um projeto? – Tipos de estimativas

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Estimar os custos de um projeto é atividade essencial para prever e planejar quanto dinheiro se deve disponibilizar para a realização de um projeto.

👉Como você avalia a qualidade das previsões de custos de projetos realizadas na empresa em que você trabalha? (responda aqui).

Como estimar os custos passo 1: Avaliação de informações do projeto

É preciso conhecer o projeto para compreender as suas especificidades e, assim, entender o melhor modo de realizar a estimativa de custos para cada projeto.

Itens que devem ser avaliados são:

Plano de gerenciamento do projeto (como o escopo do projeto)
Documentos do projeto (como o cronograma e a declaração do escopo por exemplo)
Fatores ambientais da empresa (como IPCA e oscilação de preços no mercado)
Ativos de processos organizacionais (como procedimentos de estimativas)

Como estimar os custos passo 2: Realizar a estimativa dos custos

Estimativa é, por definição:

Avaliação ou cálculo aproximado de algo.

Ou seja, estimativa de custo é um prognóstico aproximado de quanto dinheiro será necessário com base em informações conhecidas. Sendo assim, desde o princípio sabemos que a estimativa não é um valor único e exato, mas sim uma aproximação com maior ou menor grau de exatidão.

A exatidão da estimativa de um projeto aumentará conforme o projeto progride. Por exemplo, na fase inicial de um projeto de construção de uma casa, podemos ter uma estimativa por ordem de grandeza (variando de -25% a +75%). Nas fases finais do projeto podemos ter uma estimativa definitiva (variando de -5% a +10%).

O refinamento das estimativas de custos que acontecem ao longo do projeto, no caso de um projeto de engenharia, gera 5 classes de estimativas diferentes, conforme imagem a seguir.

Classes de estimativas de projetos de engenharia

O refinamento das estimativas ao longo do projeto aparece nas metodologias do tipo portão, incluindo na metodologia FEL, em que entre cada fase exige uma reavaliação da viabilidade econômica do projeto por meio das atualizações das estimativas de custos. Isso é ilustrado na figura seguinte.

Refinamento dos custos e mailstones pela metodologia FEL

É preciso utilizar de opiniões dos especialistas técnicos para elaborar as estimativas. Por exemplo, o arquiteto deve ser ouvido quando o assunto for realizar a estimativa do custo da realização e aprovação de um desenho arquitetônico.

Ao realizar as estimativas, diferentes alternativas são consideradas, e uma análise importante a ser feita é a de “fazer ou comprar”, identificando o custo de fabricação própria e o custo de aquisição.

Os principais itens que permitem o refinamento das estimativas estão na atitude do gerente do projeto em, ao longo do projeto:

Aprender mais sobre o projeto;
Obter informações dos custos reais (custos realizados);
Descobrir quais riscos aconteceram e quais não;
Verificar as premissas verdadeiras e premissas falsas;
Identificar pontos de melhoria.

As estimativas podem ser realizadas por quatro diferentes técnicas:

Estimativa análoga;
Estimativa paramétrica;
Estimativa “bottom-up“
Estimativa de 3 pontos

PS: Se você já estudou como realizar estimativa da duração das atividades do projeto, você já conhece essas técnicas.

Vamos entender agora como aplicar cada técnica para estimar custos.

Para aprender as quatro técnicas, utilizaremos elas para estimar o custo de uma mesma atividade, ou seja, utilizaremos as quatro técnicas para responder a mesma pergunta a seguir:

Quanto custa a construção da cobertura de um prédio escolar de 200 m² para uma nova escola que será construída em um bairro periférico de Belo Horizonte?

Estimativa análoga

A estimativa análoga é a estimativa que faz uma analogia. Pode ser uma analogia entre duas atividades ou dois projetos. É preciso garantir que os dois itens comparados sejam de fato análogos. Para que sejam análogos, o escopo precisa ser similar.

Exemplo:

Quanto custa a atividade construção de cobertura de 200 m² para uma escola em um bairro periférico de Belo Horizonte?

Sabendo que a construção da cobertura de 400 m² para uma escola no centro de São Paulo teve um custo R$46.000,00 em há dois anos.

Por analogia, podemos estimar que a atividade terá um custo similar há R$23.000,00 no ano atual.

Como você já observou, essa é uma estimativa rápida de se realizar, exige dados históricos e itens com carácter de similaridade. É uma estimativa muito utilizada nos estudos iniciais de viabilidade de uma ideia, e por isso também é chamada de estimativa top down.

“Uma boa estimativa é aquela que é viável, independentemente do quão precisamente você precisa dela.” – Paul R. Ehrlich.

Essa estimativa pode ser refinada aplicando-se:

Variação do custo conforme índice de correção (exemplo, variação do INCC do ano atual para dois anos atrás);
Fator de custo do centro de São Paulo para bairro periférico de Belo Horizonte.

Alguns índices de correção são:

INCC (Índice Nacional de Custo de Construção): relativo a custos de insumos que se empregam as construções habitacionais que são financiadas.
IPCA (Índice de Preços ao Consumidor Amplo): Aferido mensalmente pelo IBGE para identificar a variação dos preços no comércio. (gráfico IPCA aqui)

Estimativa paramétrica

A estimativa paramétrica utiliza um relacionamento entre parâmetros construídos com base em dados históricos.

Exemplo:

Quanto custa a atividade construção de cobertura de 200 m² para uma escola em um bairro periférico de Belo Horizonte?

Se o parâmetro de custo da construção de coberturas prediais é de R$100,00 por m², podemos estimar um custo similar a R$20.000,00.

“A única maneira de fazer previsões confiáveis é ter informações precisas.” – John Naisbitt

Essa estimativa possui o benefício de ser mais precisa e de fácil obtenção, mas requer o acesso a parâmetros históricos de custo confiáveis, o que só está disponível para um número limitado de atividades.

Na construção civil, é comum esses parâmetros serem arquivados em bases denominadas de Bases de Custos Unitários, sendo a mais famosa o CUB (http://www.cub.org.br/).

Conforme o item 3.9 da Norma Brasileira ABNT NBR 12.721:2006, O CUB (Custo Unitário Básico), é:

“Custo por metro quadrado de construção do projeto-padrão considerado, calculado de acordo com a metodologia estabelecida em 8.3, pelos Sindicatos da Indústria da Construção Civil, em atendimento ao disposto no artigo 54 da Lei nº 4.591/64 e que serve de base para avaliação de parte dos custos de construção das edificações.”

Também temos um livro explicativo de como aproveitar melhor o CUB, ilustrado na figura a seguir.

Capa do manual explicativo do CUB (estimativa paramétrica)

Além das bases de dados de acesso público, cada empresa pode ter a sua base de dados individualizada, que, em geral, costuma ser mais exata à condição específica de cada empresa.

A figura seguinte apresenta exemplo de cálculo do parâmetro de custo para a atividade de construção de parede com os dados da Construtora Tenda em 2018.

Cálculo do parâmetro de custo para construção de parede

Reflexão: a empresa em que você trabalha possui base histórica de custos?

Estimativa “bottom-up“

A estimativa bottom-up (em português, debaixo para cima), é um método para estimar cada atividade (ou cada pacote de trabalho na EAP), e então, realizando a agregação dos custos de baixo para cima na EAP, calcular o valor dos custos nos pacotes macro até obter o custo do projeto como um todo.

A estimativa bottom up é um se baseia em avaliar os custos de cada componente individual de um projeto, a fim de determinar um custo total com maior precisão. Nesse método, a estimativa é feita a partir da análise detalhada dos custos de cada atividade ou item necessário para a conclusão do projeto. O processo de estimativa bottom up geralmente envolve os passos:

Identificação de todos os itens necessários para o projeto;
Quantificação de todos os itens necessários ao projeto (planilha PQ);
Determinação do custo unitário de cada item;
Somatório de dos custos de cada item para obter uma estimativa total do projeto.

Embora esse método possa ser mais demorado e trabalhoso do que outros métodos de estimativa, como a estimativa top down, ele geralmente fornece uma estimativa mais precisa e confiável, pois leva em consideração cada item individual necessário para o projeto e evita a omissão de custos importantes.

Exemplo:

Quanto custa a atividade construção de cobertura de 200 m² para uma escola em um bairro periférico de Belo Horizonte?

Após a elaboração da lista de material completa (Planilha de Quantitativo, ou PQ), e a cotação de cada item, obtém-se a estimativa abaixo.

N°	Descrição	Preço
1	Kit 200 telhas metálicas n° 1517	R$8.960,00
2	Conjunto fixadores e consumíveis	R$3.890,00
3	450 m de metalon 40×40 #2 mm	R$3.590,00
4	5 diárias de telhadista + serralheiro	R$2.620,00
5	TOTAL	R$19.060,00

Na construção civil, é comum termos Bases de Custos com o registro do custos de itens importantes. Desse modo, não é necessário consultar fornecedores para saber os preços de mercado dos itens.

Exemplos de bases de custos nacionais:

SINAPI (Habitacional): https://www.caixa.gov.br/poder-publico/modernizacao-gestao/sinapi/Paginas/default.aspx
SICRO (Infraestrutura viária): https://www.gov.br/sistemas-de-custos
TCPO (Construção geral): https://tcpoweb.pini.com.br/

Exemplos de bases de custos regionais:

SUDECAPE (BH): https://prefeitura.pbh.gov.br/sudecap/tabela-de-precos
EMOP (RJ): http://www.emop.rj.gov.br/cad_catalogo.asp
SEINFRA (CE): https://www.seinfra.ce.gov.br/tabela-de-custos/

O SINAPI (Sistema Nacional de Preços e Índices para a Construção Civil) tem por objetivo a produção de séries mensais de custos e índices para o setor habitacional, é disponibilizado gratuitamente pela CAIXA. No site você encontra um guia de como usar a ferramenta para realizar estimativas de custos para seus projetos. O site te permitirá realizar o download de dois tipos de tabelas, a SINAPI onerada inclui o impacto de pagamento de 20% da folha de pagamento deve ser destinada ao INSS. A Lei 12.546/2011 permite algumas construtoras a não realização desse pagamento, substituído ele pelo pagamento de a 2% da receita bruta ao INSS. A tabela SINAPI desonerada considera esse segundo cenário.

A TCPO (Tabela de Composição de Preços para Orçamentos) é uma tabela para é alimentar as bases de dados dos sistemas de gerenciamentos utilizados nas obras, é uma das mais usadas e que possui plano de assinatura para consultar os dados.

Veja na base de dados de gestão de custos uma estimativa de projeto de rede FTTH realizada com a técnica de estimativa bottom up, clique aqui.

Estimativa de três pontos

A estimativa de três pontos é uma alternativa para os casos em que não possuímos:

Bases históricas de custo para a estimativa análoga;
Parâmetros de custo para a estimativa paramétrica;
Tempo disponível para a estimativa bottom-up.

A estimativa de três pontos consiste em perguntar a profissionais que tenham experiência/expertise na área em questão ‘qual o custo eles acreditam ser necessário para realizar o projeto/atividade?’. A resposta deve ser coletada em 3 cenários:

CP (Cenário pessimista) ➡ maior custo
CM (Cenário Mais Provável) ➡ custo realista
CO (Cenário Otimista) ➡ menor custo

Com esses 3 valores, por meio de um cálculo, determinamos qual será o Custo Estimado (CE). O cálculo do CE usa uma das duas fórmulas abaixo:

Fórmula pela distribuição triangular:

CE = (Co + CM + CP)/3

Fórmula pela distribuição beta:

CE = (Co + 4 * CM + CP)/6

A distribuição triangular valoriza de forma igual os 3 cenários. A distribuição Beta valoriza mais o cenário Mais Provável.

Outro benefício da estimativa de três pontos, é obter uma faixa provável para os custos do projeto. Assim, sabe-se o a maior quantidade de dinheiro que possa ser necessária para concluir o projeto (cenário Pessimista) e a menor quantidade possível de dinheiro para concluir o projeto (cenário Otimista).

Exemplo:

Quanto custa a atividade construção de cobertura de 200 m² para uma escola em um bairro periférico de Belo Horizonte?

Na opinião do senhor Deivison, engenheiro especialista na empresa DMA Engenharia de Estruturas, estima que a atividade terá um custo de, no mínimo R$17.000,00 (melhor cenário), um custo mais provável de R$21.000,00 e, no pior dos casos, um custo de R$30.000,00.

Com base na distribuição beta, temos:

CE = (Co + 4 * CM + CP)/6

CE = (17.000,00 + 4 * 21.000,00 + 30.000,00)/6

CE = 21.833,33

Como estimar os custos passo 3: Publicação das estimativas

Após a conclusão das estimativas do projeto, é preciso publicar elas e garantir que as pessoas envolvidas tenham ciência da mesma. Os profissionais envolvidos devem ser incentivados a colaborar para o refinamento das estimativas referente à área de sua expertise ao longo do projeto.

Além de registrar as estimativas em si, é preciso registrar a base das estimativas.

A base das estimativas é um documento que apresenta como o valor estimado foi obtido. Não basta registrar o valor da estimativa, é preciso registrar o cálculo que deu origem ao valor estimado.

Exemplo:

Está se adotando o valor estimado para essa atividade com base no parâmetro de que coberturas prediais tem custo de R$100,00 por m², assim, o custo da atividade é de R$20.000,00. Esse parâmetro foi calculado conforme o histórico do último ano na empresa.

Desse modo, as pessoas que tiverem acesso a essa informação, terão conhecimento de como se chegou a esse número, podendo assim apoiar o refinamento das estimativas.

Com esses 3 passos, concluímos as estimativas de custo do projeto.

Ferramentas de gestão de custos

Evidentemente, com o grau de sofisticação que precisamos para elaborar a gestão de projetos, usar Sistema de informações de gestão de projetos com módulo para gestão dos custos nos oferece uma grande ajuda. Seria demorado realizar tantos cálculos no papel.

Desse modo, ferramentas como o Netproject, MS Project, Primavera… são ferramentas importantes para realizarmos a gestão dessas estimativas. Para saber mais sobre qual o melhor software para gestão de projetos, clique aqui.

Alguns softwares permitem a realização de estimativas usando tanto bases de custos públicas como bases de custos privadas da empresa, exemplos:

A imagem abaixo, o site de divulgação do Software Volare, apresente as bases de custos disponíveis no sistema.