Como fazer estimativas para a gestão de um projeto?

Em um projeto, um gerente de projeto tem como responsabilidade garantir o cálculo de estimativas para:

1. Prazos;
2. Custos;
3. Recursos (esforço humano e necessidade material);
4. Riscos (probabilidade e impacto).

Por isso, estimar é uma habilidade essencial para um gerente de projetos.

O que é estimar?

Estimar é calcular algo de forma aproximada, isso é, é calcular algo que não se pode determinar o valor exato. Estimativa é diminuir o grau de incerteza de um valor numérico importante.

“Todas as estimativas são erradas, algumas são úteis.” – George E. P. Box (1919-2013).

Realizar uma estimativa é um processo que requer informações prévias para analisar uma parte de informações conhecidas e determinar o valor de uma especulação. Estimar implica avaliar algo por meio de evidências e suposições sólidas (ou nem tanto).

Não existe fórmula pronta para realizar uma estimativa. O profissional que realizará a estimativa precisa desenvolver a competência de analisar cada caso e então desenvolver a fórmula que irá utilizar.

A necessidade da habilidade de realizar estimativas

A habilidade de estimar é fundamental para um gerente de projeto, pois é necessário estimar o tempo, o custo, os riscos e os recursos necessários para realizar um projeto. A habilidade de estimar com qualidade é crucial para garantir que um projeto seja concluído dentro do prazo e do orçamento estabelecidos. Além disso, a capacidade de estimar com precisão também ajuda a garantir que os recursos sejam alocados de maneira eficiente e que as expectativas dos clientes e dos stakeholders sejam atendidas.

Embora seja uma habilidade muito utilizada no planejamento do projeto, a habilidade de calcular itens que não são exatos (em outras palavras, a habilidade de estimar) também é importante na iniciação, na execução, no monitoramento e controle do projeto.

É justamente por ser uma habilidade tão importante, que o PMI publicou o Practice Standard for Project Estimating, uma norma para a habilidade de realizar estimativas em projetos.

Norma padrão do PMI para realizar estimativas em projetos.

O Google é uma das empresas que valoriza a habilidade de estimar em seus profissionais de gestão, incluindo gerentes de projeto. Como parte de seu processo de entrevista de emprego, o Google faz perguntas diferentes e desafiadoras, como “Quantos balões cabem em um quarto de tamanho médio?” para avaliar a capacidade dos candidatos de estimar com qualidade.

Uma possível resposta para essa pergunta seria calcular o volume médio de um quarto, que poderia ser estimado usando as dimensões típicas de um quarto médio, como 3 metros de largura, 4 metros de comprimento e 2,5 metros de altura. O volume seria calculado multiplicando essas dimensões juntas, o que daria um total de 30 metros cúbicos. Em seguida, poderíamos estimar o volume médio de um balão, pesquisando informações on-line ou usando nossa experiência pessoal, e dividir o volume total do quarto pelo volume médio de um balão. Por exemplo, se estimarmos que o volume médio de um balão é de 0,01 metros cúbicos, poderíamos estimar que 3.000 balões caberiam em um quarto de tamanho médio.

Esta é apenas uma possível resposta para a pergunta, e o Google está pouco interessado na resposta numérica do candidato, mas muito interessado em sua habilidade de desenvolver um raciocínio de estimativa  para chegar à resposta. A capacidade de estimar com qualidade é uma habilidade valiosa para um gerente de projeto e pode ser aprimorada por meio da prática deliberada e da abordagem desafiadora de perguntas como essa.

Tão importante quanto a resposta em si, é o cálculo (o raciocínio que deu origem a resposta). Chamamos a documentação desse raciocínio de base da estimativa. Dentro de um ambiente de gestão ágil, não basta a base da estimativa estar salva. Ela precisa estar salva, transparente, clara e disponível. Dessa forma, todos podem contribuir para as estimativas do projeto.

🤔 Pergunta: Quanto tempo e quantos profissionais de saúde seriam necessários para vistoriar todas as residências de Belo Horizonte em busca de focos do mosquito da dengue?

Estimativa é cálculo e suposição e análise de dados

Vamos para uma nova pergunta.

🤔 Pergunta: Quanto tempo é necessário para a construção da EcoVital (maior usina de Incineração de resíduos industriais perigosos Classe I da América Latina, capacidade de processamento de 22 toneladas dia)?

Todas as perguntas sobre estimativas exigem conhecimento prévio para realização de uma boa resposta (ou ao menos levantamento de informações e/ou suposições previamente). Sem isso, não há estimativa.

“As estimativas são a base do planejamento, mas as suposições são a base das estimativas.” – Scott Berkun.

Quanto mais fontes de informações relevantes e confiáveis, mais completo e preciso tender a ser a estimativa.

“As estimativas são mais confiáveis quando baseadas em múltiplas fontes de informação.” – Paul Meehl.

Não confunda estimativa com chute. Esse é um erro comum. Profissionais leigos sem o estudo do que é produzir um cálculo de estimativa acreditam que estimativa é apenas um chute. Não é!

Estimativa não é CHUTE, não é intuição, não é feeling. Cuidado, na maior parte dos casos, Chute, intuição e feeling levam a valores muito errados para uma estimativa numérica.

É preciso tomar cuidado com o “pitaco” de profissionais que se dizem especialistas em determinados assuntos e que, no processo de estimar, não conseguem apresentar uma base lógica que possa justificar o seu raciocínio.

Estimativa probabilística

Em muitos casos, é mais interessante realizar o processo de estimativa como um processo de avaliação de valores mínimos e máximos, com a probabilidade de cada caso (cada necessário), em uma visão probabilista, do que em uma visão determinística de um valor exato.

No contexto das estimativas de projeto, a visão determinística e a visão probabilística representam duas abordagens distintas para lidar com a incerteza.

A visão determinística assume que é possível prever com precisão o resultado de um projeto, desde que se tenha todas as informações relevantes e se siga um plano rigoroso. Já a visão probabilística reconhece que a incerteza é inerente aos projetos e que, por isso, é importante considerar diferentes cenários e probabilidades ao fazer estimativas.

Enquanto a visão determinística pode levar a um excesso de confiança e subestimação dos riscos, a visão probabilística permite que os gestores de projeto estejam preparados para lidar com imprevistos e reduzam a chance de estourar o orçamento ou o cronograma. Alguns profissionais acreditam que o engajamento da meta pode ser prejudicado com a visão probabilística. É importante que os gestores de projeto estejam cientes das implicações de cada abordagem e escolham a que melhor se adequa às características e objetivos do projeto em questão.

Processo de gestão das estimativas do projeto

Existem 3 estágios para realizar o trabalho de estimativas de um projeto. Esses estágios são apresentados a seguir e também são referenciados como o ciclo de vida das estimativas do projeto.

Estágio 1. Preparação para estimativa: Esta fase do ciclo de vida é a criação da abordagem de estimativa, isso é, a determinação de como ela será realizada, a escolha de como o cálculo da estimativa será realizado. Esta etapa inclui a identificação das variáveis conhecidas e de quais são as variáveis a serem estimadas, determinação das ferramentas e técnicas a serem usadas para estimar, identificação dos profissionais que estarão envolvidos no processo de estimativa. Para isso, é importante estudar o projeto, esse estudo é feito por meio da avaliação de restrições, premissas e documentos já elaborados (por exemplo: limites de financiamento, restrições de recursos, datas exigidas, declaração do escopo).

Estágio 2. Cálculo da estimativa: Esta etapa do ciclo de vida é a execução do cálculo da estimativa. Esta etapa inclui realizar o cálculo conforme a abordagem selecionada e as variáveis conhecidas determinadas na fase anterior. O cálculo da estimativa deve ser registrado na base das estimativas.

Estágio 3. Gerenciamento de estimativa: Esta etapa do ciclo de vida é recorrente e se inicia após a etapa 2 (que é quando a estimativa original foi concluída e validada). Juntamente a membros da equipe do projeto, as estimativas serão monitoradas (acompanhadas para saber se devem ou não sofrer alterações). Em caso de alteração, pode-se realizar Solicitações de Mudanças. É importante periodicamente ir refinando as estimativas e comparando os valores reais com a estimativa de linha de base (estimativa original).

As estimativas devem ser refinadas ao longo do projeto, em se tratando de gestão ágil, é uma boa prática utilizar gerenciar as estimativas do projeto em um gráfico conhecimento como cone da incerteza (ilustrado na figura seguinte).

O cone da incerteza é uma ferramenta útil para os gerentes de projeto que desejam lidar com a incerteza e a imprevisibilidade ao longo do ciclo de vida de um projeto. O cone representa graficamente o grau de incerteza em relação às estimativas, mostrando que no início de um projeto, as estimativas podem variar muito, mas à medida que o projeto avança e as informações são coletadas, a incerteza diminui, ou seja, as estimativas são refinadas.

Com base no cone da incerteza, os gerentes de projeto podem adotar uma abordagem mais flexível e adaptativa, em vez de se apegar rigidamente a um plano inicial que pode não ser mais viável à medida que novas informações surgem. Ao compreender que as estimativas iniciais são prováveis de mudar à medida que o projeto evolui, os gerentes de projeto podem planejar com mais eficácia, adaptar-se a mudanças e tomar decisões informadas sobre prioridades, riscos e recursos.

O Cone da Incerteza é um estudo desenvolvido por Barry Boehm no início dos anos 1980. Este conceito foi introduzido no livro intitulado “Software Engineering Economics”.

---

Quiz de Fixação

Teste o seu aprendizado. Escolha uma resposta para as perguntas a seguir.