Gestão de estimativas

Como fazer estimativas para a gestão de um projeto?

Em um projeto, um gerente de projeto tem como responsabilidade garantir o cálculo de estimativas para:

  1. Prazos;
  2. Custos;
  3. Recursos (esforço humano e necessidade material);
  4. Riscos (probabilidade e impacto).

Por isso, estimar é uma habilidade essencial para um gerente de projetos.

O que é estimar?

Estimar é calcular algo de forma aproximada, isso é, é calcular algo que não se pode determinar o valor exato. Estimativa é diminuir o grau de incerteza de um valor numérico importante.

“Todas as estimativas são erradas, algumas são úteis.” – George E. P. Box (1919-2013).

Realizar uma estimativa é um processo que requer informações prévias para analisar uma parte de informações conhecidas e determinar o valor de uma especulação. Estimar implica avaliar algo por meio de evidências e suposições sólidas (ou nem tanto).

Não existe fórmula pronta para realizar uma estimativa. O profissional que realizará a estimativa precisa desenvolver a competência de analisar cada caso e então desenvolver a fórmula que irá utilizar.

A necessidade da habilidade de realizar estimativas

A habilidade de estimar é fundamental para um gerente de projeto, pois é necessário estimar o tempo, o custo, os riscos e os recursos necessários para realizar um projeto. A habilidade de estimar com qualidade é crucial para garantir que um projeto seja concluído dentro do prazo e do orçamento estabelecidos. Além disso, a capacidade de estimar com precisão também ajuda a garantir que os recursos sejam alocados de maneira eficiente e que as expectativas dos clientes e dos stakeholders sejam atendidas.

Embora seja uma habilidade muito utilizada no planejamento do projeto, a habilidade de calcular itens que não são exatos (em outras palavras, a habilidade de estimar) também é importante na iniciação, na execução, no monitoramento e controle do projeto.

É justamente por ser uma habilidade tão importante, que o PMI publicou o Practice Standard for Project Estimating, uma norma para a habilidade de realizar estimativas em projetos.

Norma padrão do PMI para realizar estimativas em projetos.

Guia de estimativas em gestão de projetos do PMI
Guia de estimativas em gestão de projetos do PMI

O Google é uma das empresas que valoriza a habilidade de estimar em seus profissionais de gestão, incluindo gerentes de projeto. Como parte de seu processo de entrevista de emprego, o Google faz perguntas diferentes e desafiadoras, como “Quantos balões cabem em um quarto de tamanho médio?” para avaliar a capacidade dos candidatos de estimar com qualidade.

Uma possível resposta para essa pergunta seria calcular o volume médio de um quarto, que poderia ser estimado usando as dimensões típicas de um quarto médio, como 3 metros de largura, 4 metros de comprimento e 2,5 metros de altura. O volume seria calculado multiplicando essas dimensões juntas, o que daria um total de 30 metros cúbicos. Em seguida, poderíamos estimar o volume médio de um balão, pesquisando informações on-line ou usando nossa experiência pessoal, e dividir o volume total do quarto pelo volume médio de um balão. Por exemplo, se estimarmos que o volume médio de um balão é de 0,01 metros cúbicos, poderíamos estimar que 3.000 balões caberiam em um quarto de tamanho médio.

Esta é apenas uma possível resposta para a pergunta, e o Google está pouco interessado na resposta numérica do candidato, mas muito interessado em sua habilidade de desenvolver um raciocínio de estimativa  para chegar à resposta. A capacidade de estimar com qualidade é uma habilidade valiosa para um gerente de projeto e pode ser aprimorada por meio da prática deliberada e da abordagem desafiadora de perguntas como essa.

Tão importante quanto a resposta em si, é o cálculo (o raciocínio que deu origem a resposta). Chamamos a documentação desse raciocínio de base da estimativa. Dentro de um ambiente de gestão ágil, não basta a base da estimativa estar salva. Ela precisa estar salva, transparente, clara e disponível. Dessa forma, todos podem contribuir para as estimativas do projeto.

🤔 Pergunta: Quanto tempo e quantos profissionais de saúde seriam necessários para vistoriar todas as residências de Belo Horizonte em busca de focos do mosquito da dengue?

Estimativa é cálculo e suposição e análise de dados

Vamos para uma nova pergunta.

🤔 Pergunta: Quanto tempo é necessário para a construção da EcoVital (maior usina de Incineração de resíduos industriais perigosos Classe I da América Latina, capacidade de processamento de 22 toneladas dia)?

Todas as perguntas sobre estimativas exigem conhecimento prévio para realização de uma boa resposta (ou ao menos levantamento de informações e/ou suposições previamente). Sem isso, não há estimativa.

“As estimativas são a base do planejamento, mas as suposições são a base das estimativas.” – Scott Berkun.

Quanto mais fontes de informações relevantes e confiáveis, mais completo e preciso tender a ser a estimativa.

“As estimativas são mais confiáveis quando baseadas em múltiplas fontes de informação.” – Paul Meehl.

Não confunda estimativa com chute. Esse é um erro comum. Profissionais leigos sem o estudo do que é produzir um cálculo de estimativa acreditam que estimativa é apenas um chute. Não é!

Estimativa não é CHUTE, não é intuição, não é feeling. Cuidado, na maior parte dos casos, Chute, intuição e feeling levam a valores muito errados para uma estimativa numérica.

Charge sobre realização de estimativas sem dados.
Charge sobre realização de estimativas sem dados.

É preciso tomar cuidado com o “pitaco” de profissionais que se dizem especialistas em determinados assuntos e que, no processo de estimar, não conseguem apresentar uma base lógica que possa justificar o seu raciocínio.

Estimativa probabilística

Em muitos casos, é mais interessante realizar o processo de estimativa como um processo de avaliação de valores mínimos e máximos, com a probabilidade de cada caso (cada necessário), em uma visão probabilista, do que em uma visão determinística de um valor exato.

Visão determinística versus visão probabilística.
Visão determinística versus visão probabilística.

No contexto das estimativas de projeto, a visão determinística e a visão probabilística representam duas abordagens distintas para lidar com a incerteza.

A visão determinística assume que é possível prever com precisão o resultado de um projeto, desde que se tenha todas as informações relevantes e se siga um plano rigoroso. Já a visão probabilística reconhece que a incerteza é inerente aos projetos e que, por isso, é importante considerar diferentes cenários e probabilidades ao fazer estimativas.

Enquanto a visão determinística pode levar a um excesso de confiança e subestimação dos riscos, a visão probabilística permite que os gestores de projeto estejam preparados para lidar com imprevistos e reduzam a chance de estourar o orçamento ou o cronograma. Alguns profissionais acreditam que o engajamento da meta pode ser prejudicado com a visão probabilística. É importante que os gestores de projeto estejam cientes das implicações de cada abordagem e escolham a que melhor se adequa às características e objetivos do projeto em questão.

Processo de gestão das estimativas do projeto

Existem 3 estágios para realizar o trabalho de estimativas de um projeto. Esses estágios são apresentados a seguir e também são referenciados como o ciclo de vida das estimativas do projeto.

Estágio 1. Preparação para estimativa: Esta fase do ciclo de vida é a criação da abordagem de estimativa, isso é, a determinação de como ela será realizada, a escolha de como o cálculo da estimativa será realizado. Esta etapa inclui a identificação das variáveis conhecidas e de quais são as variáveis a serem estimadas, determinação das ferramentas e técnicas a serem usadas para estimar, identificação dos profissionais que estarão envolvidos no processo de estimativa. Para isso, é importante estudar o projeto, esse estudo é feito por meio da avaliação de restrições, premissas e documentos já elaborados (por exemplo: limites de financiamento, restrições de recursos, datas exigidas, declaração do escopo).

Estágio 2. Cálculo da estimativa: Esta etapa do ciclo de vida é a execução do cálculo da estimativa. Esta etapa inclui realizar o cálculo conforme a abordagem selecionada e as variáveis conhecidas determinadas na fase anterior. O cálculo da estimativa deve ser registrado na base das estimativas.

Estágio 3. Gerenciamento de estimativa: Esta etapa do ciclo de vida é recorrente e se inicia após a etapa 2 (que é quando a estimativa original foi concluída e validada). Juntamente a membros da equipe do projeto, as estimativas serão monitoradas (acompanhadas para saber se devem ou não sofrer alterações). Em caso de alteração, pode-se realizar Solicitações de Mudanças. É importante periodicamente ir refinando as estimativas e comparando os valores reais com a estimativa de linha de base (estimativa original).

As estimativas devem ser refinadas ao longo do projeto, em se tratando de gestão ágil, é uma boa prática utilizar gerenciar as estimativas do projeto em um gráfico conhecimento como cone da incerteza (ilustrado na figura seguinte).

Cone da incerteza apresentando o refinamento das estimativas ao longo do projeto.
Cone da incerteza apresentando o refinamento das estimativas ao longo do projeto.

O cone da incerteza é uma ferramenta útil para os gerentes de projeto que desejam lidar com a incerteza e a imprevisibilidade ao longo do ciclo de vida de um projeto. O cone representa graficamente o grau de incerteza em relação às estimativas, mostrando que no início de um projeto, as estimativas podem variar muito, mas à medida que o projeto avança e as informações são coletadas, a incerteza diminui, ou seja, as estimativas são refinadas.

Com base no cone da incerteza, os gerentes de projeto podem adotar uma abordagem mais flexível e adaptativa, em vez de se apegar rigidamente a um plano inicial que pode não ser mais viável à medida que novas informações surgem. Ao compreender que as estimativas iniciais são prováveis de mudar à medida que o projeto evolui, os gerentes de projeto podem planejar com mais eficácia, adaptar-se a mudanças e tomar decisões informadas sobre prioridades, riscos e recursos.

O Cone da Incerteza é um estudo desenvolvido por Barry Boehm no início dos anos 1980. Este conceito foi introduzido no livro intitulado “Software Engineering Economics”.


Quiz de Fixação

Teste o seu aprendizado. Escolha uma resposta para as perguntas a seguir.

 

1. O que é estimar?

Correct! Wrong!

Estimar não é chute, não é determinar o valor exato ou valor real. Estimar é calcular por aproximação.

2. Quais dos itens abaixo NÃO é uma habilidade essencial para um gerente de projeto?

Correct! Wrong!

Saber realizar atividades técnicas da execução do projeto não é uma responsabilidade do gerente do projeto, as demais atividades, incluindo realizar cálculos de estimativa para o projeto, são!

3. O que NÃO é necessário para desenvolver a um bom cálculo de itens desconhecidos do projeto?

Correct! Wrong!

Introspecção e intuição pessoal NÃO são boas ferramentas para estimativa. Costumam levar a valores muito errados.

4. Qual dos documentos abaixo deve ser produzido após a realização de uma estimativa?

Correct! Wrong!

A base das estimativas é o documento (ou pasta com vários documentos) que apresenta os cálculos de estimativas realizados para um projeto.

Anderson Ferreira

Anderson Ferreira é engenheiro mecânico pela PUC Minas, MBA em gestão de projetos pela USP, certificado como PMP pelo Project Management Institute, Mestre em Engenharia pela UFMG e certificado PMO-CP pela PMO Global Alliance. Anderson ama a gestão de projetos e engenharia, e acredita que unindo esses dois conhecimentos podemos construir um Brasil cada vez melhor.

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