Armadilhas do Sistema

Como gerenciar um projeto de sucesso?

Projeto de sucesso é aquele que é concluído conforme o plano e que satisfaz os objetivos do patrocinador, do cliente, dos fornecedores e dos participantes do projeto.

👉Pergunta: Na sua percepção, qual o percentual de projetos realizados na empresa em que você trabalha são concluídos com sucesso? (responda aqui)

Para gerenciar um projeto de sucesso, o gerente do projeto deve realizações 5 ações:

  1. Iniciar o projeto: Entender claramente o objetivo da empresa e o objetivo do projeto
  2. Planejar o projeto: Traçar um plano para atingir o objetivo
  3. Executar o projeto: Realizar as atividades do plano
  4. Monitorar e controlar o projeto: Atualizar o plano e a execução, conforme necessidade
  5. Encerrar o projeto: Entregar o projeto para o cliente/patrocinador

Simples, não? Vamos ver alguns exemplos de projetos (cases reais) e entender que para realizar essas 5 ações serão necessárias 10 habilidades muito importantes.

👉Pergunta: Qual das 10 habilidades seguintes, você considera a habilidade mais importante para garantir o sucesso de um projeto? (responda aqui)

Case 1: O Titanic e a gestão do projeto

Vamos abordar agora sobre dois filmes de 1997: Titanic e Advantix. Certamente, você ouviu falar do primeiro e não se lembra do segundo (embora, dependendo da sua idade, já tenha sim ouvido sobre ele).

Duas perguntas iniciais:

1. Você considera que o desenvolvimento de um filme cinematográfico é um projeto?

    • (  ) Sim
    • (  ) Não

2. Você considera que o filme Titanic foi um projeto de sucesso?

    • (  ) Sim
    • (  ) Não

Muito provavelmente, a sua resposta para a última pergunta foi Sim. Titanic ganhou 11 Óscar’s e 4 Globos de ouro. Foi recorde de bilheteria e Óscar por muitos anos (perdendo o posto de filme mais premiado somente em 2010, para o filme Avatar).

James Cameron foi o diretor de ambos os filmes (Titanic e Avatar)
James Cameron foi o diretor de ambos os filmes (Titanic e Avatar)

Apesar de todo esse sucesso aos olhos do público, do ponto de vista de gestão de projeto, o filme está longe de ser um projeto de sucesso. Os problemas são:

  1. Falha na gestão do escopo: mudanças de roteiro devido problemas de enredo encontradas após o início das gravações com um final alternativo tentando salvar o enredo e que também não funcionou bem;
  2. Falha na gestão dos custos: o filme também foi recordista de investimento (US$ 200 milhões), mas o “segredo” guardado junto a equipe do projeto, é que o orçamento inicialmente aprovado e disponível era de “apenas” US$ 125 milhões. O diretor James Cameron precisou vender o seu direito sobre o filme para a produtora para poder concluir o projeto. Sim, James Cameron não lucrou nada com a venda do filme;
  3. Falha na gestão do cronograma: Inicialmente planejado para ser lançado no aniversário da viagem inaugural (realizada em 10 de abril de 1912), o filme só foi lançado em 19 de dezembro de 1997.
  4. Falha na gestão da qualidade: Foram o total de 242 erros (o filme também foi recordista de erros técnicos), você pode ver alguns erros clicando aqui.

Referente aos erros de enredo: O BAFTA (British Academy Film Awards), premiação anual concedida pela Academia Britânica de Cinema e Televisão para homenagear as melhores contribuições britânicas e internacionais para o cinema, não concedeu nenhuma premiação para o Titanic. Em resumo, os problemas de enredo estão relacionados a Rose também ser uma vilã (tanto quanto o Caledon Hockley), embora o estado emocional de amor provocados pelo filme escodam essa análise racional. As atitudes de vilã da protagonista transparecem em ações como:

  1. Rebeldia exacerbada e falta de educação (agravante para a época do filme, 1909);
  2. Em 1909 os casamentos arranjados já haviam sido extirpados da sociedade, logo, Rose tinha liberdade de não ser noiva de Caledon. Embora o desejo de sua mãe fosse pelo casamento, Rose tem plena liberdade de terminar o relacionamento (e é evidente que Rose não respeita a vontade de sua mãe);
  3. Rose se nega a entrar no bote salva vidas que aceitava mulheres e crianças e se torna um estorvo para Jack cuidar com o naufrágio do navio (inclusive, o Jack quem encontra a porta, logo, ele encontraria a porta sem a Rose e se salvaria da morte com a ausência dela);
  4. Mais velha, desonestamente, Rose diz que ajudaria uma equipe de pesquisadores a encontrar a joia Coração do Oceano. Os pesquisadores investiram grande quantidade no projeto e buscaram a Rose nos EUA para ajudar a localizar o colar com a pedra preciosa, e durante todo o momento ela escondia a pedra consigo;
  5. Ao contar a história, Rose revela fatos que teoricamente não deveria saber, e que, se soubesse, deveria ter tido atitudes opostas. São itens que, na melhor das hipóteses, são “achismos” da Rose ante que só vemos a sua versão da história. Itens como “Jack ter a joia implantada em seu casaco para ser acusado de roubo” e “Caledon entrando no barco usando uma criança em que afirma ser o pai”;
  6. Ao morrer “de velhice, quentinha, em uma cama”, assim como Jack falou com ela, ela passa seus momentos finais em lembranças de Jack apenas (um homem com quem compartilhou 2 dias na vida) e nada sobre seus pais, filhos e até a neta que abdicou da vida profissional para cuidar da avó. E ela vive 80 anos após o Naufrágio;
  7. Com 100 anos de idade, depois de esconder a joia que, segundo a história, vale 350 milhões de dólares, prestes a morrer, Rose descarta os 350 milhões de dólares ao mar. Valor que poderia ser usado em benefício de sua família ou em benefício de milhões de pessoas ao redor do mundo. A quantidade de vidas que poderiam ser salvas com o valor descartado ao mar (350 mil vidas, considerando 1 milhão de dólares por pessoa) é 233 vezes maior que a quantidade de mortos que o Titanic deixou (1.500 mortos). Essa ação já classificaria Rose como mais vilã que Caledon e o “Iceberg”.

Resumido, o filme Titanic foi um sucesso comercial (sucesso de público) mas um fracasso em termos de gestão de projetos.

👉Pergunta: Qual você considera que foi a habilidade que mais faltou para o gerente do projeto do filme Titanic? (responda aqui)

Case 2: O Advantix e o efeito Kodak

Segundo filme que vamos falar, também de 1997, é o filme Advantix. Esse não é um filme cinematográfico, é um filme fotográfico.

Imagine que esse filme foi um projeto tão bem gerenciado que ele ganhou o Óscar da gestão de projetos. Sim, o projeto Advantix ganhou o prêmio de projeto internacional do ano, um prêmio do PMI que indica o melhor projeto do ano. Bill Janawitz, gerente do projeto, foi o homenageado.

Você pode acessar o relatório da premiação do projeto Advantix clicando aqui.

Entre outros aspectos que você pode observar, o prêmio se deu por:

  • Excelente gestão do escopo (escopo concluído com sucesso)
  • Excelente gestão do cronograma (cronograma cumprido com sucesso)
  • Excelente gestão dos custos (orçamento cumprido com sucesso)
  • Excelente gestão da qualidade (requisitos de qualidade atingidos com sucesso)
Produtos Advantix Kodak
Produtos Advantix Kodak

Tomando que o projeto do Advantix (da Kodak) foi tão bem gerenciado, e o projeto do filme Titanic (da 20th Century Studios e Paramount Pictures), foi tão mal gerenciado. Porque conhecemos o segundo projeto e o primeiro não?

A questão é que o filme Advantix foi um fracasso de mercado. Em 1998, a indústria fotográfica passou por uma grande mudança com a inserção de câmeras digitais no mercado por empresas como a Canon e a Sony, fazendo com que os filmes e câmeras analógicas se tornassem obsoletos ante as novas funcionalidades dos aparelhos digitais.

Em 2004, o filme Advantix foi descontinuado e Kodak deixou de fabricar câmeras fotográficas. O projeto Advantix foi um sucesso na técnica de gestão de projetos e um fracasso no alinhamento estratégico.

O Efeito Kodak

Hoje, é fácil olhar para traz e agir como profeta do passado e fazer estudos do erro de gestão de projetos que aconteceu na Kodak. Uma análise de mercado, mostrava a Kodak como uma empresa robusta, que faturava em todo o ciclo da fotografia (com a venda da máquina digital, com o fornecimento de insumos e com a prestação do serviço de revelação). A Kodak foi a terceira marca mais valiosa em 1997.

O erro de somente investir em projetos tradicionais (que melhoram produtos e tecnologias existentes) e não investir em projetos inovadores (que desenvolvem novos produtos e novas tecnologias) foi o que fez a Kodak não investir nas câmeras digitais. Isso gerou um grande prejuízo para a empresa.

O erro de gestão de projetos de entregar um projeto no preço e no prazo e não atingir o objetivo da empresa hoje é conhecido como Efeito Kodak (Kodak Effect).

A grande questão que costura o que hoje chamamos de efeito Kodak é qual foi a empresa que inventou a primeira câmera digital? Você sabe qual foi? (descubra clicando aqui).

Charge: melhorias e rotina empresarial
Charge: melhorias e rotina empresarial

A Kodak hoje

Após uma década de prejuízos após o efeito Kodak em 1999, a Kodak abriu pedido de falência em 2011 e com a ajuda do governo em um processo de recuperação judicial, conseguiu se “salvar” em 2013 com a venda de parte da empresa no mercado de ações, após apresentar um plano de reestruturação.

O plano de reestruturação não funcionou e os acionistas tiveram prejuízo ao longo dos anos seguintes.

Em julho 2020 a Kodak teve grande alta no valor de suas ações com o anúncio de investimentos em projetos de produtos farmacêuticos para o combate a pandemia de COVID-19 que atingiu o mundo no mesmo ano. Você pode acompanhar o status atual do valor das ações da companhia clicando aqui.

👉Pergunta: Qual você considera que foi a habilidade que mais faltou para o gerente do projeto do filme Advantix da Kodak? (responda aqui)


Dez habilidades do gerente do projeto

Como vimos com os dois cases anteriores, a falha em um item pode levar o projeto ao fracasso. Garantir o sucesso do projeto requer um conjunto grande de habilidades do gerente do projeto.

Muitas são as habilidades necessárias ao gestor do projeto para que ele consiga concluir o projeto com sucesso. Costumamos dividir essas habilidades em técnicas e comportamentais.

De modo geral, um gerente de projetos não se torna um bom profissional apenas pelas suas habilidades técnicas em sua área de atuação e gestão de projetos, é necessário desenvolver suas habilidades interpessoais.

De acordo com o PMBOK, as 10 habilidades mais essenciais para os gerentes de projetos são as apresentadas a seguir. Colocamos em frente a cada habilidade, o percentual de organizações que elegeram a habilidade, em pesquisa realizada, como uma das 3 habilidades mais importantes para o gerente de projeto.

  1. Comunicação – 63,2%
  2. Liderança – 51,8%
  3. Negociação – 40,6%
  4. Aplicar técnicas de gestão de projetos – 33,8%
  5. Trabalho em equipe – 29%
  6. Alinhamento estratégico – 28,1 %
  7. Gerenciamento de conflitos – 26,6 %
  8. Iniciativa (Resiliência) – 23,9%
  9. Conhecimento técnico – 23,9%
  10. Organização – 16,1%

👉Pergunta: Dessas 10 habilidades, qual você considera que é a habilidade que você tem mais desenvolvida? (responda aqui)

Para aprender a exercer cada habilidade, não basta ler e compreender o que é cada uma. É preciso:

  1. Ler e compreender o que é cada uma;
  2. Conversar com pessoas que tenham a habilidade para te orientar a desenvolver elas;
  3. Praticar deliberadamente essas habilidades com empenho;
  4. Realizar melhorias com base no feedback das pessoas que visualizam você exercendo essas habilidades.

A seguir, detalhamos um pouco mais sobre essas 10 habilidades e apresentamos um exemplo de filme cinematográfico em que você pode visualizar a habilidade sendo colocada em prática, para que, assim, possamos ver além do conceito, mas a exemplificação de sua aplicação.

Vamos apenas introduzir essas habilidades, cada uma delas tem um grau de aprofundamento que valeria 1 Webinar dedicado a ela.

👉Pergunta: Dessas 10 habilidades, qual você considera que é a habilidade que você tem menos desenvolvida? (responda aqui)

Comunicação

O gerente de projeto gasta a maior parte do seu tempo com a comunicação, seja ela formal através de e-mail e atas de reunião ou informal em uma simples orientação sobre como executar determinada tarefa.

Para se comunicar bem, o gerente de projeto deve gerenciar os canais de comunicação do projeto. Os canais de comunicação podem ser:

  • Postagem: Intranet, portal do projeto, mural de gestão à vista
  • Troca: E-mails, aplicativos de mensagens
  • Instantânea: reuniões, comunicações individuais

Outro ponto importante, é se atentar para uma qualidade de comunicação em termos de compreensão racional e compreensão emocional. Quando comunicamos, não comunicação apenas algo racional, comunicamos algo emocional também.

A sua comunicação pode transmitir tédio/interesse, ânimo/desânimo, motivação/cansaço, etc. Em geral, os aspectos racionais estão mais ligados às palavras escolhidas e os aspectos emocionais estão ligados a comunicação não verbal (postura, expressão facial, ritmo, tom de voz, volume de voz).

Ação inversa: o gerente do projeto não garante o adequado fluxo de informações do projeto e facilita a “rádio peão”.

Filme exemplo: O Discurso do Rei

Liderança

Liderar é a arte de comandar pessoas, atrair e influenciá-las positivamente. Liderar é criar um laço de confiança com a equipe. E, para isso, não há a necessidade de usar seu cargo para intimidar e mandar.

John Maxwell menciona no seu livro As 21 irrefutáveis leis da liderança que:

Qualquer um pode dar ordens em um navio, mas é preciso um líder para estabelecer o rumo e garantir que todos remem na mesma direção”.

São muitas as ferramentas de liderança, como:

  1. Criação de um estatuto
  2. Realização de treinamentos
  3. Publicação de um plano do projeto.
  4. Demonstração de exemplo

Ação inversa: O gerente do projeto não se comporta como gostaria que os liderados se comportassem.

Filme exemplo: Capitão Phillips

Negociação

O gerente precisa ser apto a negociar com os especialistas técnicos, patrocinador, cliente, equipe e todos que estão diretamente envolvidos no projeto com o intuito de melhor gerenciar os recursos, prioridades, mudanças de escopo e responsabilidades de todos no projeto, dentre outros.

Existem diferentes estratégias de negociação: ganha-ganha, perde-ganha, perde-perde. O ideal é construir sempre o ganha-ganha e garantir a motivação/engajamento das partes interessadas.

Ação inversa: o gerente do projeto tenta impor as suas ideias por autoritarismo e perde o apoio/colaboração da equipe.

Filme exemplo: Encontro Marcado

https://www.youtube.com/watch?v=Kl33AWk9D1s

Filme exemplo: A Negociação

Aplicar técnicas de gestão de projetos

O gerente de projetos precisa ser capaz de aplicar as técnicas de gestão de projetos. Essas técnicas envolvem:

  • Criação de um plano do projeto
  • Monitoramento e controle do plano do projeto
  • Elaboração do escopo do projeto
  • Desenvolvimento do cronograma do projeto
  • Elaboração do orçamento do projeto
  • Determinação da metodologia do projeto
  • Determinação da abordagem do projeto

Em geral, essas habilidades são muito bem ensinadas por meio de livros didáticos, e é muito bem apresentada pelo PMBOK.

Ação inversa: o gerente do projeto não sabe elaborar itens essenciais do projeto como a declaração do escopo, o cronograma e o orçamento.

Filme contra-exemplo: Titanic

Trabalho em equipe

O gerente de projetos é responsável pelo desenvolvimento da equipe do projeto e ele precisa ter a habilidade de trabalhar em equipe heterogênea com especialistas de diferentes formações.

Promover o trabalho em equipe envolve:

  1. Dividir tarefas e responsabilidade
  2. Garantir alinhamento das diferentes tarefas
  3. Zelar pela sintonia das diferentes pessoas da equipe

Ação inversa: todo mundo faz tudo do projeto, não existe divisão de tarefas nem divisão de responsabilidades.

Filme exemplo: O jogo da imitação

Filme exemplo: A Fuga das Galinhas

Alinhamento estratégico

Habilidade relacionada a entender claramente o objetivo do projeto e fazer com que o objetivo do projeto seja alcançando, revisando o plano do projeto de acordo com as mudanças que ocorrem, sem mudar o objetivo do projeto de modo indevido.

Ação inversa: cada um faz a sua parte, mas as partes não foram um todo coeso.

Filme exemplo: O Homem que mudou o jogo.

Gerenciamento de conflitos

Os conflitos no ambiente de projeto são inevitáveis, uma vez que há pessoas com habilidades e expectativas diferentes trabalhando junto. O gerente de projetos deve atuar como um facilitador, eliminando os problemas e conflitos que surgem no decorrer de um projeto, pois caso os conflitos não forem gerenciados adequadamente, eles podem ser destrutíveis e prejudiciais ao desempenho do projeto.

Ação inversa: não identificar ou alimentar conflitos na equipe.

Filme exemplo: For Life (série).

Iniciativa (resiliência)

O gerente de projetos precisa ter iniciativa para atuar com base nos dados de desempenho coletados e sem o receio de ser mal recebido pelas demais partes interessadas do projeto, ou seja, ter a capacidade de tomar iniciativa diante de situações assumindo responsabilidades na tomada de decisões com o objetivo de concretizar ideias.

Ação inversa: somente agir após receber solicitações para agir. Não aceitar que ele é o responsável pelo sucesso do projeto.

Filme exemplo: Os Estagiários

Conhecimento técnico

Algumas empresas consideram muito importante que o gerente de projetos tenha conhecimento técnico na área de atuação. Em minha opinião um gerente de projetos pode ter sucesso em projeto de outra área de atuação, basta ter o apoio de especialistas no assunto, sem necessariamente ele precisa ter conhecimento técnico do projeto como todo.

Casos não haja verba para especialista no projeto, o gerente do projeto precisa ter conhecimento técnico na área de atuação do projeto. O gerente de projeto de projetos multidisciplinares precisa ser uma pessoa que gosta de estudar e aprender sobre as diferentes áreas do projeto em que ele é o responsável.

Ação inversa: gerente de projeto não estuda sobre a técnica do que ele está gerenciando.

Filme exemplo: Construindo Estádios Arena da Amazônia – Building the world cup ep 2

Organização

A organização do gerente permite que ele identifique rapidamente onde estão os dados necessários para a tomada de decisão.

Uma excelente ferramenta de organização é o 5S. Um princípio base da organização é que cada objetivo/documento deve ter um local claro para a sua guarda e armazenamento, e tais locais devem ser respeitados por todos os integrantes do projeto.

Ação inversa: As pessoas não sabem onde encontrar aos documentos atualizados do projeto porque, a cada momento, esses documentos estão salvos em um local diferente.

Filme exemplo: O Abutre

👉Pergunta: Dessas 10 habilidades, qual você considera ser a habilidade que os profissionais de projetos da empresa em que você trabalha mais precisam desenvolver? (responda aqui)


Conclusão

Gerenciar um projeto requer um conjunto de habilidades do gerente do projeto para alcançar o sucesso do projeto. Cada projeto é um desafio à parte e vai requerer a sua receita com a combinação de diferentes “ingredientes” de habilidades.

Aproveita a indicação dos filmes para um momento de lazer e aprendizado com as habilidades necessárias ao gerente de projeto.

👉Pergunta: Dessas 10 habilidades, qual você mais gostaria de realizar um webinar sobre? (responda aqui)

Anderson Ferreira

Anderson Ferreira é engenheiro mecânico pela PUC Minas, MBA em gestão de projetos pela USP, certificado como PMP pelo Project Management Institute, Mestre em Engenharia pela UFMG e certificado PMO-CP pela PMO Global Alliance. Anderson ama a gestão de projetos e engenharia, e acredita que unindo esses dois conhecimentos podemos construir um Brasil cada vez melhor.

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