Como selecionar a melhor Proposta Técnica E Comercial de modo rápido e eficaz?
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Após receber e registrar um conjunto de Propostas Técnicas e Comerciais, é o momento de selecionar o melhor fornecedor para a realização da aquisição. A proposta mais barata raramente é a mais barata. Este artigo mostra como filtrar quem pode concorrer e, entre esses, escolher quem entrega o melhor custo-benefício.
Nesse artigo você vai desmistificar a área gestão de aquisições, percebendo que ela é uma engrenagem estratégica e não um setor meramente burocrático do tipo faça 3 cotações e escolha o melhor preço.
Identificar quais fornecedores são qualificados
Na maioria dos casos, a aquisição envolve concorrência, ou seja, haverá muitos fornecedores que podem fazer o trabalho e apresentaram a sua proposta.
Como afirmado no artigo anterior, no caso de organizações públicas, a lei pode exigir que sejam seguidas certas práticas e selecionem os fornecedores potenciais de uma determinada maneira conforme requisitos legais, por exemplo, no geral, a Administração Pública só contrata quem comprova regularidade fiscal (Lei 14.133/2021, habilitação fiscal)“.
As empresas privadas podem comprar de quem quiserem, a lei não exige uma licitação com concorrência, embora elas possam precisar seguir políticas internas relacionadas às práticas de aquisição.
Para obter produtos ou serviços, uma empresa privada não precisa sequer receber uma oferta. Ela pode simplesmente emitir uma Ordem de Compra e comprar. Às vezes, o trabalho pode ser tão especializado que existe apenas um único fornecedor potencial, situação de licitação sem concorrência ou gerar a decisão de inexigibilidade de licitação.
Ordem de Compra (OC) é um documento usado para formalizar a realização de uma compra, é um documento que formaliza o aceite de uma Proposta Técnica e Comercial (PTC), e é um documento importante para quando não existe um contrato ou proposta documentada. A OC é emitida pelo comprador e pode ser aceita (ou não) pelo fornecedor. Em geral, é assinada somente pelo comprador.
🖱 Acesse www.andersonferreira.eng.br/docaqui para desfrutar da nossa base de documentos de aquisições e visualize alguns exemplos de Ordem de Compra.
Critérios de qualificação do fornecedor
É importante estudar a aquisição e estudar os melhores critérios para qualificar um fornecedor, e esses critérios podem ser ditados por lei ou por políticas internas. A etapa de qualificação atua como um Filtro de segurança. O objetivo principal é garantir que apenas empresas capazes, idôneas e estáveis tenham permissão para concorrer ao fornecimento do seu projeto.
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Saúde Financeira e Compliance Legal: O fornecedor tem fôlego financeiro para sustentar o fluxo de caixa exigido pelo projeto? Importância de solicitar balanços patrimoniais, certidões negativas de débitos e de verificar a adesão a políticas anticorrupção e de compliance tributário.
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Capacidade Técnica e Operacional: O fornecedor possui a infraestrutura, os equipamentos e o capital humano necessários para a entrega? Importante aprender a exigir atestados de capacidade técnica, histórico em projetos de escopo e complexidade similares, e certificações de qualidade reconhecidas, como a ISO 9001.
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Sustentabilidade e Gestão de Riscos: Qual o grau de exposição ao risco que este parceiro traz? A avaliação deve considerar as práticas ESG (Ambiental, Social e Governança) da empresa. Um fornecedor com passivos trabalhistas ou ambientais pode transferir um risco de imagem incalculável para o projeto principal.
Exemplos de critérios de qualificação dos fornecedores:
- Catálogo/vídeos com apresentação do produto/serviço
- Tempo na atividade do fornecimento
- Portfólio de clientes (referência comercial)
- Atestado de capacidade técnica
- Certidão de Acervo Técnico (CAT)
- Conformidade legal (laudos de homologação, registro no CREA, Alvará)
- Certificações (ISO 9001, ISO 14001)
- Visita técnica
- Histórico do fornecedor na empresa
- Documentação financeira (CNDs, consulta Cartório/SERASA…)
A documentação financeira mitiga o risco de prejuízo por dificuldade financeira de uma das partes.
Caso um comprador receba ofertas concorrentes de muitos fornecedores potenciais, ele pode solicitar apresentações de todos os candidatos para ajudá-lo a selecionar um. Outra opção é primeiro reduzir a lista de fornecedores potenciais, em seguida, solicitar apresentações somente dos fornecedores mais qualificados.
Se as apresentações não agregarem valor para o comprador, este pode entrar em negociação com o fornecedor ou os fornecedores de sua preferência, todos os termos e condições no contrato proposto, a declaração completa do trabalho da aquisição e quaisquer outros componentes dos documentos de aquisição podem ser negociados. As negociações podem demorar e exigem o envolvimento do gerente do projeto.
Os critérios de qualificação dos fornecedores podem ser estabelecidos antes de enviar a SDP (Solicitação de Proposta), desse modo, você pode reduzir o tempo e o esforço gastos na explicação da ET para fornecedores que não atendem às suas necessidades.
Nesse momento, você deve listar os fornecedores qualificados e os fornecedores não qualificados no documento chamado Lista de fornecedores (Vendor List). Na próxima etapa, não iremos considerar Propostas Técnicas e Comerciais dos fornecedores não qualificados.
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Escolher a melhor proposta comercial
Quando o comprador recebe as respostas dos fornecedores durante o processo Conduzir as aquisições, os critérios de seleção se tornam a base para o comprador usar na avaliação das ofertas ou propostas.
Se o comprador estiver adquirindo uma commodity, como metros lineares de madeira, o critério de seleção pode ser apenas o preço mais baixo. Se o comprador estiver adquirindo serviços de construção, os critérios de seleção podem ser preço e experiência. Se o comprador está adquirindo apenas serviços especializados, os critérios de seleção serão mais abrangentes.
De posse das propostas, é interessante realizar uma planilha com linhas que apresentem os critérios importantes para escolher a melhor proposta comercial. Tais critérios podem ser:
- Preço
- Escopo
- Prazo de entrega
- Qualidade
- Suporte pós-venda
- Prazo de garantia
- Compatibilidade técnica
- Compatibilidade com sua equipe
- Alinhamento aos objetivos
- Riscos associados
De todos esses fatores, o preço, em geral, é um dos fatores mais relevantes. Evidentemente, não adianta bom preço sem atender o nível desejado de completude de escopo, qualidade, prazos, garantias contratuais.
Inclusive, com uma estimativa independente de custos você sabe se o menor preço é realista ou inexequível, podendo ser, inclusive, um fornecedor que busca compensar preço inicial baixo com aditivos posteriores.
Podemos usar um Mapa de Apuração (Mapa de Apuração de Preços, Tabela de Avaliação, Planilha Multicritérios) como a ferramenta para avaliar a melhor Proposta Comercial para um projeto. Tomemos um exemplo de Mapa de Apuração para a compra de um Elevador de Escada em uma edificação em Belo Horizonte.
| Critério (peso) | Fornecedor A | Fornecedor B | Fornecedor C | Fornecedor D |
|---|---|---|---|---|
| Homologação do produto (eliminatório) | Sim | Sim | Sim | Não |
| Preço (40%) | R$ 99.000 · nota 10 | R$ 120.000 · nota 8,3 | R$ 116.000 · nota 8,5 | R$ 88.000 · não pontua |
| Prazo (20%) | 90 dias · nota 10 | 120 dias · nota 7,5 | 100 dias · nota 9 | 60 dias · não pontua |
| Qualificação técnica (25%) | sem atestado de obra similar · nota 4 | 3 atestados + CAT · nota 10 | 1 atestado · nota 7 | 2 atestados · não pontua |
| Garantia e pós-venda (15%) | 6 meses · nota 5 | 24 meses + assistência local · nota 10 | 12 meses · nota 7 | 18 meses · não pontua |
| Nota ponderada | 7,75 | 8,82 | 8,00 | Desclassificado |
*Mapa de apuração fictício. Aqui o fornecedor mais barato perde por falta de atestado de obra similar e por dar pouca garantia.
Atenção, como estudado no artigo anterior, os pesos e critérios de qualificação foram definidos antes de abrir as propostas. Os critérios e os pesos são fixados antes do recebimento, senão a planilha só serve para justificar uma escolha que já foi feita.
O Mapa de Apuração de Preços apoia a realização de Equalização das propostas. Isso é, antes de comparar preços, é preciso deixar as propostas no mesmo escopo ou compreendendo bem a diferença de escopo de cada, porque um fornecedor inclui frete e instalação e o outro não. É a etapa que mais erra na prática se a planilha não considerar a realizada de cada proposta.
A escolha adequada do fornecedor deve considerar a relação custo-benefício de posse da análise dos fatores envolvidos que vão além do preço (incluindo o risco do fornecedor).
🖱 Acesse www.andersonferreira.eng.br/docaqui para desfrutar da nossa base de documentos de aquisições e visualize alguns exemplos de Mapa de Apuração de Preços.
Muitos problemas de gestão de contratos seriam evitados se a escolha da Proposta Comercial considerasse o cenário completo, e não apenas a variável preço.
⇰ Pergunta: Você já presenciou uma contratação em que foi selecionada a Proposta Comercial que apresentou o menor preço, e no final o fornecimento acabou representando prejuízo porque o fornecedor não conseguiu assegurar as garantias necessárias para o comprador?
Eu, infelizmente, já presenciei muitas situações assim ao longo de minha vida profissional. Inclusive, nesse vídeo eu conto o caso de alguns clientes da IESAB que compraram com a IESAB após terem comprado com outros fornecedores que não conseguiram realizar o fornecimento de modo adequado.
Para as situações em que você atua no projeto sem ser o gerente responsável pela decisão da compra, e você acredita que um fornecedor X é mais qualificado que um fornecedor Y, registre a sua avaliação por e-mail, principalmente se ela divergir da decisão tomada. O registro protege você e dá ao projeto um histórico da escolha.
Parecer de compra (decisão)
O mapa de apuração mostra as notas, mas não explica a escolha. Quem explica é o parecer de seleção: um texto curto, assinado por quem decidiu, que diz quem foi contratado e por quê.
Esse texto deve registrar os fornecedores consultados, os desclassificados e o motivo de cada desclassificação, os critérios e pesos usados, a nota de cada proposta, o vencedor com a justificativa e as condições para assinar o contrato.
No nosso exemplo de mapa de apuração, ficaria assim:
“Recomenda-se a contratação do Fornecedor B, com nota 8,82. A proposta tem o maior preço entre as qualificadas, compensado pela qualificação técnica comprovada (três atestados e CAT) e pela garantia de 24 meses com assistência local. O Fornecedor D, de menor preço e menor prazo, foi desclassificado na qualificação por não apresentar o laudo de homologação do produto.”
Meses depois, quando alguém perguntar por que não se comprou o mais barato, a resposta está escrita e assinada, e não depende da memória de ninguém. Um parecer bem feito protege o gerente do projeto, dá ao auditor a trilha da decisão e vira histórico e aprendizado para o próximo contrato.
Conclusão
Escolher a melhor Proposta Técnica e Comercial para um fornecimento vai muito além de avaliação de preço. É preciso considerar uma avaliação completa de custo-benefício que, além de outras variáveis como o preço, considera prazo, qualidade, garantias, segurança, tipo de contrato, reputação do fornecedor etc.
Quiz de Fixação
Teste o seu aprendizado. Escolha uma alternativa para as perguntas a seguir:
1. O que é uma Proposta Comercial?
2. Quando estamos realizando uma aquisição para o projeto, qual a variável mais importante para selecionar a melhor Proposta Comercial?
Preço é uma variável importante para escolher a melhor Proposta Comercial, mas nenhuma variável sozinha pode determinar a melhor escolha. É preciso realizar uma análise de custo-benefício multivariável.
3. O que realizamos com as Propostas Comerciais recusadas (aquelas que não serão selecionadas)?
Mesmo as Propostas Comerciais não selecionadas são arquivadas pois elas apresentam o histórico do trabalho realizado no projeto e podem ser úteis posteriormente (exemplo, caso o fornecedor escolhido não possa mais realizar o fornecimento).
4. Qual dos critérios abaixo NÃO pode ser usado como critério para qualificar um fornecedor?
Ter um parente que trabalhe no fornecedor não pode ser visto como critério de escolha do fornecedor pois caracteriza um conflito de interesse. Ter ou não um parente que trabalha no fornecedor, em tese, não deve favorecer ou desfavorecer a concorrência justa.
