Gestão das aquisições

Como elaborar uma Especificação do Trabalho para contratar uma aquisição?

Um dos primeiros passos para solicitação de propostas para um fornecimento é explicar o escopo do fornecimento. Essa etapa é comumente chamada de levantamento de demanda. A demanda do comprador deve ser entendida pelos dois lados: comprador e vendedor (contratante e contratado).

Essa etapa é importante para que não aconteça erros de desalinhamento e/ou quebra de expectativas, como ilustrado na famosa imagem a seguir.

Charge sobre desalinhamento do escopo de fornecimento.
Charge sobre desalinhamento do escopo de fornecimento.

Quando não temos um bom alinhamento de expectativas e escopo de fornecimento, podemos cair do Scope creep, que é o fenômeno do escopo ser continuamente alterado sem a devida remuneração para isso, o que pode ser prejudicial no caso de clientes oportunistas e fornecedores maliciosos que tentam acrescentar/retirar escopo do fornecimento devido à falta de detalhamento da Especificação do Trabalho.

Uma Especificação do Trabalho (ET) é um documento essencial na gestão das aquisições, ela descreve de forma clara e detalhada os requisitos, objetivos, escopo, prazos, entregas esperadas e critérios de desempenho para um determinado produto ou serviço que será adquirido de um fornecedor externo.

Monstro do Scope Creep arruinando o projeto
Monstro do Scope Creep arruinando o projeto

A ET deve ter um número de identificação e ela pode receber outros nomes, como:

  • Declaração do trabalho (DT)
  • Termo de referência (TR)

Como elaborar uma ET (Especificação Técnica) da aquisição?

A ET estabelece a base para o contrato entre o comprador (representado pelo gerente de projetos) e o fornecedor, sendo assim, para elaborar uma ET adequada, é preciso determinar de forma clara e não ambígua:

  • Escopo de entrega: (entregáveis);
  • Escopo do trabalho: (tarefas inclusas);
  • Fora de escopo: itens que não estão inclusos no escopo do trabalho;
  • Responsabilidades: reponsabilidades tanto do comprador e responsabilidades do fornecedor
  • Prazo: prazo esperado para as etapas do fornecimento;
  • Anexos: referência a desenhos, projetos, catálogos e demais documentos que contribuam com a especificação técnica do trabalho;
  • Critérios de aceitação: requisitos sem os quais o fornecimento será recusado;
  • Normas aplicáveis: detalhamento de quais normas específicas devem ser seguidas;
  • Tipo de contrato: termos iniciais do contrato de aquisição.

🖱 Acesse www.andersonferreira.eng.br/docaqui para disfrutar da nossa base de documentos de aquisições e visualize alguns exemplos de Especificações do Trabalho (ET).

Além da ET, outros documentos podem ser elaborados pela empresa compradora apresentando mais regras as quais o fornecedor deve avaliar, como o Guia SSMA para Fornecedores Vale.

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Determinação do escopo da entrega (entregáveis)

A entrega é o que o cliente de fato irá receber, embora outros trabalhos além da entrega também sejam necessários de serem realizados e possam não ser percebidos pelo cliente.

O comprador deve explicar e definir bem o escopo da entrega.

Após a compreensão do que o comprador deve receber, é importante descrever com cuidado o que compõe essa entrega. Margens para interpretações dúbias ou brechas que permitem falsas expectativas podem gerar problemas futuros.

Minha experiência profissional demonstra que a descrição da proposta é menos importante que a expectativa do cliente, portanto, alinhar a expectativa por meio de conversas é muito importante.

Para produtos, podemos ter os seguintes itens para apoiar a definição do escopo:

  • Catálogos;
  • Datasheet;
  • Folders e apresentações;
  • Registro fotográfico;
  • Desenhos técnicos.

Conforme informado, catálogos podem ser usados como referente na ET para produtos disponíveis no mercado.

🖱 Acesse www.andersonferreira.eng.br/docaqui para disfrutar da nossa base de documentos de aquisições e visualize alguns exemplos de Catálogos técnicos.

Para serviços, devido ao seu caráter de intangibilidade, o processo de especificação é um pouco mais complexo e requer um maior uso de palavras.

  • Exemplo de proposta comercial de um produto: Plataforma Inclinada de Acessibilidade IESAB;
  • Exemplo de proposta comercial de um serviço: Testes de ancoragem IESAB.

A determinação do escopo da entrega é essencial para a precificação a ser realizada pelo fornecedor.

Determinação do escopo do trabalho (tarefas)

Além da entrega em si, referente ao produto/serviço que o cliente recebe/percebe, pode existir trabalho necessário de ser realizado que pode não ser apresentado na ET, mas que é de fundamental compreensão para o cálculo da precificação e demais condições a serem apresentadas na proposta.

É preciso conversar com o especialista técnico para compreender e definir bem o escopo do trabalho.

O escopo de trabalho permite calcular o custo dos insumos (consumíveis materiais) e da mão-de-obra que será utilizada.

Exemplo de insumos:

  • Energia elétrica para fabricação de produtos;
  • Discos de corte/desbaste;
  • Areia, cimento, brita;
  • Eletrodos revestidos e arames de solda;
  • Gases consumíveis para oxicorte.

Se você não tem expertise técnica sobre o trabalho a ser realizado, você precisará conversar com uma opinião técnica especializada que possa te orientar sobre todos os itens que fazem parte da aquisição.

Ao determinar o escopo do trabalho, tão importante quanto especificar o que está incluso no escopo, é especificar o que NÃO está incluso. Exemplo de itens que podem NÃO estar no escopo de trabalho no fornecedor:

  • Construção da caixa de corrida, estrutura da casa de máquinas e poço do elevador;
  • Aluguel e disponibilização de equipamentos de elevação (andaimes, plataformas, caminhão Munck).

Normas aplicáveis tem impacto no escopo do fornecimento

É importante compreender quais são as normas aplicáveis à realização do fornecimento. As normas podem requerer recursos que geram impacto no preço e demais condições da aquisição.

Exemplo de normas que impactam a precificação da prestação de serviço de instalação de ponto de ancoragem:

  • NR 35: Trabalho em Altura;
  • ABNT NBR 15475: Acesso por corda – Qualificação e certificação de pessoas;
  • ABNT NBR 16325-1: Proteção contra quedas de altura Parte 1: Dispositivos de ancoragem tipos A, B e D;
  • ABNT NBR 16325-2: Proteção contra quedas de altura – parte 2: Dispositivos de ancoragem tipo C.

Elementos dessas normas que impactam o preço e demais condições na proposta:

  • Alpinistas não podem realizar acesso por corda em dia de chuva ou com previsão de chuva iminente no local de trabalho;
  • Alpinistas não podem realizar trabalho em altura em estrutura metálica em dia com incidência de raios próximos ao local de trabalho;
  • Os pontos de ancoragem devem ser de aço inox.

Itens adicionais para uma ET completa

As informações contidas na Especificação do Trabalho podem variar dependendo da natureza do projeto e do tipo de aquisição. No entanto, geralmente inclui os seguintes elementos:

  • Requisitos técnicos: Especificações técnicas detalhadas, como características do produto, padrões a serem seguidos, requisitos de desempenho, qualidade, segurança, conformidade regulatória, entre outros.
  • Prazos e marcos: Definição dos prazos, datas importantes, entregas intermediárias e marcos relevantes para o projeto, permitindo ao fornecedor entender as restrições temporais e alinhar seu planejamento.
  • Critérios de aceitação: Estabelecimento dos critérios pelos quais o trabalho será avaliado e aceito, incluindo métricas de desempenho, padrões de qualidade, testes ou inspeções necessárias.
  • Condições contratuais: Detalhamento dos termos e condições contratuais que regem a relação entre o comprador e o fornecedor, como pagamentos, garantias, direitos de propriedade intelectual, confidencialidade, seguros, entre outros.

Análise do escopo da obra da usina EcoVital

Como exemplificação, a usina EcoVital (usina de incineração instalada na região metropolitana de Belo Horizonte) foi construída por meio de contratação de diversos fornecedores. Para realizar a precificação da proposta, os diferentes fornecedores analisaram os diferentes projetos para a construção da usina.

Foram documentos analisados para realizar a precificação:

  • Projeto arquitetônico (plantas e cortes gerais e executivos);
  • Projeto estrutural (ou projeto de construção civil);
  • Projeto de terraplanagem;
  • Projeto hidrossanitário (gás, água);
  • Projeto de instalação elétrica;
  • Projeto de controle e automação (sistema supervisório);
  • Projeto de equipamentos mecânicos (portões, elevadores etc.);
  • Projeto do isolamento térmico;
  • Projeto conceitual dos equipamentos de elevação (transportador de cinzas e elevador de cargas).

A maior parte dos projetos estava no nível executivo já com a lista de materiais apresentada. Mesmo assim, foram necessárias vistorias técnicas no local de construção e reuniões de explicação dos projetos para compreender o escopo antes de iniciar a precificação.

A seguir, uma foto da fase de construção da usina:

Foto do gerente de projeto acompanhando a construção da Usina EcoVital (Sarzedo/MG).
Foto do gerente de projeto acompanhando a construção da Usina EcoVital (Sarzedo/MG).

A seguir, uma foto após a inauguração da usina.

Foto da Usina EcoVital (Sarzedo/MG).
Foto da Usina EcoVital (Sarzedo/MG).

Um caso importante que pode ser destacado durante a construção da usina Ecovital, foi o fornecimento e instalação das mantas de lã de vidro para o isolamento térmico de equipamentos da usina.

O método para a precificação desse fornecimento foi a quantificação do m² de material a ser utilizado e horas de mão de obra. Como é comum acontecer em contratações do tipo tempo e material, o fornecedor não tem um incentivo para terminar o trabalho mais cedo.

Contudo, conforme cronograma, o içamento de alguns equipamentos foi realizado e, devido o atraso do instalador do material isolante térmico, o fornecedor do isolamento térmico precisou recorrer a utilização de plataformas e andaimes para conseguir concluir o trabalho. O fornecimento de equipamentos de elevação, caso necessário, fazia parte do escopo do fornecedor, logo, a sua lucratividade foi diminuída ao ter que gastar com um equipamento que não entrou na sua contabilização de custos.

Esse contraexemplo demonstra a importância de avaliar todas as condições da proposta técnica e estar atento ao cronograma do fornecimento.

Para compreender um pouco mais desse projeto, assista o vídeo seguinte.

Realizar Solicitação de Proposta (SDP)

O comprador envia uma Solicitação de Proposta aos fornecedores potenciais. Esse comunicado consiste, basicamente em enviar a Especificação do Trabalho, termos do contrato pré-definidos e solicitar uma proposta comercial.

A ET é uma parte vital do processo de aquisição, pois fornece as diretrizes necessárias para que os fornecedores compreendam o que está sendo solicitado e possam elaborar Propostas técnicas e comerciais para o comprador.

São documentos que podem ser emitidos nesse momento pelo CONTRATANTE:

Request For Proposal (RFP): Em tradução, equivale a Solicitação de Proposta (SDP). É um documento que realiza a solicitação formal do CONTRATANTE solicitando uma proposta técnica e comercial do fornecedor.

Request For Quotation (RFQ): Em tradução, equivale a Solicitação de Cotação (SDC). É um documento que realiza a solicitação formal para saber o preço de determinado produto padrão comercializado por um fornecedor.

Request For Information (RFI): Em tradução, equivale a Solicitação de Informação (SDI). É um documento que realiza a solicitação formal de informações técnicas para uma provável proposta comercial. Usado para produtos/projetos não padrões, e, sendo não padrão, não possui catálogo técnico.

Existem alguns portais de venda para emissão de RFP e publicação de Propostas Técnicas e Comerciais muito utilizados, como:

Empresas de grande porte, usualmente, também apresentam portais com dados para cadastramento de fornecedores. Exemplo:

O CONTRATADO elabora a proposta comercial e apresenta para o CONTRATANTE, que avalia se aceita sim ou não a proposta comercial, podendo pedir alterações/revisões. Em projetos grandes e complexos, é comum uma mesma proposta técnica e comercial chegar a ter trinta ou mais revisões.

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Registrar as propostas comerciais

Os fornecedores potenciais revisam cuidadosamente a ET do comprador e todos os termos propostos nos documentos de aquisição. Essa revisão ajuda os fornecedores a entender completamente o que o comprador deseja. E também ajuda os fornecedores a avaliar os riscos envolvidos no projeto e assim determinarem o preço a ser cobrado e o prazo que eles oferecem.

São itens que fazem com que o fornecedor pode decida não apresentar uma proposta ou aumentar o preço e/ou o prazo na proposta:

  • ET com escopo esteja incompleto, ambíguo, mal elaborado ou não esteja claro;
  • Comprador com histórico ou reputação de gerenciar projetos inadequadamente;
  • Identificados quaisquer outros riscos, por exemplo, risco de inflação e período longo de fornecimento.

De qualquer forma, o risco do projeto é avaliado formal ou informalmente antes que a oferta ou proposta seja enviada o comprador.

Neste ponto, os fornecedores agem e o comprador aguarda pelas respostas. Os fornecedores revisam os documentos de aquisição e determinam se estão interessados em enviar uma proposta para tentar obter o trabalho. Talvez, como parte do processo de entendimento da aquisição, pode ser necessário realizar:

  • Reunião de licitantes
  • Reunião pré-propostas
  • Vistoria técnica
  • Envio de respostas às questões dos fornecedores potenciais

O tempo de que os fornecedores potenciais precisam para preparar uma resposta aos documentos de aquisição pode ser significativo (às vezes, meses), e o gerente de projetos do comprador deve considerar esse tempo no cronograma do projeto.

Ao receber as propostas, o gerente de projeto deve registrar e organizar elas em uma pasta para as fases seguintes do processo de aquisição.

Conclusão

Desenvolva boas Especificações Técnicas do trabalho para poder obter boas propostas comerciais e assim continuar a execução das aquisições do projeto.


Quiz de Fixação

Teste o seu aprendizado. Escolha uma alternativa para as perguntas a seguir:

1. O que é uma Especificação do Trabalho?

Correct! Wrong!

A Especificação do Trabalho apresenta os dados do trabalho/produto que será comprado.

2. A Especificação do Trabalho deve apresentar o escopo de entrega das aquisições. O que é o escopo de entrega das aquisições?

Correct! Wrong!

Escopo de entrega são os itens que devem ser entregues ao comprador para que a aquisição seja considerada concluída.

3. Qual dos itens abaixo deve acontecer antes de realizar uma SDP (Solicitação de Proposta)?

Correct! Wrong!

Elaborar uma boa ET (Especificação do Trabalho) é um requisito prévio para o envio da SDP (Solicitação de Proposta)

4. Uma prática importante da gestão empresarial, é realizar GED (Gestão Eletrônica de Documentos). Qual dos itens abaixo é uma boa prática da GED dentro da gestão de aquisições?

Correct! Wrong!

É essencial praticar GED durante as aquisições, e uma prática importante é salvar todas as propostas recebidas no processo de seleção da compra, mesmo as propostas que foram recusadas ou reprovadas.

Anderson Ferreira

Anderson Ferreira é engenheiro mecânico pela PUC Minas, MBA em gestão de projetos pela USP, certificado como PMP pelo Project Management Institute, Mestre em Engenharia pela UFMG e certificado PMO-CP pela PMO Global Alliance. Anderson ama a gestão de projetos e engenharia, e acredita que unindo esses dois conhecimentos podemos construir um Brasil cada vez melhor.