Como elaborar uma Especificação do Trabalho para contratar uma aquisição?
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Um dos primeiros passos para solicitação de propostas para um fornecimento é explicar o escopo do fornecimento. Essa etapa é comumente chamada de levantamento de demanda. A demanda do comprador deve ser entendida pelos dois lados: comprador e vendedor (contratante e contratado).
Essa etapa é importante para que não aconteça erros de desalinhamento e/ou quebra de expectativas, como ilustrado na famosa imagem a seguir.
Quando não temos um bom alinhamento de expectativas e escopo de fornecimento, podemos cair do Scope creep, que é o fenômeno do escopo ser continuamente alterado sem a devida remuneração para isso, o que pode ser prejudicial no caso de clientes oportunistas e fornecedores maliciosos que tentam acrescentar/retirar escopo do fornecimento devido à falta de detalhamento da Especificação do Trabalho.
Uma Especificação do Trabalho (ET) é um documento essencial na gestão das aquisições, ela descreve de forma clara e detalhada os requisitos, objetivos, escopo, prazos, entregas esperadas e critérios de desempenho para um determinado produto ou serviço que será adquirido de um fornecedor externo.
A ET deve ter um número de identificação e ela pode receber outros nomes, como:
- Declaração do trabalho (DT)
- Termo de referência (TR)
Como elaborar uma ET (Especificação Técnica) da aquisição?
A ET estabelece a base para o contrato entre o comprador (representado pelo gerente de projetos) e o fornecedor, sendo assim, para elaborar uma ET adequada, é preciso determinar de forma clara e não ambígua:
- Escopo de entrega: (entregáveis);
- Escopo do trabalho: (tarefas inclusas);
- Fora de escopo: itens que não estão inclusos no escopo do trabalho;
- Responsabilidades: reponsabilidades tanto do comprador e responsabilidades do fornecedor
- Prazo: prazo esperado para as etapas do fornecimento;
- Anexos: referência a desenhos, projetos, catálogos e demais documentos que contribuam com a especificação técnica do trabalho;
- Critérios de aceitação: requisitos sem os quais o fornecimento será recusado;
- Normas aplicáveis: detalhamento de quais normas específicas devem ser seguidas;
- Tipo de contrato: termos iniciais do contrato de aquisição.
🖱 Acesse www.andersonferreira.eng.br/docaqui para disfrutar da nossa base de documentos de aquisições e visualize alguns exemplos de Especificações do Trabalho (ET).
Além da ET, outros documentos podem ser elaborados pela empresa compradora apresentando mais regras as quais o fornecedor deve avaliar, como o Guia SSMA para Fornecedores Vale.
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Determinação do escopo da entrega (entregáveis)
A entrega é o que o cliente de fato irá receber, embora outros trabalhos além da entrega também sejam necessários de serem realizados e possam não ser percebidos pelo cliente.
O comprador deve explicar e definir bem o escopo da entrega.
Após a compreensão do que o comprador deve receber, é importante descrever com cuidado o que compõe essa entrega. Margens para interpretações dúbias ou brechas que permitem falsas expectativas podem gerar problemas futuros.
Minha experiência profissional demonstra que a descrição da proposta é menos importante que a expectativa do cliente, portanto, alinhar a expectativa por meio de conversas é muito importante.
Para produtos, podemos ter os seguintes itens para apoiar a definição do escopo:
- Catálogos;
- Datasheet;
- Folders e apresentações;
- Registro fotográfico;
- Desenhos técnicos.
Conforme informado, catálogos podem ser usados como referente na ET para produtos disponíveis no mercado.
🖱 Acesse www.andersonferreira.eng.br/docaqui para disfrutar da nossa base de documentos de aquisições e visualize alguns exemplos de Catálogos técnicos.
Para serviços, devido ao seu caráter de intangibilidade, o processo de especificação é um pouco mais complexo e requer um maior uso de palavras.
- Exemplo de proposta comercial de um produto: Plataforma Inclinada de Acessibilidade IESAB;
- Exemplo de proposta comercial de um serviço: Testes de ancoragem IESAB.
A determinação do escopo da entrega é essencial para a precificação a ser realizada pelo fornecedor.
Determinação do escopo do trabalho (tarefas)
Além da entrega em si, referente ao produto/serviço que o cliente recebe/percebe, pode existir trabalho necessário de ser realizado que pode não ser apresentado na ET, mas que é de fundamental compreensão para o cálculo da precificação e demais condições a serem apresentadas na proposta.
É preciso conversar com o especialista técnico para compreender e definir bem o escopo do trabalho.
O escopo de trabalho permite calcular o custo dos insumos (consumíveis materiais) e da mão-de-obra que será utilizada.
Exemplo de insumos:
- Energia elétrica para fabricação de produtos;
- Discos de corte/desbaste;
- Areia, cimento, brita;
- Eletrodos revestidos e arames de solda;
- Gases consumíveis para oxicorte.
Se você não tem expertise técnica sobre o trabalho a ser realizado, você precisará conversar com uma opinião técnica especializada que possa te orientar sobre todos os itens que fazem parte da aquisição.
Ao determinar o escopo do trabalho, tão importante quanto especificar o que está incluso no escopo, é especificar o que NÃO está incluso. Exemplo de itens que podem NÃO estar no escopo de trabalho no fornecedor:
- Construção da caixa de corrida, estrutura da casa de máquinas e poço do elevador;
- Aluguel e disponibilização de equipamentos de elevação (andaimes, plataformas, caminhão Munck).
Normas aplicáveis tem impacto no escopo do fornecimento
É importante compreender quais são as normas aplicáveis à realização do fornecimento. As normas podem requerer recursos que geram impacto no preço e demais condições da aquisição.
Exemplo de normas que impactam a precificação da prestação de serviço de instalação de ponto de ancoragem:
- NR 35: Trabalho em Altura;
- ABNT NBR 15475: Acesso por corda – Qualificação e certificação de pessoas;
- ABNT NBR 16325-1: Proteção contra quedas de altura Parte 1: Dispositivos de ancoragem tipos A, B e D;
- ABNT NBR 16325-2: Proteção contra quedas de altura – parte 2: Dispositivos de ancoragem tipo C.
Elementos dessas normas que impactam o preço e demais condições na proposta:
- Alpinistas não podem realizar acesso por corda em dia de chuva ou com previsão de chuva iminente no local de trabalho;
- Alpinistas não podem realizar trabalho em altura em estrutura metálica em dia com incidência de raios próximos ao local de trabalho;
- Os pontos de ancoragem devem ser de aço inox.
Itens adicionais para uma ET completa
As informações contidas na Especificação do Trabalho podem variar dependendo da natureza do projeto e do tipo de aquisição. No entanto, geralmente inclui os seguintes elementos:
- Requisitos técnicos: Especificações técnicas detalhadas, como características do produto, padrões a serem seguidos, requisitos de desempenho, qualidade, segurança, conformidade regulatória, entre outros.
- Prazos e marcos: Definição dos prazos, datas importantes, entregas intermediárias e marcos relevantes para o projeto, permitindo ao fornecedor entender as restrições temporais e alinhar seu planejamento.
- Critérios de aceitação: Estabelecimento dos critérios pelos quais o trabalho será avaliado e aceito, incluindo métricas de desempenho, padrões de qualidade, testes ou inspeções necessárias.
- Condições contratuais: Detalhamento dos termos e condições contratuais que regem a relação entre o comprador e o fornecedor, como pagamentos, garantias, direitos de propriedade intelectual, confidencialidade, seguros, entre outros.
Análise do escopo da obra da usina EcoVital
Como exemplificação, a usina EcoVital (usina de incineração instalada na região metropolitana de Belo Horizonte) foi construída por meio de contratação de diversos fornecedores. Para realizar a precificação da proposta, os diferentes fornecedores analisaram os diferentes projetos para a construção da usina.
Foram documentos analisados para realizar a precificação:
- Projeto arquitetônico (plantas e cortes gerais e executivos);
- Projeto estrutural (ou projeto de construção civil);
- Projeto de terraplanagem;
- Projeto hidrossanitário (gás, água);
- Projeto de instalação elétrica;
- Projeto de controle e automação (sistema supervisório);
- Projeto de equipamentos mecânicos (portões, elevadores etc.);
- Projeto do isolamento térmico;
- Projeto conceitual dos equipamentos de elevação (transportador de cinzas e elevador de cargas).
A maior parte dos projetos estava no nível executivo já com a lista de materiais apresentada. Mesmo assim, foram necessárias vistorias técnicas no local de construção e reuniões de explicação dos projetos para compreender o escopo antes de iniciar a precificação.
A seguir, uma foto da fase de construção da usina:
A seguir, uma foto após a inauguração da usina.
Um caso importante que pode ser destacado durante a construção da usina Ecovital, foi o fornecimento e instalação das mantas de lã de vidro para o isolamento térmico de equipamentos da usina.
O método para a precificação desse fornecimento foi a quantificação do m² de material a ser utilizado e horas de mão de obra. Como é comum acontecer em contratações do tipo tempo e material, o fornecedor não tem um incentivo para terminar o trabalho mais cedo.
Contudo, conforme cronograma, o içamento de alguns equipamentos foi realizado e, devido o atraso do instalador do material isolante térmico, o fornecedor do isolamento térmico precisou recorrer a utilização de plataformas e andaimes para conseguir concluir o trabalho. O fornecimento de equipamentos de elevação, caso necessário, fazia parte do escopo do fornecedor, logo, a sua lucratividade foi diminuída ao ter que gastar com um equipamento que não entrou na sua contabilização de custos.
Esse contraexemplo demonstra a importância de avaliar todas as condições da proposta técnica e estar atento ao cronograma do fornecimento.
Para compreender um pouco mais desse projeto, assista o vídeo seguinte.
Realizar Solicitação de Proposta (SDP)
O comprador envia uma Solicitação de Proposta aos fornecedores potenciais. Esse comunicado consiste, basicamente em enviar a Especificação do Trabalho, termos do contrato pré-definidos e solicitar uma proposta comercial.
A ET é uma parte vital do processo de aquisição, pois fornece as diretrizes necessárias para que os fornecedores compreendam o que está sendo solicitado e possam elaborar Propostas técnicas e comerciais para o comprador.
São documentos que podem ser emitidos nesse momento pelo CONTRATANTE:
▪ Request For Proposal (RFP): Em tradução, equivale a Solicitação de Proposta (SDP). É um documento que realiza a solicitação formal do CONTRATANTE solicitando uma proposta técnica e comercial do fornecedor.
▪ Request For Quotation (RFQ): Em tradução, equivale a Solicitação de Cotação (SDC). É um documento que realiza a solicitação formal para saber o preço de determinado produto padrão comercializado por um fornecedor.
▪ Request For Information (RFI): Em tradução, equivale a Solicitação de Informação (SDI). É um documento que realiza a solicitação formal de informações técnicas para uma provável proposta comercial. Usado para produtos/projetos não padrões, e, sendo não padrão, não possui catálogo técnico.
Existem alguns portais de venda para emissão de RFP e publicação de Propostas Técnicas e Comerciais muito utilizados, como:
Empresas de grande porte, usualmente, também apresentam portais com dados para cadastramento de fornecedores. Exemplo:
O CONTRATADO elabora a proposta comercial e apresenta para o CONTRATANTE, que avalia se aceita sim ou não a proposta comercial, podendo pedir alterações/revisões. Em projetos grandes e complexos, é comum uma mesma proposta técnica e comercial chegar a ter trinta ou mais revisões.
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Registrar as propostas comerciais
Os fornecedores potenciais revisam cuidadosamente a ET do comprador e todos os termos propostos nos documentos de aquisição. Essa revisão ajuda os fornecedores a entender completamente o que o comprador deseja. E também ajuda os fornecedores a avaliar os riscos envolvidos no projeto e assim determinarem o preço a ser cobrado e o prazo que eles oferecem.
São itens que fazem com que o fornecedor pode decida não apresentar uma proposta ou aumentar o preço e/ou o prazo na proposta:
- ET com escopo esteja incompleto, ambíguo, mal elaborado ou não esteja claro;
- Comprador com histórico ou reputação de gerenciar projetos inadequadamente;
- Identificados quaisquer outros riscos, por exemplo, risco de inflação e período longo de fornecimento.
De qualquer forma, o risco do projeto é avaliado formal ou informalmente antes que a oferta ou proposta seja enviada o comprador.
Neste ponto, os fornecedores agem e o comprador aguarda pelas respostas. Os fornecedores revisam os documentos de aquisição e determinam se estão interessados em enviar uma proposta para tentar obter o trabalho. Talvez, como parte do processo de entendimento da aquisição, pode ser necessário realizar:
- Reunião de licitantes
- Reunião pré-propostas
- Vistoria técnica
- Envio de respostas às questões dos fornecedores potenciais
O tempo de que os fornecedores potenciais precisam para preparar uma resposta aos documentos de aquisição pode ser significativo (às vezes, meses), e o gerente de projetos do comprador deve considerar esse tempo no cronograma do projeto.
Ao receber as propostas, o gerente de projeto deve registrar e organizar elas em uma pasta para as fases seguintes do processo de aquisição.
Conclusão
Desenvolva boas Especificações Técnicas do trabalho para poder obter boas propostas comerciais e assim continuar a execução das aquisições do projeto.
Quiz de Fixação
Teste o seu aprendizado. Escolha uma alternativa para as perguntas a seguir:
1. O que é uma Especificação do Trabalho?
A Especificação do Trabalho apresenta os dados do trabalho/produto que será comprado.
2. A Especificação do Trabalho deve apresentar o escopo de entrega das aquisições. O que é o escopo de entrega das aquisições?
Escopo de entrega são os itens que devem ser entregues ao comprador para que a aquisição seja considerada concluída.
3. Qual dos itens abaixo deve acontecer antes de realizar uma SDP (Solicitação de Proposta)?
Elaborar uma boa ET (Especificação do Trabalho) é um requisito prévio para o envio da SDP (Solicitação de Proposta)
4. Uma prática importante da gestão empresarial, é realizar GED (Gestão Eletrônica de Documentos). Qual dos itens abaixo é uma boa prática da GED dentro da gestão de aquisições?
É essencial praticar GED durante as aquisições, e uma prática importante é salvar todas as propostas recebidas no processo de seleção da compra, mesmo as propostas que foram recusadas ou reprovadas.
