Antes da execução de um projeto, tal projeto foi avaliado pela gestão estratégica para que ele fosse selecionado como um projeto a ser executado pela empresa. E um projeto pode ser classificado em:

• Projeto tradicional: projetos de produtos já bem conhecidos pela empresa;
• Projeto de inovação: projetos de produtos desconhecidos pela empresa.

Devido aos altos riscos envolvidos em projetos de inovação, é importante gerenciar o portfólio com uma mescla equilibrada de projetos tradicionais e projetos de inovação, evitando o efeito kodak e conforme o apetite aos riscos da organização. O Guia ISO 73:2009 define o Apetite ao Risco como:

Apetite ao risco é a quantidade e tipo de risco que uma organização está disposta a buscar, manter ou assumir.”

Vamos descobrir agora qual a melhor abordagem para gerenciar projetos de inovação.

Ciclo de vida do projeto

Independente da abordagem de gestão de projetos que será adotada, cada projeto tem um ciclo de vida característico. A definição do ciclo de vida do projeto é:

A série de fases pelas quais um projeto passa, do início ao término.

O ciclo de vida do projeto é determinado pelo gerente do projeto. A seguir visualizamos um ciclo de vida para o projeto de construção de uma casa.

A seguir visualizamos um ciclo de vida para o projeto de desenvolvimento de um software de gestão financeira.

São dois projetos diferentes, por coincidência, ambos foram gerenciados por um ciclo de vida com 6 fases.

A partir do ciclo de vida, ao gerenciar o projeto, permitimos análises como:

• O projeto da casa está na fase 4
• O projeto de desenvolvimento de software está realizando 5 tarefas da fase 3

Abordagem ágil versus abordagem preditiva

Ao todo, existem 4 abordagens (approach) de gestão de projeto, são elas:

1. Abordagem preditiva (ou tradicional, ou cascata)
2. Abordagem Iterativa
3. Abordagem incremental
4. Abordagem ágil

A abordagem preditiva é a abordagem mais antiga e mais usada até hoje na gestão dos projetos. Embora, cada vez mais, esteja sendo substituída pela abordagem ágil.

A abordagem preditiva consiste em (como o nome indica), predizer em um plano o que irá ser executado, antes de iniciar a execução. Isso significa que, idealmente, o plano do projeto é completamente concluído e aprovado antes das atividades de execução começarem a ser realizadas.

Exemplo de aplicação da abordagem preditiva: Construção de um prédio. Primeiro todos os desenhos (design) de engenharia são desenvolvidos, todas as listas de materiais concluídas, para, somente assim, começar a construção do prédio. Se faltar um desenho de engenharia (seja o arquitetônico, elétrico, civil, hidrosanitário, prevenção de incêndio, etc.), a construção não é iniciada.

Essa abordagem tem a vantagem de eliminar erros e retrabalhos. Por exemplo, caso eu comece a construir um prédio e, no meio da construção seja necessário realizar uma mudança, o custo de demolir parte do prédio para construir novamente com a mudança solicitada é caro.

A abordagem ágil consiste em (como o nome indica), agilizar o processo de execução. É uma abordagem em que não é preciso concluir o plano do projeto para se iniciar a execução. Apenas o plano dos próximos passos são realizados, e uma visão bem geral dos demais passos para a conclusão do projeto.

Exemplo de aplicação da abordagem ágil: Desenvolvimento de um software para gestão de um hospital. Primeiro se seleciona uma parte do projeto a ser realizada, por exemplo, o módulo onde o atendimento cadastra os pacientes. É feito um plano para programar e apresentar essa parte para o cliente. Após programar e apresentar essa parte ao cliente, outra parte do sistema é selecionada e então executada. O cliente recebe o resultado do projeto em partes (em entregas frequentes). Inclusive, é possível o cliente falar que o projeto está concluindo quando ele acreditar que as partes que ele recebeu já são suficientes.

Pelas características dos projetos acima apresentados, fica evidente perceber porque a abordagem preditiva é mais usada para projetos de infraestrutura e a abordagem ágil é mais usada para projetos de desenvolvimento de software.

Características dos projetos que se encaixam bem com a abordagem preditiva:

1. Escopo fixo
2. Custo do erro elevado
3. Entregar isoladas não agregam valor para o usuário

Características dos projetos que se encaixam bem com a abordagem ágil:

1. Escopo dinâmico
2. Custo do erro barato
3. Entregas isoladas agregam valor para o usuário

A abordagem preditiva, por não permitir (idealmente) a realização de uma atividade de uma fase anterior a fase atual do projeto, é também denominada cascata. Isso faz uma referência ao fato da água nunca retornar para o patamar anterior do rio depois que ela já caiu pela cascata (waterfall). Isso é apresentado na figura seguinte.

Frases comuns na na abordagem preditiva são:

• Erro 0, acertar de primeira
• Qualidade Total (total quality)
• Planejar é melhor do que remediar

Frases comuns na abordagem ágil são:

• Errar rápido, aprender rápido (Fail fast, learn faster)
• Feito é melhor do que perfeito (done is better than perfect)

Entregar um produto com defeitos para o Cliente é inadmissível na abordagem preditiva. Entregar um produto com defeitos para o Cliente ajudar a identificar os erros a serem melhorados é uma atitude comum na abordagem ágil.

Como você percebeu, na abordagem ágil o planejamento não é eliminado, ele apenas é fracionado e realizado de forma menos detalhada.

Uma grande diferença prática entre a gestão de projetos preditiva e a gestão de projetos ágil, está no tamanho do plano de projeto realizado. Enquanto o plano de projeto da abordagem preditiva pode, facilmente, ultrapassar 100 páginas, podemos ter planos de projetos na abordagem ágil que utilizam apenas uma página, como no caso da utilização de Project Model Canvas.

O Project Model Canvas é uma ferramenta de gestão de projetos que permite planejar o projeto em uma única página de forma visual. Ele é apresentado na figura seguinte.

O Project Model Canvas foi desenvolvido pelo professor e consultor brasileiro em gestão de projetos José Finocchio Junior, e você pode obter mais informações sobre a ferramenta em pmcanvas.com.br.

Abordagens iterativas e incrementais

Entre a abordagem preditiva e a abordagem ágil, temos as abordagens hibridas. São as abordagens que possuem características intermediárias entre os dois lados opostos. São elas:

• Abordagem iterativa
• Abordagem incremental

A abordagem iterativa (de iteração) consiste em realizar o ciclo do projeto várias vezes  e entregar o produto final para ser usado de modo completo, e, a cada iteração, melhorar a qualidade do mesmo.

A abordagem Incremental (de incremento) consiste em realizar o ciclo do projeto para cada pedaço do projeto, isso é, para cada entrega do projeto.

Podemos avaliar os pontos principais das quatro abordagens na figura seguinte.

As abordagens Iterativas e Incremental são o meio termo entre abordagens ágeis e preditivas.

Abordagens híbridas

Também podemos usar uma abordagem híbrida, isso é, parte do projeto é gerenciado com a abordagem ágil e parte do projeto é gerenciado com a abordagem preditiva, mesclando diferentes abordagens em um mesmo projeto.

Alguns projetos podem possuir fases que são melhor gerenciadas pela abordagem ágil e fases que são melhor gerenciadas pela abordagem preditiva.

Exemplo: o projeto de construção de uma casa pode ter as fases de desenho de engenharia e planejamento gerenciadas com a abordagem ágil (essa fase possui um custo de erro barato) e as fases seguintes (compra e construção) gerenciadas pela abordagem preditiva.

A analogia didática que eu faço é, tomando que o projeto é o transporte de uma determinada carga:

• Abordagem ágil é como a moto: mais ágil, projetos de menor porte, mais riscos.
• Abordagem preditiva é como o caminhão: menos ágil, projetos de maior porte, maior acompanhamento/previsibilidade.

Nessa analogia, transportar parte da carga pela moto e parte da carga pelo caminhão constitui a abordagem híbrida.

Pergunta para você, entre as abordagem ágil e abordagem preditiva, qual a melhor?

• • (  ) Abordagem ágil
  • (  ) Abordagem preditiva
  • (  ) Não existe a melhor abordagem de modo geral

Escolha do melhor método de gestão de projetos

Após a escolha da melhor abordagem, podemos escolher qual a método/framework será utilizado.

Dentro da abordagem ágil, temos 8 principais métodos:

1. Kanbam
2. Scrum
3. ScrumBan
4. XP
5. Crystal
6. FDD
7. DSDM
8. AUP

Definição de método:

Processo organizado, lógico e sistemático de pesquisa, instrução, investigação, apresentação etc.”

Comumente, esses métodos são chamados de metodologias, embora a definição de metodologia não seja a mais adequada para esse conceito. Definição de metodologia:

Corpo de regras e diligências estabelecidas para realizar uma pesquisa. É o estudo dos métodos.”

A figura seguinte apresenta como esses diferentes métodos se encontram.

Em termos de gestão de portfólio, um método que pode ser usado é o (ART) Agile Release Train. Para saber mais sobre o Agile Release Train, clique aqui.

Comunicação estratégia e tático 🔄

Comunicação de objetivos e metas ↘

No desdobramento da estratégia, cabe a gestão estratégica:

1. Determinar a estratégia da empresa. Ela é comumente registrada e comunicada pelo mapa estratégico.
2. Determinar e comunicar a visão, missão e valores da empresa (e propósito)
3. Determinar e comunicar os objetivos da empresa

Com esses dados, gestão estratégica e gestão tática determinação das metas e os indicadores que serão monitorados.

Definição de metas:

Metas são quantificações específicas de algo que queremos alcançar. No geral, elas fazem parte de um objetivo, mas são mais precisas e podem estar relacionadas a qualquer coisa.

Indicadores são as medições que nos permitem avaliar o desempenho da empresa e o desempenho do projeto.

Tanto as metas quanto os indicadores podem ser:

• Operacionais, táticos ou estratégicos
• De qualidade, lucratividade, de eficiência, de eficácia, de produtividade, etc.

Exemplo:

• • Objetivo: concluir a digitação de uma empresa em 1 ano.
  • Metas: Até o mês 3 realizar mapeamento de processos para trabalho digitalização
  • Indicador: Percentual de mapeamento de processos realizados

Comunicação de indicadores para a gestão estratégica ↖

Cabe ao nível tático (seja na forma de um PMO ou na forma de gerentes de projetos), a coleta e a apresentação dos indicadores dos projetos para avaliação pelo nível estratégico. Na gestão ágil, essa apresentação precisa ser rápida e dinâmica, e não na forma de longos relatórios impressos.

Indica-se a elaboração de dashboards ágeis, isso é, relatórios dinâmicos (atualizados instantaneamente) com publicação online e apresentados em uma única página (one page), conforme figura seguinte.

Uma importante ferramenta que vem sendo usada para o desenvolvimento de dashboard desse modo é o PowerBI (ferramenta desenvolvida pela empresa Microsoft).

Business Agility

Além de termos a gestão de projetos com abordagem ágil, também podemos ter a gestão de negócios (gestão estratégica) com a abordagem ágil.

Nomeamos isso de Business Agility (ou Business Agile), que pode ser definido como:

Abordagem de gestão de negócios que foca em resultados primeiro e coloca como secundário a elaboração de documentação, planos e processos. Prioriza a agilidade assumindo maiores riscos de mercado.”

As consequências de implementação do Business Agility permitem que a empresa pense de maneira ágil, tornando processos mais simples e potencializando a escalabilidade de atividades com celeridade, abrindo mão de atividades importantes da gestão preditiva, como:

• Substituir impressão de documentos por publicação de dados em espaços de acesso online;
• Substituir assinatura/arquivo de documentos físicos por comunicações online;
• Substituir processos de controle em documentos por processos de controle descritos online com atualização imediata;
• Substituir pesquisas de mercado por testes práticos de venda;
• Substituir o Total Quality Management (TQM) por comercialização de produtos em versão Beta;
• Substituição de análises de viabilidade financeira por testes rápidos de mercado;
• Substituição de planos de negócio pelo Business Model Canvas.

O Business Model Canvas é apresentado abaixo.

Para mais informações sobre o Business Model Canvas, acesse www.businessmodelcanvas.org.

Assim como ocorre no nível tático, a gestão ágil no nível estratégico aumenta a velocidade de execução das atividades ao mesmo tempo que aumenta o risco do empreendimento devido a redução da previsibilidade.

Business Agility é o modelo de gestão adotado por grande partes das Startups, embora a nomeação dessa abordagem de gestão estratégica tenha sido realizada após o surgimento das primeiras Startups.

Cabe estudar aqui o conceito de Startup:

Empresa em fase inicial que possui uma proposta de negócio inovadora e com um grande potencial de escalabilidade.

Startups brasileiras que se tornaram unicórnio (valoradas em mais de 1 bilhão de dólares) são apresentadas abaixo.

A mortalidade das empresas do tipo Startup é muito maior que a mortalidade de demais empresas criadas sob um plano de negócio estruturado por meio da gestão preditiva. Ao mesmo tempo, as Startups lucrativas, alavancam crescimento muito maior que o crescimento das empresas gerenciadas por meio da gestão preditiva.

Case NUPAD UFMG

O mapa estratégico, em geral, é elaborado de 5 em 5 anos, tendo revisões anuais. sua estrutura costuma ser em 4 pilares:

1. Financeira
2. Clientes e mercado
3. Processos
4. Aprendizado

No exemplo abaixo visualizamos o mapa estratégico da NUPAD (Núcleo de Ações e Pesquisa em Apoio Diagnóstico da Faculdade de Medicina da UFMG).

Desse mapa estratégico será determinado (com o auxílio de outras análises, além da análise estratégica):

• Quais os projetos serão aprovados/priorizados
• Quais as metas da empresa
• Quais os indicadores a serem monitorados

Indicadores que são monitorados pela Faculdade de Medicina da UFMG para o pilar de Aprendizado:

1. Quantidade de cursos e capacitações realizadas
2. Quantidade de pessoas que participam de custos e capacitações
3. Avaliação do aluno dos cursos e capacitações realizadas
4. Sucesso dos projetos de capacitação

Case Magazine Luiza

A estratégia da magazine luiza é “apresentada” aqui.

Conclusão

É importante conhecer a estratégia e os objetivos da empresa para determinar as metas e indicadores dos projetos.

É importante conhecer o ciclo de vida do projeto para determinar qual a melhor abordagem de gestão de projetos.

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Quiz de fixação

Assinale uma única alternativa para cada uma das perguntas a seguir.