PMO – O que é? Como implantar?
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O PMO (Project Management Office) é um departamento/setor em uma organização que tem como função primária atuar com a gestão de projetos da companhia. Em português, é EGP (Escritório de Gestão de Projetos).
Diferente de departamentos tradicionais como financeiro, marketing e vendas, infraestrutura, etc. o PMO é bem específico e a sua atuação é moldada conforme cada empresa.
Um dos objetivos centrais do PMO é garantir que as iniciativas de projetos tenham responsáveis por sua gestão e definir a melhor estratégia para que a gestão de projetos seja realizada na empresa.
Classificação do PMO
PMO quanto a sua função
O PMO pode ter três funções genéricas que classificam o PMO em três diferentes tipos:
PMO de suporte: Quando a função central do PMO é dar suporte, apoio, aos gerentes de projeto. Esse apoio pode ser realizado na forma de fornecimento de templates, ferramentas, métodos, procedimentos, treinamentos, etc.
PMO de controle: Quando a função central do PMO é controlar o trabalho dos gerentes de projetos. Esse controle pode ser realizado na forma de exigências de uso de determinados templates, ferramentas, métodos, procedimentos, treinamentos, etc.
PMO diretivo: Quando a função central do PMO é executar a gestão dos projetos. Essa execução pode ser na realização das atividades de gestão do projeto sendo o gerente de projeto parte do PMO, se reportando diretamente para o diretor/gerente do PMO.
Tomando como analogia didática de que o seu projeto é realizar o transporte de uma carga:
- O PMO de suporte é a Autoescola que te ensina a dirigir
- O PMO de controle é o DETRAN que estabelece o Código de Trânsito Brasileiro e pune o descumprimento
- O PMO diretivo é o dono da carga que tem orientações do local de coleta e entrega da carga e tem o poder de selecionar o gerente para cuidar do projeto
PMO quanto a sua posição gerencial
Conforme a atuação do PMO na gestão da empresa, ele pode ser classificado em:
- PMO estratégico
- PMO tático
- PMO operacional
Para entender em profundidade cada um desses níveis, clique aqui.
A estrutura organizacional de uma empresa é como a empresa está estruturada em departamentos e lideranças para realizar as suas funções nos 3 níveis gerenciais (estratégico, tático e operacional). A estrutura organizacional de uma empresa é representada no Organograma. O organograma apresenta de forma gráfica quais são os departamentos da empresa e como eles são organizados antes as lideranças da empresa.
Desse modo, sendo o PMO um departamento/setor da empresa, ele aparece no organograma da empresa. A figura seguinte apresenta três diferentes PMOs conforme a sua função no nível gerencial.
![Apresentação do PMO no organograma da empresa](https://i0.wp.com/andersonferreira.eng.br/wp-content/uploads/2021/03/Imagens-livros-profissionais-8.png?resize=800%2C450&ssl=1)
Em alguns casos, as relações entre os departamentos tem uma complexidade que não pode ser apresentada de forma completa em um organograma. Quando se deparar com uma situação desse caso, lembre-se da seguinte frase popular entre gestores ágeis:
O território é mais importante que o mapa. Ainda assim, o mapa é útil.”
PMO quanto a abordagem de gestão
Conforme a abordagem de gestão predominante a qual o PMO assume, ele pode ser classificado em:
- PMO preditivo
- PMO Ágil
- PMO Híbrido
Para compreender as diferentes abordagens de gestão, acesse aqui.
Funções de um PMO
Cada PMO tem o seu conjunto próprio de funções conforme como ele foi configurado. Isso é bem diferente de um departamento financeiro que, em qualquer empresa, tem um conjunto bem parecido de funções, a saber:
- Gestão das contas a pagar e a receber
- Gestão do fluxo caixa
- Gestão das receitas e despesas
- Gestão do fluxo caixa
Um PMO realiza funções para para promover a melhoria de resultado da gestão dos projetos na empresa, e pode fazer isso por meio de diversas funções. Funções que são escolhidas de acordo a situação da empresa. As melhorias de resultado da gestão de projetos na empresa estão ligadas às 5 áreas de atuação que aparecem na figura seguinte.
![5 áreas de atuação do PMO](https://i0.wp.com/andersonferreira.eng.br/wp-content/uploads/2021/04/Imagens-livros-profissionais-1.jpg?resize=800%2C450&ssl=1)
De modo genérico, um PMO pode ter como função:
- Desenvolver e implementar padrões
- Desenvolvendo pessoal: treinamento e orientação
- Gerenciamento de programas e/ou portfólios
- Facilitar o aprendizado organizacional
- Gerenciar partes interessadas e conflitos
- Recrutar, selecionar e avaliar os líderes de projetos
- Executar tarefas especializadas para projetos
De forma específica, temos 26 funções mais frequentes nos maiores PMOs ao redor do mundo. São elas:
- Apoiar o Planejamento de Projetos
- Executar Tarefas Especializadas para os Gerentes de Projetos
- Gerenciar Alocação de Recursos entre Projetos
- Gerenciar Interface com os Clientes dos Projetos
- Gerenciar Mudanças e Transformações Organizacionais
- Gerenciar Pessoas em Projetos
- Gerenciar Projetos ou Programas
- Gerenciar os Stakeholders dos Projetos
- Conduzir Auditoria de Projetos
- Gerenciar a Documentação dos Projetos
- Gerenciar Banco de Dados de Lições Aprendidas
- Realizar Benchmarking
- Gerenciar Reuniões de Lições Aprendidas
- Promover o Gerenciamento de Projetos na Organização
- Prover Mentoring para os Gerentes de Projetos
- Prover Treinamento e Desenvolvimento de Competências para Projetos
- Prover Ferramentas e Sistemas de Informação para o Gerenciamento de Projetos
- Prover Metodologia de Gerenciamento de Projetos
- Monitorar e Controlar o Desempenho de Projetos
- Prover Relatório de Desempenho de Projetos ou Programas para a Alta Administração
- Prover Quadro Estratégico de Projetos
- Apoiar a Definição do Portfólio de Projetos
- Gerenciar Benefícios de Projetos ou Programas
- Monitorar o Desempenho do Portfólio
- Participar do Planejamento Estratégico
- Prover Aconselhamento à Alta Administração na Tomada de Decisão Executiva
Como você percebeu, essa lista apresenta funções dos 3 níveis gerenciais (estratégico, tático e operacional) e dos 3 tipos de PMO (de suporte, de controle e diretivo).
Métodos/Frameworks de estruturação de um PMO
Existem diferentes métodos (diferentes passo-a-passo) para a implantação do PMO.
Estudaremos aqui o método PMO Value Ring, desenvolvido pela PMO Global Alliance.
A PMO Global Alliance é uma comunidade de profissionais com expertise em gestão de PMO. Os profissionais com domínio do método PMO Value Ring podem ser certificados, por meio de prova, com a certificação PMO-CP (PMO VALUE RING – Certified Practitioner).
PMO Value Ring
O nome Value Ring (anel de valor) é dado a esse método porque:
- Ele considera o PMO como um prestador de serviços para a empresa e que, assim, deve gerar valor
- O método é baseado em um ciclo (anel) de 8 passos que são repetidos periodicamente na estruturação e reestruturações do PMO
A figura seguinte apresenta os 8 passos do método PMO Value Ring.
![8 passos do PMO Value Ring](https://i0.wp.com/andersonferreira.eng.br/wp-content/uploads/2021/03/Imagens-livros-profissionais-9.png?resize=800%2C450&ssl=1)
8 Passos do PMO Value Ring
👉Passo 1: Definir as funções do PMO
É realizado um diagnóstico empresarial que avalia os problemas enfrentados pela empresa e, a partir desses problemas, determina os benefícios esperados pelo PMO. A partir dos benefícios são escolhidas as funções a serem desempenhadas pelo PMO.
👉Passo 2: Balancear o mix de funções do PMO
A partir da lista de funções determinadas no passo anterior, é elaborada uma mescla de funções prioritárias avaliando funções de resultado a curto, médio e longo prazo, assim como também avaliando funções operacionais, táticas e estratégicas.
👉Passo 3: Estabelecer os processos do PMO
As funções selecionadas para serem realizadas pelo PMO no passo 1 são agora detalhadas em processos de forma a determinar e comunicar de forma clara como cada função será realizada. Pode-se usar o mapeamento de processos usando BPMN.
👉Passo 4: Definir os KPIs do PMO
São determinados os indicadores chave de performance que serão monitorados periodicamente para acompanhar o desempenho do PMO.
👉Passo 5: Definir o headcount e competências do PMO
Com base nas funções e mapeamento de processos elaborados, são determinados quais os profissionais irão fazer parte do PMO. Isso inclui a determinação da quantidade, qualificação e horário de trabalho desses profissionais.
👉Passo 6: Identificar a maturidade do PMO e planejar a sua evolução
É realizada uma análise do nível de maturidade atual do PMO a em implantação e qual a curva de evolução de maturidade a ser realizada.
👉Passo 7: Calcular o ROI do PMO
É calculado o retorno sobre o investimento com a implantação do PMO por meio de uma avaliação do valor a ser investido no PMO e do valor do benefício que o mesmo proporcionará a empresa.
👉Passo 8: Acompanhar o desempenho estratégico do PMO
O desempenho do PMO é analisado do ponto de vista estratégico por meio dos KPI definidos e reavaliações de diagnóstico empresarial.
Como definir as funções do PMO (passo 1)
Definição das funções por meio do diagnóstico empresarial
O Diagnóstico empresarial é uma atividade utilizada no primeiro passo do PMO Value Ring. Consiste em compreender o status de operação de uma empresa procurando compreender quais são as suas “doenças” por meio de avaliação de “sintomas”, “queixas”, “dores”, e “reclamações” das pessoas que trabalham na empresa.
O diagnóstico empresarial é realizado por meio de conversas e questionários com diferentes grupos de profissionais na empresa e avaliando como os processos de trabalho podem ser melhorados.
É preciso conversar para entender os problemas da empresa! (assim como um médico precisa conversar com um paciente para entender a doença do paciente).
O remédio que irá tratar a empresa pode será uma função do PMO. Algumas funções são como analgésico (resolvem dores sem resolver o problema) e outras são como antibióticos (resolvem a doença mas possuem efeitos colaterais).
Exemplo de situação para escolha do remédio (função do PMO) com base nas doenças/sintomas da empresa:
-
- Doença: Atraso frequente na entrega dos projetos
- Remédio analgésico: função do PMO de criar cronograma padrão com atualização/reporte semanal
- Remédio antibiótico: função do PMO de implantar metodologia que prevê atraso antes que o atraso aconteça
Exemplos de problemas identificados em um diagnóstico empresarial realizado em uma empresa provedora de internet:
- Cada um faz a gestão do projeto de um modo, falta de procedimento
- Ninguém sabe com certeza qual a situação de um projeto
- Muitas ferramentas e fontes de informação
- Muito conflito de qual é o projeto prioritário e qual o próximo projeto a ser realizado
Exemplos de problemas identificados em um diagnóstico empresarial realizado em uma empresa de locação de veículos:
- Muitos erros de comunicação, as pessoas se desentendem frequentemente
- Procedimentos muitos rígidos, sem a flexibilidade necessária
- Tudo é para ontem, as pessoas não tem tempo hábil de realizar um bom trabalho
- Nunca que dá tempo de fazer o fechamento dos projetos, o mês acaba e o trabalho se acumula
Como balancear o mix de funções do PMO
Se um PMO será estratégico, tático ou operacional, e se um PMO será de suporte, de controle ou diretivo, é uma consequência de quais as funções serão escolhidas para o PMO executar.
Essa classificação é uma consequência das funções que são escolhidas para o PMO (e não o inverso).
A escolha das funções do PMO é feita com um diagnóstico empresarial da empresa e, a partir desse diagnóstico, o PMO terá as funções determinadas para tratar/resolver os problemas prioritários identificados na empresa.
Conclusão
O PMO se tornou uma grande tendência ao redor do mundo, estando, hoje em dia, presente na maioria das grandes empresas. Isso se deve aos grandes benefícios de agilização e aumento da qualidade da gestão dos projetos que o PMO propicia.
A implantação de um PMO deve ser acompanhada e gerenciada considerando os problemas e benefícios de cada empresa, pois se trata de um departamento que nasce a partir das necessidades específicas de cada empresa.
Quiz de fixação
Assinale uma única alternativa para cada uma das perguntas a seguir e teste o seu aprendizado.
1) O que é um PMO?
2) Qual a função principal do PMO?
3) Como realizar um diagnóstico empresarial?
4) Qual das atividades abaixo NÃO faz parte da metodologia de implantação de PMO nomeada como PMO Value Ring?
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