Para cuidar bem da quantidade de dinheiro utilizada para um projeto, não basta realizar um bom orçamento, é preciso monitorar e controlar os custos do projeto enquanto o projeto está em andamento.

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Como monitorar os custos de um projeto?

A melhor forma de monitorar os custos de um projeto é por meio do registro imediato de cada custo realizado em um software de gestão de projetos, classificando cada custo no seu devido centro de custo.

Para projetos grandes, o gerente de projeto pode contar com o apoio de analistas de projetos ou auxiliares administrativos para a realização dessa atividade.

Em geral, os dados mínimos essenciais a serem registrados de cada gasto são:

1. Data de realização
2. Descrição do custo
3. Valor do custo
4. Centro de custo

Como controlar os custos de um projeto?

Quando os custos monitorados estão em divergência aos custos planejados, é preciso agir! É preciso controlar os custos!

Basicamente, quando o plano está diferente da execução, um dos 2 itens abaixo (ou os dos itens) se encontram inadequados:

1. Plano (orçamento)
2. Execução (custo realizado)

Uma simples planilha comparativa do custo planejado versus custo realizado é uma boa ferramenta para controlar os custos de um projeto. Em geral, a periodicidade desse documento é mensal, fazendo parte do relatório de desempenho mensal do projeto.

A ferramenta mais robusta e completa para o controle dos custos, no entanto, é a AVA (Análise de Valor Agregado). Que, como veremos, na verdade, não é apenas uma ferramenta de controle de custos.

Controlando custos por meio da AVA (Análise de Valor Agregado)

A AVA não é uma ferramenta apenas de gestão de custos. É uma ferramenta de gestão de custos, escopo e prazo em uma única folha. Esse é um dos motivos de ser uma ferramenta tão útil. A AVA coloca em uma mesmo gráfico:

1. Escopo realizado
2. Custos realizado
3. Tempo planejado

Vamos entender como. Imagine um projeto de construção de 4 torres. O projeto tem valor de 100 mil reais. Cada torre foi estimada em 25 mil reais. O projeto foi planejado para ser executado em 4 meses (1 torre por mês). Sendo assim, temos:

1. Escopo planejado = 4 torres
2. Custo planejado = 100 mil reais
3. Tempo planejado = 4 meses

Como você percebeu, escopo, tempo e custo tem unidades de medida diferente. Isso impede que sejam colocados em um mesmo eixo gráfico. Assim, a AVA transforma tudo em dinheiro!

1. Escopo planejado ➡ Valor a agregar = 100 mil reais
2. Custo planejado   ➡ Valor a gastar = 100 mil reais
3. Tempo planejado ➡ Valor do tempo planejado = 100 mil reais

Desse modo, no meio do projeto, é possível ter a seguinte análise por meio das 3 variáveis medidas da AVA:

1. Escopo ➡ Valor Agregado (VA) = 50 mil reais (equivale a 2 torres)
2. Custo   ➡ Custo Realizado (CR) = 50 mil reais
3. Prazo   ➡ Valor Planejado  (VP) = 50 mil reais (equivale a 2 meses)

Por meio da medição dessas 3 variáveis, sabemos tudo o que precisamos saber sobre o controle de custos do projeto de forma completa. Acompanhe…

No meio do projeto (2 meses), nos deparamos com a situação de que foram gastos 40 mil reais. O que você me diz:

• (  ) O projeto está acima do orçamento
• (  ) O projeto está abaixo do orçamento
• (  ) Não sei

A análise completa e adequada de um projeto deve sempre considerar a tríplice escopo, prazo e custos. Dessa forma, não há como saber o resultado do orçamento nessas condições. Podemos ter dois cenários aqui:

• O projeto gastou 40 mil reais e construiu 2 torres ➡ dentro do orçamento 😁
• O projeto gastou 40 mil reais e construiu 1 torre  ➡ fora do orçamento 😫

Análise de diferentes cenários utilizando a AVA

Vamos tomar 4 diferentes cenários para compreender as informações valiosas que a AVA nos permite concluir sobre o projeto. Para cada cenário abaixo, avalie se o projeto está atrasado ou adiantado? E se o projeto está dentro ou fora do orçamento?

🟦 Cenário 1

1. Valor Agregado (VA) = 50 mil reais
2. Custo Realizado (CR) = 50 mil reais
3. Valor Planejado  (VP) = 50 mil reais

🟩 Cenário 2

1. Valor Agregado (VA) = 50 mil reais
2. Custo Realizado (CR) = 60 mil reais
3. Valor Planejado  (VP) = 50 mil reais

🟨 Cenário 3

1. Valor Agregado (VA) = 40 mil reais
2. Custo Realizado (CR) = 40 mil reais
3. Valor Planejado  (VP) = 50 mil reais

🟥 Cenário 4

1. Valor Agregado (VA) = 40 mil reais
2. Custo Realizado (CR) = 60 mil reais
3. Valor Planejado  (VP) = 50 mil reais

Análise dos diferentes cenários:

1. Pontual e dentro
2. Pontual e fora do orçamento
3. Atrasado e dentro do orçamento
4. Atrasado e fora do orçamento

A AVA permite realizar essas conclusões instantaneamente, basta avaliar o gráfico com esses valores, conforme figura seguinte, que apresenta o cenário

Análises das variações

Várias fórmulas e índices são criados a partir das 3 variáveis medidas (VA, VP, CR), e do modo como estudaremos aqui, não precisaremos consultar nenhum formulário. Compreenderemos como cada fórmula é desenvolvida pelo seu conceito e aplicaremos as fórmulas sem precisar de decorar nada.

Iremos analisar o gráfico completo a seguir e por análise compreenderemos a fórmula e o significado de cada parâmetro.

Temos as variações VPr e VC:

👉 Variação nos prazos ➡ VPr = VP – VA

VPr indica, em termos financeiros, o quanto o projeto está adiantado, pontual ou atrasado. Exemplo: O projeto está R$5.000,00 de atraso.

👉 Variação nos nos custos ➡ VC= CR – VA

VC indica o quanto o projeto está dentro ou fora do orçamento. Exemplo: O projeto está R$2.000,00 acima do orçamento.

Como é de se esperar, nunca o VA será maior que o VP ao final do projeto. Isso se deve que trabalhos entregues a mais não são valor agregado, são Gold Plating.

Análises dos Índices

Dois índices são muito importantes para o acompanhamento instantâneo do desempenho do projeto.

👉 Índice de Desempenho de Custos ➡ IDC = VA / CR

Indica o quão bem ou mal está o desempenho de custos do projeto.

IDC > 1 😁

IDC = 1 🙂

IDC < 1 🤔

👉 Índice de Desempenho de Prazos  ➡ IDP = VA / VP

Indica o quão bem ou mal está o desempenho de prazos do projeto.

IDP > 1 😁

IDP = 1 🙂

IDP < 1 🤔

Análises das previsões

Monitorar e saber o resultado do orçamento é apenas uma parte da gestão de custos. Talvez a parte menos importante. A parte mais importante é atualizar as previsões para saber:

• O projeto irá estourar o orçamento?
• Se sim, quando e quanto?

Isso é feito pela ENT (Estimativa No Término) e pela VNT (Variação No Término):

👉 Estimativa No Término ➡ ENT = ONT / IDC

EPT indica o quanto o projeto ainda precisará de dinheiro caso os custos continuem a serem realizados com o mesmo desempenho atual.

👉 Variação no Término ➡ VNT = ENT – ONT

VNT indica o quanto o projeto precisará de dinheiro acima do valor orçado.

A linha horizontal apresenta, além do atraso temporal atual, a previsão de atraso temporal ao final do projeto.

Conclusão

É importante controlar os custos do projeto para garantir que sejam preparados recursos financeiros suficientes para garantir a conclusão do projeto e tomar ações com relação a como o dinheiro será gasto. Uma técnica importante que pode ser usado para isso, e a Análise de Valor Agregado.

Grandes desvios no orçamento devem ser comunicados de modo emergencial para que a Viabilidade Financeira do projeto possa ser reavaliada. Em alguns casos, pode-se decidir por cancelar o projeto.

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Quiz de fixação

Assinale uma única alternativa para cada uma das perguntas a seguir e teste o seu aprendizado.