Como elaborar e gerenciar os documentos de um projeto

Uma atividade recorrente na vida de gerentes de projetos, é a elaboração de documentos gerenciais do projeto. Documentos como:

• Cronograma
• EAP
• Orçamento

Ao todo, um projeto pode ter 18 planos e 32 documentos do projeto. Sim, é muito documento! 😮

O negrito na palavra “pode” foi adicionado para o destacar a função dessa palavra na frase. Nem todos os documentos são necessários em todos os projetos. É plenamente possível gerenciar pequenos projetos com 5 ou 6 documentos.

A título de conhecimento, os documentos e planos destacadas em amarelo se referem a gestão dos custos:

1. Plano de gerenciamento de custos
2. Linha de base dos custos (também chamada de orçamento ou curva S)
3. Bases das estimativas
4. Estimativas de custos
5. Previsões de custos

Para gerenciar bem desses documentos, é preciso observar as diretrizes que apresentamos a seguir.

Cuidados ao estruturar o documento do projeto

✔ Não confunda documentos gerenciais com documentos de estudos acadêmicos. Documentos gerenciais não precisam de indicação de turma, universidade, introdução, desenvolvimento, conclusão. Um documento de estudo acadêmico tem por objetivo apresentar o resultado de um estudo. Um documento gerencial do projeto tem por objetivo apresentar o resultado de uma análise gerencial para um projeto.

✔ Tome cuidado com templates prontos. Existem 1001 templates na internet para orçamentos do projeto. Conforme as técnicas de estimativa utilizadas em seu projeto, alguns templates podem ser adequados ao seu projeto, outros não. Gerenciar um projetos não é preencher templates de documentos pré-elaborados, é realizar análises de gestão que são registradas em documentos.

✔ Identifique o documento na primeira página com as informações essenciais: título do projeto, nome do documento, data de emissão, número da revisão, autores;

✔ O documento pode ser estruturado em planilha (vantagem de realizar os cálculos facilmente e possui função de paginação), em texto (softwares de edição de texto como o MS Word possuem sincronização automática com planilhas do MS Excel, tem função de modo leitura e titulação automática) e em slide (vantagem de facilitar apresentações e visualização em celulares).

Cuidados ao elaborar o documento do projeto

✔ É sugerido a  construção dos documentos de forma simultânea e com arquivamento na nuvem. Evita-se assim a troca de e-mails com versões “picadas” e erros de perder trabalho nas formatações. Ferramentas populares que permitem edição online são o Google Workspace e o pacote office no Microsoft Office Online.

✔ É sugerido deixar claro entre os participantes quem será o responsável final por cada parte da construção do documento;

✔ Sempre que houver uma alteração significativa no documento, salve ele como uma nova revisão e salve as revisões antigas em uma pasta de backup (indico deixar um R de revisão ao final do nome do documento e contar do R0 em diante).

Cuidados ao publicar o documento do projeto

✔ Publique documentos no formato eletrônico. Evite, na medida do possível, a publicação de documentos impressos. Documentos eletrônicos são arquivados com maior segurança, facilitam a revisão, podem ser lidos por sistemas de conversão de texto em voz, facilitam a comunicação online pelo compartilhamento de tela, permitem marcação e buscas automáticas (Ctrl + L). Caso o leitor tenha dificuldade de ler na tela, ele tem a opção de imprimir ele mesmo.

✔ O nome do arquivo eletrônico deve ser o mesmo que o título do documento;

✔ A publicação final do documento deve ser em formato não editável (por exemplo, pdf) para evitar alterações indevidas;

✔ É interessante realizar a publicação na nuvem e disponibilizar o link de acesso, assim, não são acumulados arquivos de versões anteriores, ocupadas caixas de e-mail desnecessariamente e não se comete o erro de trabalhar com versões antigas do documento;

✔ Garanta que o link de acesso não possua nenhum bloqueio de acesso para as pessoas que receberam o link. Em geral, não há necessidade de pedir aprovações de acesso ou proteger o link com senha.

Cuidados ao apresentar um documento do projeto

Em reuniões gerenciais, em que um documento do projeto deve ser apresentado, é importante seguir algumas diretrizes para o sucesso da apresentação.

✔ Defina claramente quem irá apresentar. Embora outras pessoas possam complementar com informações importantes e podem apoiar na resposta de perguntas, a apresentação deve ser guiada por uma única pessoa;

✔ Não pule a capa ao realizar a apresentação. A identificação do documento é importante.

✔ Se necessário, em vez de apresentar o documento, você pode criar um slide com as informações principais do documento e enviar o documento posteriormente;

✔ Verifique qual o tempo disponível para a apresentação e monitore o tempo durante a apresentação para cumprir o tempo disponível;

✔ Apresente de forma concisa. Apresentação não é leitura. Não é para ler o documento, é para apresentar os pontos principais que devem ser de conhecimento imediato. Para verificação de todos os detalhes, os profissionais podem ler o documento eles mesmos;

✔ Registre e realize imediatamente todas as revisões solicitadas a serem realizadas conforme o feedback da apresentação do documento.

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Conclusão

São muitas e simples as orientações para elaborar documentos. Seguir elas é um fator relevante para garantir que os documentos sejam efetivos no objetivo de apoiar o sucesso do empreendimento.