Como definir os processos do projeto?

O sucesso de qualquer projeto começa com uma visão clara dos objetivos. A partir do momento em que um plano do projeto foi aprovado para execução, o “O QUE” precisa ser feito já está no papel. Mas a chave para garantir que esse “O QUE” se torne realidade é determinar “COMO” ele será executado e então, executar.

Nesse momento estudaremos como definir processos robustos e acionáveis, que guiarão a equipe desde para executar e concluir o projeto.

Como definir os processos do projeto?

Para garantir a eficácia e a eficiência do trabalho da equipe, o gerente de projeto deve estabelecer e revisar periodicamente os processos utilizados. Esta prática é fundamental para identificar gargalos, avaliar a velocidade do progresso e remover quaisquer obstáculos que possam surgir ao longo do caminho.

A adaptação dos processos, também conhecida como “tailoring“, é uma ferramenta poderosa para otimizar o trabalho de acordo com as necessidades específicas de cada projeto. Projetos grandes e críticos naturalmente exigem mais processos do que projetos menores ou menos complexos, e é responsabilidade do gerente de projeto ajustar esses processos de acordo com as demandas do ambiente de trabalho.

Como exemplo, na IESAB Elevadores e Plataformas, os processos de trabalho (procedimentos de trabalho), assim como regulamentos e outras políticas, são acessados pelos profissionais por meio de uma intranet.

Determinando o melhor processo

Existem 1001 formas possíveis de realizar uma atividade. Antes de executar o projeto, é importante avaliar quais as melhores formas dessas 1001 formas possíveis.

Analisando um exemplo didático, imagine que você tem que encher uma garrafa com água. Existem várias maneiras de realizar essa tarefa, algumas mais eficientes do que outras. A mesma lógica se aplica à gestão de projetos: é possível executar a mesma atividade de diferentes maneiras, e encontrar o método mais eficiente é a chave para o sucesso. O vídeo seguinte demonstra essa analogia.

Tempo para esvaziar a garrafa por três processos diferentes:

• Simplesmente virando a garrafa: 16 segundos
• Virando e dando um giro para criar um vórtice: 8 segundos
• Virando estando a garrafa com um canudinho: 4 segundos

Qual é o canudinho que, se você colocar no seu processo, o processo será executado 2 vezes mais ágil?

Tarefas recomendadas para definir os processos do projeto

Seguem algumas sugestões de tarefas importantes que podem ser utilizadas para realizar essa ação:

1. Terminar as reuniões semanais perguntando a equipe sobre melhoria de processos. Importante incentivar a equipe analisar “Como podemos fazer o que temos que fazer de forma mais ágil e com qualidade?”. Essa pergunta ajudará a descobrir melhorias no processo.
2. Documentar os processos importantes: No documento PLANO DO PROJETO, ou em algum outro documento, escreva quais os procedimentos deverão ser seguidos no projeto. É interessante usar ferramentas como gestão a vista ou documentação disponível via intranet.
3. Realizar reunião de Retrospectivas ou lições aprendidas. Essas reuniões dão uma oportunidade para a equipe do projeto revisar a maneira como trabalha e sugerir mudanças para melhorar o processo e a eficiência.
4. Evitar trabalhos burocráticos que não possuem retorno. Evite desperdício de tempo com processos e tarefas com pouco retorno. Exemplo de atividades de elaboração de relatórios que não são devidamente arquivados ou lidos. Focar em produzir estritamente os documentos realmente necessários. Gastar tempo produzindo documentos que não serão utilizados é um desperdício de recursos humanos e de tempo.

Conclusão

Para garantir a conclusão do projeto, defina os processos do projeto, ou seja, o passo a passo para a realização das atividades do projeto. Esses processos podem ser comunicados verbalmente, via intranet ou fixado um documento em um quadro de gestão à vista. O importante é que seja pensado, buscado e comunicado o melhor processo.