Como estimar custos de um projeto de forma ágil?

A gestão ágil dos custos de um projeto não tem passos diferentes da gestão dos custos usando a abordagem preditiva. Os 4 passos da gestão do custo continuam sendo:

1. Planejar o gerenciamento dos custos
2. Estimar os custos do projeto
3. Desenvolver o orçamento
4. Monitorar e controlar os custos do projeto

Esses 4 processos são ilustrados na figura seguinte.

A diferença está em como e quando esses passos serão realizados.

Diferença entre gestão de custos ágil e gestão de custos preditiva

A gestão de custos ágil (Agile Cost Management), é a gestão que prioriza a elaboração de orçamentos e controle de custos priorizando a agilidade e não priorizando a precisão e previsibilidade.

Vamos analisar as diferenças entre a gestão de custos ágil e a gestão de custos preditiva por meio da tabela seguinte.

Gestão de custos ágil versus gestão de custos preditiva
Diferenças	Gestão de Custos Ágil	Gestão de Custos Preditiva
Abordagem	Iterativa e incremental, com foco na entrega de valor ao cliente.	Baseada em planos, com foco na definição de um orçamento e cronograma detalhados no início do projeto.
Flexibilidade	Mais flexível e capaz de se adaptar às mudanças.	Menos flexível, com orçamento e custos definidos no início do projeto.
Iterações	Entrega de valor em iterações curtas e frequentes.	Projeto dividido em fases executadas sequencialmente.
Envolvimento do Cliente	Foco no envolvimento do cliente e feedback regular.	Cliente menos envolvido e dependência da equipe do projeto para definir os requisitos do projeto.
Nível de Detalhe	Nível de detalhe menor em relação ao orçamento e custos, permitindo ajustes conforme necessário.	Orçamento e custos definidos com alto nível de detalhe no início do projeto.

É importante ter em mente que essa é uma comparação teórica e genérica, a prática e a especificidade de cada projeto poderá mesclar características geral e que a escolha da abordagem de gestão de custos depende das necessidades do projeto e das preferências da equipe do projeto.

Boas práticas para uma gestão de custos ágil eficaz

A abordagem ágil é uma metodologia de gerenciamento de projetos que se concentra em entregar valor de forma incremental e interativa, adaptando-se a mudanças de requisitos e condições do projeto ao longo do tempo. Quando aplicada à gestão de custos, a abordagem ágil pode ajudar a garantir que os custos do projeto sejam gerenciados de maneira eficaz, permitindo que a equipe do projeto tome decisões informadas e rápidas com base em informações atualizadas.

Aqui estão algumas práticas que podem ser adotadas para uma gestão de custos eficaz usando a abordagem ágil:

1. Estabeleça um orçamento inicial macro: Antes de começar o projeto, é importante ter uma ideia geral dos custos previstos. Isso envolve identificar todos os custos envolvidos, incluindo despesas operacionais e de capital, e definir um orçamento inicial que possa ser usado como referência.
2. Priorize os recursos: Use a abordagem ágil para priorizar as tarefas e requisitos do projeto, identificando o que é mais importante para o sucesso do projeto. Isso ajudará a direcionar os recursos para as atividades mais críticas e a garantir que os custos sejam gerenciados de maneira eficaz.
3. Monitore periodicamente os custos: Faça um acompanhamento constante dos custos do projeto, usando ferramentas como planilhas de custos ou softwares de gerenciamento de projetos. Isso permitirá que você veja como o projeto está progredindo em relação ao orçamento inicial, identificando quaisquer desvios e tomando as medidas necessárias para corrigi-los.
4. Aplique a abordagem de custos flexíveis: A abordagem ágil permite uma abordagem mais flexível aos custos do projeto. Isso significa que, se um requisito ou tarefa importante surgir, a equipe do projeto pode avaliar o impacto financeiro e fazer ajustes no orçamento de acordo.
5. Adote a transparência: A transparência é importante em uma abordagem ágil, e isso se aplica à gestão de custos também. É importante que a equipe do projeto seja informada dos custos do projeto e que tenha acesso a informações atualizadas sobre o orçamento e o status dos custos.
6. Realize revisões regulares: Realize revisões regulares do orçamento do projeto com a equipe do projeto para garantir que o orçamento seja atualizado regularmente e que todos estejam cientes das despesas atuais do projeto.

Em resumo, a abordagem ágil pode ser uma excelente maneira de gerenciar os custos do projeto. Ao adotar as práticas acima, a equipe do projeto pode se concentrar em fornecer valor e garantir que os custos do projeto sejam gerenciados de forma eficaz.

Técnicas de gestão de custos para abordagem ágil

As técnicas de gestão de custos ágeis mais utilizadas são listadas na tabela seguinte.

Técnicas de gestão de custos ágeis
Diferenças	Gestão de Custos Ágil
Estimativa Ágil	Técnica para estimar os custos das atividades do projeto com base na entrega incremental.
Orçamentação Incremental	Orçamento planejado para cada sprint, permitindo que a equipe do projeto tenha uma ideia clara dos custos atuais do projeto.
Análise de Custo-Benefício	Avaliação dos custos e benefícios de cada requisito do projeto para decidir quais tarefas devem ser priorizadas.
Gestão de Valor Agregado	Técnica para avaliar o desempenho do projeto em relação ao orçamento e cronograma, comparando o valor do trabalho realizado com o custo real. Técnica também utilizada na gestão de custos preditiva.
Controle de Mudanças	Técnica para gerenciar as mudanças no projeto e seu impacto nos custos, permitindo que a equipe do projeto tome decisões informadas sobre o orçamento do projeto.
Análise de Custo de Ciclo de Vida	Técnica para avaliar o custo total do projeto, incluindo custos de manutenção e operação pós-projeto, permitindo que a equipe do projeto faça escolhas mais informadas sobre os custos do projeto.

Essas são apenas algumas das técnicas de gestão de custos que podem ser aplicadas na abordagem ágil. É importante lembrar que cada projeto é único e pode exigir diferentes técnicas e abordagens de gestão de custos. A escolha das técnicas deve ser baseada nas necessidades do projeto e nas características da equipe e dos recursos disponíveis.

Case desenvolvimento aplicativo de gestão de viagens para a empresa IESAB

Analisaremos agora um case real de projeto de desenvolvimento de um aplicativo. Vale ressaltar que projetos de desenvolvimento de software são muito beneficiado com a gestão ágil de custos, isso dá por alguns motivos como:

• Gestão única do custo do recurso humano (recursos materiais designados para gestão operacional);
• Projeto com característica de fácil de apagar erros;
• Custo fortemente ligado a expertise e produtividade das pessoas.

História da gestão desse projeto

Veremos a seguir a história desse projeto contada pela perspectiva de um profissional que acompanhou a gestão dele.

Era uma vez um gerente de projetos chamado Lucas, que liderava uma equipe de desenvolvimento de software em um projeto ágil para criar um novo aplicativo de viagens corporativas para a empresa IESAB. Como parte do planejamento do projeto, Lucas precisava estimar os custos para apresentar ao cliente, mas ele sabia que a abordagem ágil para gestão de custos era diferente da abordagem tradicional.

Lucas decidiu utilizar a técnica de estimativa de custos por história de usuário, que é uma abordagem comum em projetos ágeis. As histórias de usuário são descrições curtas e concisas de funcionalidades específicas que o aplicativo deve ter, escritas na perspectiva do usuário final. Cada história de usuário é um pedaço funcional do aplicativo que traz valor ao usuário final.

Para que a equipe pudesse estimar os custos do projeto, eles precisavam primeiro criar uma lista de histórias de usuário. Lucas convidou a equipe para uma sessão de brainstorming, onde todos puderam contribuir com ideias sobre o que o aplicativo deveria fazer.

Depois de discutir e priorizar as ideias, a equipe começou a escrever as histórias de usuário. Cada história precisava ser curta o suficiente para que pudesse ser desenvolvida em uma iteração, mas detalhada o suficiente para que todos na equipe pudessem entender claramente o que precisava ser feito.

Para garantir que as histórias de usuário fossem escritas corretamente, a equipe seguiu alguns critérios de aceitação. Esses critérios definiam claramente o que era necessário para que a história de usuário fosse considerada concluída e entregasse valor para o usuário final.

Com as histórias de usuário definidas, a equipe passou para a próxima etapa: a estimativa de custos. Cada membro da equipe foi solicitado a estimar o tempo necessário para implementar cada história de usuário, levando em consideração o grau de dificuldade, a complexidade técnica e outras variáveis ​​relevantes.

Algumas histórias de usuário foram estimadas com mais facilidade, enquanto outras exigiram mais discussão e análise. Lucas encorajou a todos a compartilhar suas opiniões e a justificar suas estimativas para que a equipe pudesse aprender juntos e chegar a uma estimativa mais precisa.

Depois de várias horas de trabalho, a equipe finalmente concluiu a estimativa de custos usando a técnica de estimativa por história de usuário. Lucas ficou muito satisfeito com o trabalho realizado e apresentou os resultados ao cliente, enfatizando que as estimativas seriam atualizadas periodicamente durante a execução do projeto.

Graças à abordagem ágil de gestão de custos e à técnica de estimativa por história de usuário, Lucas e sua equipe puderam estimar os custos do projeto com agilidade, transparência e um nível aceitável de imprecisão. Eles foram capazes de planejar o projeto de forma mais eficaz e entregar valor ao cliente em iterações curtas e frequentes.

Identificação dos dados do projeto

Identificação dos dados centrais do projeto:

• Projeto: Desenvolvimento de um novo aplicativo de viagens corporativas
• Patrocinador: Digisolução
• Cliente: IESAB
• Equipe: 5 desenvolvedores, 1 gerente de projetos, 1 designer
• Duração do projeto: 6 meses

Gestão de custos desse projeto

Foi realizado um arquivo de Excel com a gestão de custos do projeto. Nesse arquivo Excel temos o custo dos recursos.

Recurso	Custo mensal
Desenvolvedor sênior	R$ 15.000
Desenvolvedor júnior	R$ 7.500
Gerente de projetos	R$ 20.000
Designer	R$ 12.000

Foi planejada a história de usuário. Cada história teve estimada o recurso e o tempo de trabalho.

Estimativa de recursos por história de usuário
História	Pontos	Descrição	Desenvolvedores	Duração Estimada	Custo estimado
1	10	RH faz o cadastro de usuários (profissionais que viajam pela IESAB)	1 júnior	2 semanas	R$ 3.750
2	20	Usuário faz busca por viagem a ser realizada	1 sênior	1 mês	R$ 15.000
3	30	Usuário consulta e edita Ordem de Serviço com dados para transporte e hospedagem	1 sênior 1 júnior	1,5 meses	R$ 30.000
4	15	Sistema emite relatório de apontamento de horas trabalhadas em viagem	1 júnior	2 semanas	R$ 3.750
5	25	Usuário analisa o seu histórico de viagens	1 sênior 1 júnior	1 mês	R$ 15.000
6	10	Usuário altera suas configurações de usuário	1 júnior	1 semana	R$ 3.750
7	5	Usuário emite sugestões de melhorias e questões	1 júnior	1 semana	R$ 3.750
8	10	RH faz personalização de perfil do usuário	1 júnior	1 semana	R$ 3.750
9	5	Usuário insere e consulta registros de custos em viagem (com relatório de análise)	1 júnior	1 semana	R$ 3.750
10	20	Usuário consulta controle de reembolso de custos em viagem. RH insere dados de reembolso de custos	1 júnior, 1 designer	2 semanas	R$ 11.250

Estimativa total Custo total do projeto: R$93.750,00.

Reserva de contingência: R$18.750,00.

Orçamento do projeto: R$93.750,00 + R$18.750,00 = R$112.500,00.

Conclusão

Ao concluir a leitura deste texto, espero que tenha percebido a importância de adotar uma abordagem mais dinâmica e colaborativa na gestão dos custos ágeis de projetos. Isso é uma contraposição a abordagem mais estática e setorizada.

Com a abordagem ágil, é possível adaptar o orçamento às mudanças e incertezas do projeto, garantindo a melhor alocação de recursos e a entrega de valor ao cliente. Além disso, a gestão ágil de custos incentiva a transparência e a comunicação efetiva entre a equipe e os stakeholders, favorecendo a tomada de decisão e o sucesso do projeto.