Como gerenciar custos em uma empresa? – Estratégia, projetos e operação

Importância da Gestão dos Custos

Para que uma empresa tenha lucro, é importante gerenciar os custos da empresa:

Lucro = receitas – custos

O dinheiro é um dos recursos mais importantes para manter uma empresa viva.

Responder de forma detalhada e completa a pergunta “Como gerenciar custos em uma empresa?” requer meses de estudo, é por isso que existe a pós-graduação em Engenharia de Custos e Orçamento.

Nosso objetivo nesse momento é responder a essa pergunta de forma prática e direta. Para isso, precisamos compreender os 3 tipos de gestão existentes em uma empresa porque cada uma dessas gestões tem um modo diferente de gerenciar os custos.

3 tipos de gestão inerentes a uma empresa

Os 3 tipos de gestão são:

  • Gestão de negócios (também denominada gestão estratégica)
  • Gestão de projetos (gestão de empreendimentos)
  • Gestão da operação (gestão da rotina e processos padrões)
Atividades dos 3 níveis gerenciais
Atividades dos 3 níveis gerenciais

Como gerenciar custos no âmbito da gestão de negócios

Gestão de negócios (ou gestão estratégica) é a gestão caracterizada por analisar o ambiente externo a empresa (mercado, ambiente político, o cenário econômico) e tomar as decisões de O QUE a empresa irá realizar.

Exemplo de análises estratégicas realizadas:

  1. Como está o mercado? (condição da curva da oferta e da demanda)
  2. Como está a legislação e quais as mudanças estão acontecendo? (oportunidades de negócios)
  3. Como está a inflação e o mercado de investimentos?
  4. Qual a quantidade de dinheiro necessária para manter a operação da empresa (OPEX)?
  5. Qual a quantidade de dinheiro disponível para realizar investimentos (CAPEX)?

Exemplo de decisões estratégicas realizadas:

  1. Quais os processos produtivos serão utilizados e quais processos produtivos não serão utilizados?
  2. Quais projetos serão realizados e quais projetos não serão realizados?
  3. Dos projetos que serão realizados, quais serão mais prioridade e quais serão menos priorizados?

Inclusive, por meio da gestão estratégica, pode-se decidir não aplicar o dinheiro em nenhuma prestação de serviços ou produção de produto, optando pelo investimento financeiro.

Falando em investimento financeiro, é importante lembrar de uma frase famosa atribuída ao físico Albert Einstein:

Os juros compostos são a força mais poderosa do universo e a maior invenção da humanidade, porque permitem uma confiável e sistemática acumulação de riqueza.”

Como gerenciar custos no âmbito da gestão da rotina

A gestão da rotina é a gestão que cuida dos processos produtivos e rotineiros . É essa gestão que cuida da aquisição e pagamento dos custos fixos (custo permanente), como:

  • Aluguel
  • Energia elétrica
  • Telefonia e internet
  • Consumo de água

Essa gestão é realizada em alguns passos simples:

  1. Monitoramento das contas a pagar
  2. Monitoramento das contas a receber
  3. Acompanhando do Fluxo caixa
  4. Determinação do orçamento periódico

Como gerenciar custos no âmbito da gestão de projetos

A gestão de custos em projetos é uma gestão mais complexa que a gestão da rotina. Por definição do PMBOK:

Um projeto é um esforço temporário que tem como finalidade um resultado único e possui recursos limitados.

O fato de cada projeto ser único e possui fases distintas, impede a realização de um orçamento mensal padrão.

Por exemplo, tomando o projeto da construção de uma casa, o custo do projeto no mês em que foi realizada a fundação é muito do custo do mês em que foram levantadas as paredes. Logo, o orçamento do projeto é realizado para o projeto e deve considerar que os gastos terão uma variação conforme as atividades de cada período do projeto.

Conforme o PMBOK, as etapas (ou processos) para realização de gestão de custos em projetos são:

  1. Planejar o gerenciamento dos custos
  2. Estimar os custos do projeto
  3. Desenvolver o orçamento
  4. Monitorar e controlar os custos do projeto

Esses 4 processos para realizar a gestão de custos de um projeto são apresentados na imagem seguinte.

4 processos para a gestão de custos de um projeto
4 processos para a gestão de custos de um projeto

Relação entre custos na estratégia, no projeto e na operação

Em geral, o projeto se inicia após uma análise estratégica e o seu resultado é entregue a gestão operacional. As atividades de gestão de custos nas 3 gestões aparecem na figura seguinte.

Fronteiras da gestão de projeto
Fronteiras da gestão de projeto

Estudo de caso: Construtora Tenda

O comitê de CAPEX (nível estratégico) da Tenda, em um determinado ano, selecionou 20 ideias de projetos de construção de condomínios residenciais em São Paulo.

As ideias são estudadas e cada uma recebe uma análise de viabilidade técnica e econômica.

  • Parâmetros da viabilidade econômica: Payback, TIR, VPL, ROI, risco do investimento, CAPEX necessário
  • Parâmetros da viabilidade técnica: Solo (engenharia civil), tráfego (arquitetura), habitação (prefeitura), elevadores (mecânica), disponibilidade energia elétrica (engenharia elétrica)

Parte das ideias viáveis são selecionadas e aprovadas para serem projetos, sendo encaminhadas para um gerente de projeto (nível tático). O gerente do projeto irá realizar 4 ações para gerenciar os custos do projeto:

  1. Planejar o gerenciamento dos custos
  2. Estimar os custos do projeto
  3. Desenvolver o orçamento
  4. Monitorar e controlar os custos do projeto

Após a conclusão do projeto, o mesmo fica sob responsabilidade da gestão da contrata para Administração do condomínio, que realiza isso com o apoio de um síndico. Esses dois gestores cuidaram da gestão da operação, envolvendo itens como:

  • Contar a pagar e receber mensalmente
  • Rotina de serviços periódicos como manutenção de elevadores e jardinagem
  • Regulamento e interno e comunicados mensais

A gestão operacional pode solicitar a abertura de projetos internos, como a expansão do salão de festas do condomínio e criação de vagas de estacionamento para visitantes.

Conclusão

Gerenciar os custos em uma empresa requer entender a gestão dos custos no âmbito da estratégia (portfólio), rotina (operação) e projetos (investimentos). Em cada um desses âmbitos, há passos diferentes para realização da gestão.


Quiz de fixação

Assinale uma única alternativa para cada uma das perguntas a seguir e teste o seu aprendizado.

1) Qual das 3 gestões abaixo não é uma das 3 macro gestões existentes?

Correct! Wrong!

2) Como é realizada a gestão de custos de um projeto?

Correct! Wrong!

3) Qual atividade abaixo é uma atividade de gestão de custos do projeto?

Correct! Wrong!

Como gerenciar custos em uma empresa?
Parabéns! Você obteve um excelente aproveitamento do estudo realizado! Excelente!

Anderson Ferreira

Anderson Ferreira é engenheiro mecânico pela PUC Minas, MBA em gestão de projetos pela USP, certificado como PMP pelo Project Management Institute, Mestre em Engenharia pela UFMG e certificado PMO-CP pela PMO Global Alliance. Anderson ama a gestão de projetos e engenharia, e acredita que unindo esses dois conhecimentos podemos construir um Brasil cada vez melhor.