Compreendendo o ambiente do projeto e preparando o TAP

Para iniciar a gestão de um projeto com sucesso, após compreender a justificativa para o projeto (registrada no Business Case), é importante analisar o contexto do projeto e documentar o Termo de Abertura do Projeto (TAP).

O TAP é um documento que registra a formalmente que um gerente de projeto GP terá autoridade sobre os recursos financeiros F, recursos humanos H, para realizar o projeto J, sob a autorização do patrocinador P.

Esse documento será importante para todo o projeto e é assinado pelo patrocinador e, em alguns casos, pelo gerente de projeto.

Para elaborar iniciar o projeto de modo adequado (e elaborar o TAP), você precisa compreender os:

• Documentos do negócio (como o Business Case)
• Acordos Prévios
• Fatores Ambientais da Empresa
• Ativos de Processos Organizacionais

Estudaremos agora os Acordos prévios, Fatores Ambientais da Empresa e os Ativos de Processos Organizacionais.

Acordos prévios

Os Acordos Prévios podem ser o que motivou a realização do projeto. Os Acordos Prévios a que o projeto deve obedecer podem ser:

▪ Contrato (CT): Documento que estabelece formalmente os termos, condições, direitos e obrigações entre o comprador e o fornecedor. O contrato é vinculativo legalmente e é essencial para garantir que ambas as partes cumpram suas responsabilidades conforme acordado. Inclui detalhes sobre o escopo do serviço ou produto, prazos, penalidades por não cumprimento e condições de pagamento.

▪ Ordem de Compra (OC): Documento usado para formalizar o aceite de uma proposta comercial. Ela é emitida pelo comprador e pode ser aceita (ou não), pelo fornecedor. Em geral, é assinada somente pelo comprador.

▪ Desenho Técnico: Documento elaborado para apresentar especificações técnicas preliminares do que será construído. Comumente chamado de projeto conceitual (o Desenho técnico detalhado para a fabricação é comumente chamado de projeto detalhado ou projeto executivo).

▪ Acordos de financiamento: Acordos para disponibilizar o recurso financeiro para o projeto. Quando o projeto não é realizado com recursos financeiros próprios, é comum se recorrer a bancos. Para projetos que promovam desenvolvimento da infraestrutura do Brasil, é possível obter juros com taxas atrativas junto ao BNDES (Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social).

▪ Proposta Técnica e Comercial: Documento elaborado pelo fornecedor que responde a um RFP, detalhando as soluções técnicas propostas, os custos associados e os termos comerciais. A proposta técnica e comercial fornece uma resposta abrangente às especificações e requisitos listados pelo cliente, oferecendo uma visão completa do projeto ou do fornecimento proposto, incluindo cronogramas, recursos necessários e benefícios esperados.

Se você deseje entender um pouco mais sobre Engenharia de Vendas ou sobre Propostas Técnicas e Comerciais, acesse aqui.

Fatores Ambientais da Empresa (FAE)

Os Fatores Ambientais da Empresa (FAEs) são condições fora do controle da equipe do projeto que influenciam, restringem ou direcionam o projeto. Essas condições podem ser internas e/ou externas à organização.

Veja alguns exemplos de FAEs para um projeto de construção de uma planta industrial:

• Condições de mercado: Fatores como a oferta e demanda de materiais de construção, a estabilidade dos fornecedores, possibilidades de importação e as flutuações de preço podem afetar o custo e o cronograma do projeto.
• Condições econômicas: Taxas de juros, inflação e a saúde econômica geral podem impactar o financiamento e os custos do projeto.
• Condições legais: Inclui todos os aspectos legais, como patentes, direitos autorais e conformidade com leis de zoneamento que podem afetar a construção e operação da planta.
• Condições sociais: A relação entre a comunidade local e o projeto é crucial. Questões como emprego local, impacto ambiental e o bem-estar da comunidade podem influenciar a aceitação do projeto e potenciais atrasos ou oposições.
• Condições geográficas: O clima pode afetar o cronograma de construção, especialmente em regiões propensas a condições meteorológicas extremas. A geografia do local também pode impor desafios específicos, como necessidades de terraplenagem ou fundamentação especial.

Os Fatores Ambientais da Empresa acima apresentados são externos a empresa. Mas também temos Fatores Ambientais da Empresa internos, como:

• Recursos disponíveis: Inclui disponibilidade de pessoal qualificado, equipamentos e tecnologia necessários para a execução do projeto.
• Cultura organizacional: As normas, valores e comportamentos que predominam dentro da empresa podem influenciar as decisões do projeto e a colaboração entre os membros da equipe.
• Estrutura organizacional e governança: Determina o nível de autoridade que o gerente de projeto possui e como as comunicações devem ser conduzidas dentro da organização.

Estes fatores podem aumentar ou restringir as opções de gerenciamento de projeto, além de poderem ter influência positiva ou negativa sobre o resultado.

Os FAEs são considerados ao longo do gerenciamento de projeto, principalmente na iniciação e no planejamento do projeto. Eles variam muito em tipo e natureza e devem ser compreendidos para que a gestão do projeto seja eficaz.

Cultura organizacional

A cultura organizacional representa o conjunto de valores, crenças, rituais, normas, atitudes e práticas que constituem o modo de ser de uma organização. Ela é o ambiente social que molda as ações e comportamentos dos membros de uma organização, influenciando como eles percebem, pensam e valorizam suas atividades.

A cultura organizacional não apenas define o “como” as coisas são feitas dentro de uma organização, mas também pode ser um fator determinante no sucesso ou fracasso dos projetos. Gerentes de projeto que efetivamente entendem e utilizam a cultura organizacional têm melhor capacidade de navegar no ambiente corporativo, maximizando o potencial de sucesso de seus projetos.

Para aprender mais sobre cultura organizacional, acesse aqui.

Governança do projeto

Governança refere-se ao conjunto de regulamentos, estatutos, políticas, processos e procedimentos utilizados para direcionar, administrar e controlar como se exerce a liderança e o poder. Ela é crucial para garantir que a organização seja conduzida de maneira ética e eficaz, alinhada com suas metas e os interesses de seus stakeholders. A governança abrange vários aspectos, incluindo a forma como as decisões são tomadas, a supervisão de operações e a responsabilização dos gestores.

A governança da empresa define a interação entre diferentes partes, como acionistas, diretoria, conselho de administração, a gestão executiva, gestão tática e equipe de operação.

A governança do projeto define como as pessoas que participam do projeto serão conduzidas e lideradas e monitoradas, distribuindo responsabilidades e permitindo que que as atividades sejam delegadas por meio da autoridade concedida ao gerente do projeto.

Governança é compreender quem manda, porque manda, quem obedece, porque obedece, quem assume a responsabilidade, e porque assume a responsabilidade, e como as “desobediências” são tratadas.

A governança do projeto irá determinar o modo como que se deve:

• Orientar e supervisionar o gerenciamento do trabalho do projeto;
• Garantir o cumprimento de políticas, padrões e diretrizes;
• Definir papéis, responsabilidades e autoridade de governança;
• Tomar decisões sobre escalação de riscos, mudanças e recursos;
• Garantir o engajamento apropriado das partes interessadas, e;
• Monitorar o desempenho.

Estrutura organizacional

A estrutura organizacional é o sistema que define quem lidera quem e quem é liderado por quem, e como é o grau de comunicação de diretrizes entre as diferentes pessoas da equipe.

A estrutura organizacional é representada por um gráfico chamado de organograma. Como o exemplo abaixo do organograma da Petrobras.

A estrutura organizacional distribui a liderança, pode ir dos níveis de acionista diretivo, presidência, diretoria executiva (Clevel), diretoria operacionais, gerência, coordenação e operação.

A estrutura organizacional determina tanto a hierarquia quanto a distribuição de autoridade dentro da organização (e dentro do projeto), e tem grande impacto na cultura empresarial e o modo operacional de você realizar o trabalho de gerenciar o projeto.

Existem 1001 tipos de estrutura organizacional. As três principais são:

▪ Estrutura Funcional: Divide a organização por funções específicas ligadas a operação, como marketing, finanças, produção, etc. Cada departamento é gerenciado de forma independente e tem seu próprio conjunto de responsabilidades.

▪ Estrutura Projetizada: Organiza a empresa em divisões autônomas baseadas em projetos. Cada divisão opera quase como sua própria empresa, com seus próprios recursos e objetivos.

▪ Estrutura Matricial: Combina elementos das estruturas funcional e projetizada. Os funcionários têm dois gerentes: um gerente funcional e um gerente de projeto ou produto, permitindo que recursos sejam compartilhados entre projetos e funções.

Perguntas para você refletir sobre:

• Em qual estrutura dessas 3 você acredita que o gerente de projeto tem maior autoridade e menor autoridade sobre as pessoas que trabalham no projeto?
• Quais as vantagens e desvantagens de cada uma dessas três estruturas organizacionais?
• Como seria a representação no organograma dessas 3 estruturas organizacionais?

A figura seguinte analisa 8 diferentes tipos de estruturas organizacionais.

Atenção! Não está escrito que a estrutura organizacional é o organograma. Não É! A estrutura organizacional é uma relação de quem lidera e quem é liderado que pode ser representada pelo organograma. Mas, na maior parte das empresas e dos projetos, o organograma é uma ferramenta pobre para representar as complexas relações de liderança e liderado da realidade.

Você não irá compreender a estrutura organizacional do seu projeto ou da empresa em que você trabalha apenas estudando o organograma. Você precisa estudar a estrutura organizacional olhando diretamente para ela na prática da vivência profissional do dia a dia.

Ativos de Processos Organizacionais (APO)

Os Ativos de Processos Organizacionais (APOs) são documentos existentes na organização que influenciam a gestão do projeto.

Veja alguns exemplos de APOs para um projeto de construção de uma planta industrial:

• Estatuto da empresa: Conjunto de regras que todos os integrantes da empresa devem seguir
• Procedimento de compra: Passo a passo de compra que deve ser seguido pela empresa.
• Plano estratégico da empresa: Plano empresarial com visão de médio e longo prazo com objetivos que os projetos não podem contrariar.
• Procedimento de gestão de projetos: Determina as ações que deve seguir o gerente do projeto na empresa.
• Política de segurança de dados: Informa como informações do projeto podem ou não ser compartilhadas com demais partes interessadas do projeto.
• Banco de dados: Repositórios de conhecimento específicos utilizados pela organização, como documentos de planejamento de projetos anteriores.

Os APOs incluem qualquer artefato, prática ou conhecimento de uma ou todas as organizações envolvidas no projeto, que pode ser utilizados para executar ou administrar o mesmo. Compreender os APOs é fundamental para realizar muitos processos de gerenciamento de projeto, como:

• Planejar os prazos do projeto;
• Gerenciar as compras e custos do projeto;
• Se relacionar e comunicar com partes interessadas do projeto.

Na IESAB Engenharia de Elevação, por exemplo, muitas dessas informações são presentes na Intranet da empresa, disponíveis aos profissionais conforme sua posição. O mesmo acontece em empresas como Vale, Globo e FIEMG.

Compreendendo o TAP

O TAP formaliza a autorização para iniciar o projeto e concede autoridade ao Gerente de Projeto nomeado para aplicar recursos da organização que estarão sob sua responsabilidade enquanto realizando trabalhos para o projeto.

O TAP é um documento formal, que pode ser elaborado pelo gerente do projeto ou vir pronto pela diretoria da empresa, e para ter validade ele sempre deve ser assinado pelos patrocinadores do projeto.

Considerando que o TAP existe com a função principal de:

• Registrar a justificativa do projeto
• Registrar a autoridade dos recursos pelo GP por parte do Patrocinador
• Registrar o objetivo e abertura do projeto

A elaboração do TAP incluí uma visão/planejamento em alto nível, com o intuito de apresentar a viabilidade do projeto e as restrições determinadas (em prazo ou em orçamento, por exemplo). Devido a isso que as informações que costumam estar presente nesse documento são:

• Resumo das condições do projeto
• Finalidade do projeto (objetivo)
• Justificativa do projeto
• Objetivo do projeto
• Principais Partes Interessadas
• Necessidades básicas do trabalho a ser realizado
• Descrição em Alto Nível do projeto (1. Produto do projeto, 2. Resumo do Cronograma de Marcos do projeto, 3. Necessidade Inicial de Recursos, 4. Orçamento pré-aprovados)
• Registro de Premissas, Riscos e Restrições Iniciais do Projeto (1. Premissas Iniciais, 2. Risco Geral do projeto, 3. Restrições Iniciais)
• Gerente do projeto designado, suas responsabilidades e sua autoridade
• Patrocinadores

Apresentação do TAP

A reunião em que é realizada a apresentação do Termo de Abertura do Projeto (TAP) é geralmente conhecida como reunião de kick-off do projeto. Essa reunião é crucial para o início formal do projeto, pois é nela que o TAP é apresentado e discutido com todas as partes interessadas principais, incluindo a equipe do projeto, patrocinadores, e possivelmente clientes ou usuários finais.

É muito comum colocar os dados principais do TAP (que é um documento geralmente em formato relatório) em uma apresentação em formato de slide. O propósito da reunião de kick-off com a apresentação do TAP é:

▪ Alinhamento e Comprometimento: Assegura que todos os participantes entendam o escopo do projeto, os objetivos, entregáveis principais, e o papel de cada um no projeto. Isso ajuda a criar um sentido de propriedade e comprometimento entre os envolvidos.

▪ Esclarecimento de Dúvidas: Oferece uma oportunidade para esclarecer quaisquer dúvidas ou preocupações que as partes interessadas possam ter a respeito do projeto. Isso ajuda a mitigar riscos e a gerenciar as expectativas desde o início.

▪ Visão Geral do Projeto: O TAP, sendo o documento que formaliza a existência do projeto, fornece uma visão clara dos objetivos e do fundamento do projeto, incluindo a justificativa de negócios, o impacto esperado, e as restrições conhecidas.

▪ Motivação da Equipe: Esta reunião também serve para motivar e inspirar a equipe do projeto, destacando a importância do projeto e o impacto positivo que sua conclusão terá.

▪ Fundação para Comunicação Futura: Estabelece as linhas de comunicação entre as partes interessadas e a equipe do projeto, definindo como as informações serão compartilhadas ao longo do projeto.

Em resumo, a reunião de kick-off com a apresentação do TAP é conduzida pelo Gerente do Projeto e é um passo fundamental para iniciar o projeto no caminho certo, garantindo que todos os envolvidos compreendam seus papéis, responsabilidades, e as expectativas para o sucesso do projeto.

Informações que não estão no TAP

Na etapa de iniciação do projeto, as seguintes informações ainda não estão disponíveis e serão calculadas na etapa de planejamento do projeto:

• Cronograma detalhado
• Análise completa dos riscos
• Estimativa precisa dos custos

O TAP proporciona uma comunicação direta, concisa e formal, inverso a comunicação detalhada, completa e menos formal do Plano de Gestão do Projeto (PGP), que é o documento que explicará claramente informações críticas ainda não foram desenvolvidas ou calculadas.

Conclusão

Garantir o sucesso de um projeto, começa entendendo os objetivos e o ambiente do projeto, registrando essas informações no TAP.

Elabore o TAP de modo organizado e garanta um documento que formaliza o seu poder enquanto gerente de projeto para exercer autoridade de gestão sob os recursos que serão colocados sob a sua responsabilidade.

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