Como detalhar o escopo de uma proposta comercial?
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Um dos primeiros passos para a elaboração de uma proposta comercial, é compreender o escopo do fornecimento.
Essa etapa é comumente chamada de levantamento de demanda. A demanda do cliente deve ser entendida pelos dois lados: cliente e vendedor (contratante e contratado).
Essa etapa é importante para que não aconteça erros de desalinhamento e/ou quebra de expectativas como ilustrado na famosa imagem a seguir.
Quando não temos um bom alinhamento de expectativas e escopo de fornecimento, podemos cair do Scope creep, que é o fenômeno do escopo ser continuamente alterado sem a devida remuneração para isso, o que pode ser prejudicial no caso de clientes oportunistas e fornecedores maliciosos que tentam acrescentar/retirar escopo do fornecimento devido à falta de detalhamento da proposta.
🤔 Pergunta: Você já presenciou o fenômeno do Scope creep (mudança mal-intencionada do escopo de fornecimento)? [responda aqui]
A determinação do escopo também será fundamental para o próximo passo de elaboração da proposta: precificação.
Determinação do escopo
Para facilitar o nosso trabalho, é comum dividirmos o levantamento de demanda em duas partes:
- Determinação do escopo da entrega;
- Determinação do escopo do trabalho.
Determinação do escopo da entrega
A entrega é o que o cliente de fato irá receber, embora outros trabalhos além da entrega também sejam necessários de serem realizados e possam não ser percebidos pelo cliente.
É preciso conversar com o comprador para compreender e definir bem o escopo da entrega.”
Após a compreensão do que o comprador deve receber, é importante descrever com cuidado o que o que compõe essa entrega. Margens para interpretações dúbias ou brechas que permitem falsas expectativas podem gerar problemas futuros.
Minha experiência profissional demonstra que a descrição da proposta é menos importante que a expectativa do cliente, portanto, alinhar a expectativa por meio de conversas é muito importante.
Para produtos, podemos ter os seguintes itens para apoiar a definição do escopo:
- Catálogos;
- Datasheet;
- Folders e apresentações;
- Registro fotográfico;
- Desenhos técnicos.
Para serviços, devido ao seu caráter de intangibilidade, o processo de especificação é um pouco mais complexo e requer o maior uso de palavras.
- Exemplo de proposta comercial de um produto: Plataforma Inclinada de Acessibilidade IESAB;
- Exemplo de proposta comercial de um serviço: Testes de ancoragem IESAB.
A determinação do escopo do produto é essencial para o cálculo do custo da matéria-prima a ser utilizada.
Determinação do escopo do trabalho
Além da entrega em si, que se refere ao produto/serviço que o cliente recebe/percebe, pode existir trabalho que é necessário realizar que não é apresentado na proposta, mas que é de fundamental compreensão para o cálculo da precificação e demais condições a serem apresentadas na proposta.
É preciso conversar com o especialista técnico para compreender e definir bem o escopo do trabalho.”
O escopo de trabalho permite calcular o custo dos insumos (consumíveis materiais) e da mão-de-obra que será utilizada.
Exemplo de insumos:
- Energia elétrica para fabricação de produtos;
- Discos de corte/desbaste;
- Areia, cimento, brita;
- Eletrodos revestidos e arames de solda;
- Gases consumíveis para oxicorte.
Se você não tem expertise técnica sobre o trabalho a ser realizado, você precisará conversar com uma opinião técnica especializada que possa te orientar sobre todos os itens que fazem parte do trabalho a ser realizado.
Ao determinar o escopo do trabalho, tão importante quanto especificar o que está incluso no escopo, é especificar o que NÃO está incluso no escopo do trabalho. Exemplo de itens que podem NÃO estar no escopo de trabalho no fornecedor:
- Construção da caixa de corrida, estrutura da casa de máquinas e poço do elevador;
- Aluguel e disponibilização de equipamentos de elevação (andaimes, plataformas, caminhão Munck).
Exemplo: Análise do escopo da obra da usina Ecovital
Como exemplificação, a usina EcoVital (usina de incineração instalada na região metropolitana de Belo horizonte) foi construída por meio de contratação de diversos fornecedores. Para realizar a precificação da proposta, os diferentes fornecedores analisaram os diferentes projetos para a construção da usina.
Foram documentos analisados para realizar a precificação:
- Projeto arquitetônico (plantas e cortes gerais e executivos)
- Projeto estrutural (ou projeto de construção civil)
- Projeto de terraplanagem
- Projeto hidrossanitário (gás, água)
- Projeto de instalação elétrica
- Projeto de controle e automação (sistema supervisório)
- Projeto de equipamentos mecânicos (portões, elevadores etc.)
- Projeto do isolamento térmico
- Projeto conceitual dos equipamentos de elevação (transportador de cinzas e elevador de cargas).
A maior parte dos projetos estava no nível executivo já com a lista de materiais apresentada. Mesmo assim, foram necessárias vistorias técnicas no local de construção e reuniões de explicação dos projetos para compreender o escopo antes de iniciar a precificação.
A seguir uma foto da fase de construção da usina.
A seguir uma foto após a inauguração da usina.
Normas aplicáveis tem impacto no escopo do fornecimento
É importante compreender quais são as normas aplicáveis a realização do fornecimento. As normas podem requerer recursos que geram impacto no preço e demais condições da proposta.
Exemplo de normas que impactam a precificação da prestação de serviço de instalação de ponto de ancoragem:
- NR 35: Trabalho em Altura;
- ABNT NBR 15475: Acesso por corda – Qualificação e certificação de pessoas;
- ABNT NBR 16325-1: Proteção contra quedas de altura Parte 1: Dispositivos de ancoragem tipos A, B e D;
- ABNT NBR 16325-2: Proteção contra quedas de altura – parte 2: Dispositivos de ancoragem tipo C.
Elementos dessas normas que impactam o preço e demais condições na proposta:
- Alpinistas não podem realizar acesso por corda em dia de chuva ou com previsão de chuva iminente no local de trabalho;
- Alpinistas não podem realizar trabalho em altura em estrutura metálica em dia com incidência de raios próximos ao local de trabalho;
- Os pontos de ancoragem devem ser de aço inox.
Fatores de produtividade (índices de produtividade)
Os fatores de produtividade definem a produtividade para realizar o fornecimento e são essenciais para o cálculo da precificação e demais condições da proposta.
Seguem exemplos de fatores de produtividade para a realização do fornecimento de pontos de ancoragem:
- Tempo de cura do chumbador químico utilizado no ponto de ancoragem;
- Tempo médio para realização de cada ponto de ancoragem;
- Tempo de preparação dos EPIs;
- Tempo para conferência dos documentos da empresa e dos profissionais (Ficha de EPI, ASO, PPRA, PCMSO);
- Tempo para treinamento de integração;
- Tempo para deslocamento;
- Tempo de emissão de documentos de segurança (OS, PT, PTA);
- Tempo de montagem do acesso por corda.
Para os interessados, o significado das siglas dos documentos mencionados é:
- PPRA = Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
- ASO = Atestado de Saúde Ocupacional;
- OS = Ordem de Serviço;
- PT = Permissão para o Trabalho;
- PTA = Permissão para o Trabalho em Altura.
👉 Para os interessados, você pode saber mais sobre o escopo de trabalho incluso em um fornecimento de sistema de ancoragem clicando aqui.
Quiz de fixação
Teste o seu aprendizado. Escolha uma alternativa para as perguntas a seguir:
1. O que é o escopo da entrega de uma proposta?
Escopo de entrega é o escopo que de fato será transferido para o comprador. Não inclui alguns itens do escopo de trabalho que são necessários para o fornecimento, mas que não serão repassados diretamente para o comprador e que, por não os visualizar, o comprador pode não ter ciência do escopo do trabalho.
2. O que é o escopo do trabalho de uma proposta?
O escopo do trabalho é todo o trabalho necessário para o fornecimento, incluindo o trabalho que não é de conhecimento do comprador.
3. Todos os itens abaixo são importantes para fazer o levantamento de demanda (identificar o escopo de um fornecimento) de uma proposta de modo completo, EXCETO um, qual?
Preço e escopo estão relacionados, mas saber o preço do concorrente pouco contribui para conhecer o escopo.
4. Os itens abaixo são itens referentes ao escopo do trabalho do fornecimento de um sistema de ancoragem, EXCETO um, qual?
A matéria-prima do fornecimento é algo adquirido ou em estoque, não é um trabalho (não é escopo do trabalho). Realizar a manufatura de uma matéria-prima é escopo do trabalho, a matéria-prima em si, não o é.
