Como determinar as condições de uma proposta técnica e comercial?
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Além de determinar o preço, uma proposta deve apresentar as demais condições para a realização do fornecimento.
Quando você é o comprador e deseja escolher a melhor proposta técnica e comercial disponível, existem vários fatores importantes que você deve avaliar:
- Escopo;
- Preço;
- Qualidade;
- Condição de reajuste do preço e prazo de validade da proposta;
- Prazo;
- Garantias contratuais.
De todos esses fatores, o preço, em geral, é o fator mais relevante. Evidentemente, não adianta bom preço sem a qualidade desejada ou sem garantias contratuais satisfatórias ou sem a completude do escopo desejada.
Uma compra de qualidade deve considerar a relação custo-benefício de posse da análise dos riscos envolvidos.
Prazo de entrega
É necessário elaborar um cronograma do fornecimento para compreender o tempo necessário para realizar o fornecimento. Além de explicitar o prazo de entrega, o comprador pode exigir que sejam estimados marcos do fornecimento, dividindo o fornecimento em entregas menores e periódicas.
O prazo de entrega também precisa ser estimado, as mesmas técnicas de estimativas usadas para a estimativa de custos.
É importante colocar uma cláusula de tolerância para atrasos e adiantamentos, e uma cláusula para proteger a eventos de causa maior como quarentenas, acidentes ambientes e mudanças na legislação.
Forma de entrega
Para propostas que envolvem fornecimento de itens materiais, é preciso detalhar na proposta como será a entrega. Em geral, temos as formas de entrega apresentadas na tabela seguinte.
Evidentemente, para a entrega CIF, o fornecedor deve considerar os custos e riscos de assumir o transporte em sua precificação.
Para fornecimento de desenhos técnicos e laudos de engenharia, podemos utilizar a forma de entrega Envio eletrônico, é importante oficializar o e-mail com o aceite de que o documento foi enviado.
Garantias de qualidade
É importante calcular uma margem de contingência para o prazo a ser inserido na proposta para a prevenção de riscos, como riscos de atrasos, ou, conforme o caso, uma declaração de que existe uma determinada tolerância no prazo apresentado conforme imprevistos que possam acontecer.
Também podemos colocar cláusulas de proteções contra:
- Riscos de causa maior (uma quarentena devida uma pandemia, por exemplo);
- Riscos de intempéries e condições climáticas desfavoráveis;
- Riscos de mudanças na legislação.
Muitos fornecedores não assinaram propostas de serviços/produtos complexos e valiosos sem uma garantia documentada.
- Garantia de serviços prestados;
- Garantia de produtos entregues.
É interessante colocar que multas e outras penalidades só poderão ser aplicadas caso o comprador tenha cumprido plenamente a sua parte, como, por exemplo, a pontualidade dos pagamentos.
Caso necessário, pode-se elaborar um contrato com mais condições que as apresentadas na proposta. Deve haver a indicação explícita de qual a proposta comercial o contrato se refere.
Exemplos de condições de garantia:
- A CONTRATADA responderá, durante o prazo de 5 anos pela garantia pela solidez e segurança do trabalho de construção civil, conforme Artigo 618 da Lei nº 10.406 de 10 de Janeiro de 2002;
- A CONTRATADA responderá pelo serviço de manutenção preventiva, durante o prazo de um ano, desde que sejam seguidas as orientações de operação e segurança comunicadas no manual de operação do das plataformas.
Condição de reajuste
Conforme a oscilação dos preços dos itens estimados no mercado, será determinada a validade da proposta.
Para permitir um maior prazo de validade da proposta, o preço pode ser condicionado a uma atualização conforme algum índice econômico, como:
- INCC = Índice Nacional de Custo de Construção
- IPCA = Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo
- IGP-M = Índice Geral de Preços
- Selic = Taxa básica de juros
Independente da data de validade da proposta, o preço a se pagar pelo fornecimento pode ser colocado com uma variação conforme o comportamento de algum índice financeiro.
Revisão final do documento
Após a proposta comercial ter sido elaborada, é importante realizar uma revisão do documento para garantir sua completude e que está adequada.
Em algumas empresas, é exigido que um segundo profissional seja o revisor (ou aprovador) da proposta comercial.
Alguns itens são importantes de serem revisados porque a revisão deles pode permitir uma redução do preço da proposta:
- Revisão do escopo
- Redução do custo
- Realização de treinamentos
- Terceirização dos riscos
Quiz de Fixação
Teste o seu aprendizado. Escolha uma alternativa para as perguntas a seguir.
1. Qual dos itens abaixo NÃO é um item essencial a ser avaliado em uma proposta comercial?
2. Abaixo temos alternativas de como podemos adequar o preço de uma proposta técnica e comercial devido os efeitos da inflação, EXCETO uma alternativa, qual?
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