Como elaborar um contrato completo e conciso para uma aquisição do projeto?

Gerenciar bem uma aquisição tem como uma etapa muito importante a elaboração e assinatura de contratos. É importante que esse contrato seja completo (de forma a evitar problemas e retrabalhos) e conciso (de forma que as aquisições ocorram de forma clara e ágil).

Como escrever um bom contrato?

Em gestão de projetos, o termo “contrato” refere-se a um acordo formal e legal entre duas ou mais partes que estabelece os termos e condições sob os quais uma aquisição será realizada. Este documento é essencial, pois formaliza responsabilidades, expectativas e compromissos das partes envolvidas.

A falta de um contrato formal, ou acordos importantes realizados apenas de modo verbal, é uma das maiores causas de prejuízos, atrasos e retrabalhos na gestão de projetos.

O contrato promove:

• Formalização das regras de um acordo
• Relacionamento legal entre as entidades
• Delimitação de direitos e deveres
• Determinação das responsabilidades
• Estabelecimento obrigação mútua
• Fornecimento de estrutura de como lidar com a falha por uma das partes
• Em última instância, remediação no tribunal.

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Clausulas padrões e importantes para um bom contrato

No contexto de um contrato de compra e venda no âmbito da gestão de projetos, existem 10 cláusulas comuns que ajudam a estabelecer os termos e condições da transação entre o comprador e o fornecedor. É importante ressaltar que as cláusulas específicas podem variar dependendo do tipo de projeto, da indústria e das partes envolvidas. São essas cláusulas:

1. Identificação das partes: Essa cláusula inclui os nomes e as informações de contato completas do comprador e do fornecedor, estabelecendo sua identidade legal e a relação contratual.
2. Descrição do produto ou serviço: Nessa cláusula, são detalhados de forma precisa e completa os produtos ou serviços que serão adquiridos. Isso inclui especificações técnicas, quantidades, qualidade esperada, prazos de entrega, entre outros detalhes relevantes. Em geral, esses dados podem ser simplesmente referenciados a uma Proposta Técnica e Comercial ou a um Termo de Referência.
3. Preço e condição de pagamento: Essa cláusula estabelece o valor acordado para a compra e venda, assim como as condições de pagamento, como prazos, formas de pagamento e eventuais ajustes de preço ao longo do contrato.
4. Prazos e cronograma: Essa cláusula define os prazos e marcos importantes relacionados à entrega do produto ou à realização do serviço. Pode incluir datas de início e prazos limites para término, etapas intermediárias, marcos de pagamento, entre outros.
5. Condições de entrega: Essa cláusula descreve as condições logísticas e de entrega do produto ou serviço. Ela pode abordar aspectos como local de entrega, responsabilidade pelo transporte, embalagem, seguros e critérios de aceitação do produto ou serviço pelo comprador.
6. Garantias e responsabilidades: Nessa cláusula, são estabelecidas as garantias oferecidas pelo fornecedor em relação à qualidade, desempenho, durabilidade ou outros aspectos relevantes do produto ou serviço. Além disso, são definidas as responsabilidades de cada parte em caso de descumprimento contratual ou danos causados a outra parte.
7. Rescisão e penalidades: Essa cláusula prevê as condições em que o contrato pode ser rescindido, tanto por uma das partes quanto por ambas, e quais as penalidades ou indenizações aplicáveis em caso de rescisão antecipada ou descumprimento contratual.
8. Lei aplicável e resolução de disputas: Essa cláusula define a lei que rege o contrato e estabelece o mecanismo para a resolução de disputas, como mediação, arbitragem ou jurisdição competente.
9. Propriedade intelectual: Se o produto ou serviço envolver direitos de propriedade intelectual, essa cláusula estabelecerá como serão tratados esses direitos, como licenciamento, transferência de propriedade ou confidencialidade.
10. Confidencialidade e sigilo: Se houver informações confidenciais envolvidas no contrato, essa cláusula determinará as obrigações das partes em relação à confidencialidade e ao sigilo dessas informações.

De modo geral, essas são clausulas presente em quase todos os bons contratos de compra e venda.

Provavelmente, na empresa em que você trabalha já existem alguns modelos de contratos padrões para diferentes tipos de aquisições, que já apresentam algumas dessas cláusulas já preparadas para serem usadas.

Clausulas especiais a cada fornecimento

O gerente de projeto precisa compreender o que um contrato precisa apresentar além das cláusulas padrão. É necessário compreender a situação específica da aquisição e determinar o que ela acrescenta ou modifica no contrato. Em geral, as cláusulas específicas envolvem:

• Escopo e requisitos do projeto: por exemplo, descrição de como será o maquinário de escavação de carga alugado para o projeto em dimensões, potência e capacidade.
• O que acontecerá em caso de ocorrência de riscos identificados ao projeto: por exemplo, em caso de indisponibilidade para utilizar o maquinário fornecido, o fornecedor deverá repor ao contratante o valor de R$150,00 o dia de indisponibilidade.
• Requisitos de gestão do projeto: por exemplo, o fornecedor deve enviar mensalmente um relatório apresentando quais atividades foram concluídas e quais atividades estão em andamento para realização do desenho hidráulico de dutos a ser fornecido para o projeto.
• Qual tipo de contrato escolher: É importante conhecer e selecionar o melhor tipo de contrato conforme dados específicos da aquisição.

É interessante que cláusulas especiais indiquem documentos que são anexos ao contrato e que devam ser respeitados. Exemplos de documentos que podem ser anexados ao contrato:

• Especificação do Trabalho (DT) ou Termo de Referência (TR)
• Projeto de engenharia
• Proposta Comercial
• Catálogo Técnico.

Cuidado para que nenhum documento anexo ao contrato contrarie alguma informação presente no contrato, para não ter o risco de ter o contrato invalidado posteriormente devido incongruência.

Qual tipo de contrato escolher?

São muitos os tipos e subtipos de contratos para realizar a aquisição de um fornecimento, cada um com suas vantagens e desvantagens. O gerente do projeto tem como responsabilidade saber determinar o melhor tipo de contrato para cada aquisição.

Vamos analisar os três dos principais tipos de contrato e em que situações eles são mais adequados.

Contrato a preço fixo (PF)

O contrato de compra e venda a preço fixo é um dos tipos mais comuns de contrato. Ele estabelece as condições para a venda de um produto ou serviço entre duas partes em que o preço é pré-definido e não será alterado.

Nesse contrato, o fornecedor entrega X e o CONTRATANTE paga Y. Para elaboração de um bom contrato a preço fixo, é necessário:

• Determinação clara do que é X (o que será entregue);
• Determinação clara do que é Y (valor do pagamento).

Se o custo para realização do trabalho exceder a remuneração, o fornecedor assume o prejuízo. Desse modo, o risco da contratação recai sobre o fornecedor. Esse risco, obviamente, tem um custo, e, por isso, o fornecedor deve contabilizá-lo ao elaborar a precificação. Logo, este não costuma ser o contrato que apresenta o melhor preço para o comprador.

Existe o risco remanescente para o contratante de que, ainda que estipulada em contrato, o fornecedor descumpra a Proposta Comercial, desse modo, é importante para o contratante que haja cláusulas de garantia.

Existe o risco de o contratante não ter apresentado uma Especificação Do Trabalho clara e completa. Isso permite que o Contratante possa emitir pedidos de aditivos, reivindicações e pleitos, o que pode ocasionar em litígios.

• Os pleitos são demandas formais de uma das partes envolvidas no contrato, geralmente relacionadas a compensações financeiras ou extensões de prazo, devido a mudanças nas condições originais do contrato. Quando os pleitos não são resolvidos de forma amigável ou através de negociação direta, eles podem se transformar em litígios.
• Um litígio é a etapa em que a disputa formal entre as partes é levada para um tribunal, arbitragem ou mediação para ser resolvida legalmente. Litígios ocorrem quando não há consenso sobre como resolver o pleito, e as partes recorrem a terceiros para tomar uma decisão.

Litígio, em geral, significa que houve um erro grave na gestão da aquisição, e agora ocorrerá, de modo geral, um prejuízo tanto para o contratante como para o contratado.

O custo financeiro do fornecedor, nesse tipo de contratação, não é divulgado ao comprador; somente o preço é comunicado.

A contratação a preço fixo é inadequada quando não existe determinação clara de X e Y, isso é, determinação clara do escopo do fornecimento e determinação clara do valor adequado a ser cobrado.

Uma vantagem desse tipo de contratação é que o fornecedor tem o incentivo de concluir o fornecimento o mais rápido possível. Uma desvantagem desse tipo de contratação é que o contratante tem o incentivo de entregar o fornecimento com o mínimo de escopo previsto em proposta possível.

O contrato a preço fixo pode ser de dois tipos:

• Preço fixo global: um preço fixo para todo o escopo do fornecimento. Exemplo: Instalação de piso para a obra no valor de R$50.000,00.
• Preço fixo unitário: preço por cada unidade de item vendido, sendo usado quando a quantidade total a ser vendida ainda não é conhecida. Exemplo: Instalação de piso para a obra no valor de R$100,00/m².

Exemplos de negócios que costumam utilizar a contratação a preço fixo:

• Fabricação de produtos da indústria mecânica (máquinas, carros, elevadores, aviões);
• Construção de itens previamente projetados (galpão, plataforma de acesso).

O contrato spot é um tipo de contrato a preço fixo global. Nesse contrato, temos um único pagamento à vista, que pode ser realizado no momento da venda ou da entrega técnica (O termo “spot” significa instantâneo, isso é, o fornecimento precisa ser imediato).

O contrato por empreitada é usado para estabelecer uma relação contratual entre um contratante e um empreiteiro que se compromete a realizar um serviço por um preço fixo.

Contrato a preço por tempo e material (TM)

Na contratação por tempo e material, o comprador paga pelo tempo e pelos materiais dispendidos pelo fornecedor.

Usamos o contrato do tempo e material quando:

• Não temos uma definição completa do trabalho a ser realizado, e/ou;
• Não temos uma definição clara de qual deve ser o valor do pagamento a ser realizado.

O preço, nessa contratação, é definido por unidade de tempo e unidade de material. Exemplo:

• R$150,00/HH (Hora Homem);
• R$250,00/m² (trabalho de construção de um piso, por exemplo).

Um contrato por tempo e material tem muitas vantagens:

• Ser mais fácil de redigir;
• Não dispender tempo estimando custos totais (contratação mais rápida);
• Não dispender tempo determinando o escopo total de forma clara (alinhamento durante o fornecimento);
• Ficar a cargo do contratante a gestão técnica do fornecimento.

E possui muitas desvantagens:

• Não apresentar de forma clara o trabalho completo a ser feito, de forma que o fornecedor tenha plena clareza do que é esperado ao final da contratação;
• Gerar incentivos para aumentar o consumo de tempo e material.

Dadas as suas características, a contratação por tempo e material é utilizada, em geral, em trabalhos urgentes e de curta duração. Para que o contrato não seja prejudicial para o fornecedor e para o cliente, ambos podem colocar condições de limite mínimo e máximo de tempo e de material que fazem parte do fornecimento. Assim, o fornecedor garante um mínimo que justifique os custos de mobilização, e o cliente garante o valor máximo da fatura de pagamento.

Exemplos de negócios em que essa indeterminação costuma acontecer:

• Obras de infraestrutura (instalação de carpetes ou pisos ou revestimentos, reforma de uma rodovia);
• Construção metalmecânica (Isolamento térmico de uma usina).

Contratação a preço por custos reembolsáveis (CR)

Na contratação por custos reembolsáveis, o comprador paga ao fornecedor os custos incorridos, na medida em que estejam estipulados no contrato, mais um valor adicional de remuneração pelo trabalho realizado, para permitir o lucro do fornecedor.

Exemplo: Custo de R$100,00 por hora homem fornecida a obra, compra direta de insumos materiais e adicional de 10% sobre o valor direto de mão de obra e material.

Nesse tipo de contrato, o fornecedor deixará claro para o comprador os custos incorridos, e é muito comum haver cláusula adicional de remuneração de incentivo.

Uma desvantagem dessa forma de contratação é a exigência de o contratante ter um sistema de contabilidade eficiente para que possa gerenciar os custos. Isso envolve:

• Registrar/documentar o custo;
• Avaliar o custo em um sistema financeiro;
• Validar o custo.

Nesse tipo de contrato, o fornecedor faz uma estimativa de custos, que é gerenciada tanto pelo fornecedor como pelo comprador. O comprador tem a obrigação de compensar o fornecedor pelos custos legítimos de trabalho e materiais dispendidos, por isso, realiza medições periódicas de acompanhamento do fornecimento e de monitoramentos dos custos realizados.

Um contrato de custos reembolsáveis é usado em:

• Grandes obras de construção civil;
• Obras de licitação pública;
• Grandes construções metalmecânicas;
• Projetos de pesquisa e desenvolvimento.

Determinando o melhor tipo de contrato

Não existe uma regra fixa e clara para determinar o melhor tipo de contrato para cada caso. O melhor tipo de contrato varia conforme os itens abaixo:

• O que está sendo adquirido é um produto puro, produto-serviço ou serviço puro?
• O escopo do trabalho está definido?
• Qual o nível de permissão do CONTRATANTE gerenciar o CONTRATADO?
• Existe abertura para o fornecimento de incentivos por desempenho?
• Condições da economia;
• Padrões do mercado em questão;
• Disponibilidade de mão-de-obra com conhecimento técnico do contratante;
• Nível de participação do contratante na gestão da execução do fornecimento.

Como se percebe, existe uma correlação entre as obrigações do contratado e os riscos assumidos por ele conforme o tipo de contrato.

Contratações complexas e com mais obrigações, a exemplo do contrato EPC (Engineering, Procurement, and Construction), aumentam as responsabilidades e os riscos do construtor, já que ele se encarrega de tarefas desde a elaboração de projetos, passando pelas operações construtivas, até chegar à etapa final de instalação de máquinas e comissionamento da obra.

Como o empreiteiro assume riscos maiores, maior tende a ser o preço cobrado pelo fornecimento. Ao transferir mais riscos ao contratado, o cliente paga mais caro, mas também se preserva contra eventuais contingências que, porventura, afetem a execução da obra (erros de desenho, falhas em estimativas, condições anormais de clima, mudança repentina de preços no mercado).

Na essência, todos os contratos de fornecimento de serviços/produtos desejam o mesmo resultado: garantir a entrega do produto/serviço e remunerar o trabalho realizado de forma condizente e equilibrada. A diferença está essencialmente no modo de determinar o preço, o escopo, as obrigações e riscos assumidos por cada parte.

A escolha do melhor tipo de contratação deve ser feita com base nas vantagens e desvantagens de cada opção, conforme o escopo do que será adquirido. A tabela seguinte resume as diferenças entre os três principais tipos de contratação e ajuda a realizar essa escolha.

Comparação diferentes modos de contratação
Tipo	Escopo	Grau de intervenção	Incentivo positivo	Incentivo negativo
Preço fixo	Predeterminado e conhecimento	Baixo	Aumentar produtividade	Reduzir a qualidade
Tempo e material	Indeterminado ou desconhecido	Médio	Focar na qualidade	Reduzir a produtividade
Custos reembolsáveis e remuneração	Indeterminado ou desconhecido	Alto	Focar no atendimento do escopo	Aumentar os custos

Essa tabela serve como orientação geral para o momento de escolha do tipo de contrato.

Variações possíveis na forma de contratação

Para esses tipos de contratos, podem ser adicionados:

Aplicação de multas

Aplicação de multas (descontos) em caso de não atendimento a critérios de fornecimento. A aplicação de multas é utilizada para inibir ações prejudiciais. Costumam gerar mais discordâncias que a remuneração de incentivo e precisam de uma descrição clara da condição de aplicação para que possam ser implementadas adequadamente.

Remuneração de incentivo

A remuneração de incentivo ocorre caso o fornecedor alcance critérios pré-determinados (metas acordadas previamente). Exemplo: concluir o trabalho em um prazo 20% menor que o previsto e se fizer jus ao recebimento de um adicional de 10% sobre o preço acordado. Evidentemente, as metas, o valor do bônus e as condições para a sua implementação devem estar claros na proposta comercial.

Perder uma remuneração de incentivo costuma ser mais facilmente aceito que ganhar a aplicação de uma multa.

Exemplo: Contrato de obra: R$1.000.000,00 com remuneração de incentivo de R$50.000,00 por cada mês em que a obra for concluída antes do prazo limite.

Faturamento direto

A utilização de faturamento direto ocorre para reduzir custos devido ao efeito da bitributação. A bitributação ocorre quando é gerado imposto sobre a Nota fiscal de um mesmo componente. Ao realizar a compra diretamente do fabricante, o cliente elimina a tributação que ocorreria ao realizar o pagamento ao fornecedor da proposta.

O faturamento direto também é interessante para o fluxo caixa da empresa contratada, que ficaria um período com valor financeiro indisponibilizado.

O faturamento direto é usado em Operação triangular de industrialização. Essa operação se dá quando o CONTRATANTE solicita industrializar mercadoria adquirida do fornecedor, que promove a entrega diretamente no estabelecimento industrializador.

Exemplo: A Suzano Papel e Celulose comprou diretamente da Metaltex Componentes de Automação para um sistema de elevação comprado pela Suzano junto ao fornecedor IESAB. Os componentes de automação comprados pela Suzano foram entregues na fábrica da IESAB, e serão manufaturados pela IESAB para, posteriormente, serem entregues na fábrica da Suzano como parte de um sistema de elevação.

Existem especificidades na emissão de uma nota fiscal para uma operação triangular de industrialização que devem ser levadas em consideração pela contabilidade da empresa.

Conclusão

Escrever um bom contrato em um projeto é essencial para garantir a clareza e a eficiência da aquisição. Um contrato bem estruturado não apenas formaliza as responsabilidades e expectativas entre as partes envolvidas, mas também previne prejuízos, atrasos e retrabalhos.

Aprender a identificar as cláusulas padrões e, mais importante, adaptar o contrato às especificidades de cada fornecimento, é uma competência vital para gestores de projetos. Essa habilidade permite evitar litígios e disputas, assegurando que ambas as partes cumpram seus compromissos de maneira justa e legal.

Além disso, entender os diferentes tipos de contratos e suas aplicações (como contratos a preço fixo, por tempo e material, ou custos reembolsáveis) é fundamental para fazer escolhas estratégicas. O gerente de projetos deve analisar fatores como o grau de definição do escopo, a natureza do produto ou serviço e os riscos envolvidos para selecionar o tipo contrato mais adequado.

Assim, dominar essas nuances contratuais contribui não apenas para o sucesso do projeto, mas também para a criação de relacionamentos mais saudáveis e transparentes com fornecedores e parceiros.

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