Como encerrar um contrato de modo eficaz?

Encerrar um contrato de aquisição de forma completa é fundamental para garantir que todas as obrigações contratuais foram devidamente cumpridas, que os resultados esperados foram alcançados, e que as lições aprendidas são registradas para futuras aquisições.

Aprenderemos aqui o processo detalhado de encerramento de contratos, que é a última tarefa da gestão da aquisição, destacando a importância de uma inspeção de encerramento, a comunicação clara com o fornecedor, e as melhores práticas para a finalização administrativa.

Como um projeto pode envolver muitas aquisições diferentes, o processo de encerramento de uma aquisição pode ocorrer várias vezes em um projeto.

Encerramento administrativo do contrato

O encerramento administrativo do contrato pode ocorrer por diferentes modos:

• Terminação (conclusão): Ocorre quando o contrato é concluído com sucesso, e ambas as partes reconhecem sua finalização. Por meio de uma inspeção de encerramento, a entrega é aceita, e o pagamento final é programado conforme contrato.
• Distrato (Resilição, cancelamento): Pode ser proposto de forma bilateral (distrato) ou unilateral (denúncia). Isso ocorre quando as partes decidem, de comum acordo ou unilateralmente, encerrar o contrato antes da sua conclusão, realizando o acerto das pendências.
• Rescisão (descumprimento): Ocorre quando há quebra contratual por inadimplência de uma das partes, e não há um acordo de como realizar o acerto das pendências. A parte que se sentir prejudicada tem o direito de buscar compensações (o que pode gerar litígios). O contrato pode ter cláusulas que regulem como a rescisão pode ser realizada.

A figura seguinte ilustra esses três modos.

Evidentemente, quando iniciamos a aquisição, ambas as partes desejam que o contrato seja terminado (ou seja, concluído com sucesso). As outras opções acontecem, em geral, quando há falha na gestão da aquisição.

O Encerramento Administrativo é uma etapa crucial, e independente do modo de encerramento do contrato, o encerramento administrativo envolve:

Documentar o status das obrigações: É importante avaliar e documentar o status das obrigações finais do contrato, incluindo prazos de pagamento e obrigações de devolução ou transferência de bens. Para que o contrato seja concluído com sucesso, certifique-se de que todas as obrigações foram cumpridas, e que nenhum valor ou entrega esteja em aberto para poder seguir com o encerramento (pode haver valores programados para pagamento futuro).

Notificação formal: O fornecedor deve ser formalmente informado do encerramento do contrato por escrito. De acordo com o tipo de encerramento do contrato, os documentos usados para encerrar o contrato podem ser:

• Termo de Encerramento do Contrato, Termo de Conclusão ou Termo de Aceite
• Termo de Distrato
• Termo de Rescisão

Arquivamento da Documentação: Toda a documentação, incluindo os contratos, os Termos de Aceite intermediários, faturas, correspondências, atas de reunião… deve ser arquivada para auditorias futuras.

A figura a seguir registra as três ações para o encerramento administrativo do contrato.

Transição da aquisição para operação

Após a entrega final, os bens ou serviços adquiridos devem ser transferidos para a equipe de operações, que será responsável pela manutenção e preservação. Nesse momento, também é importante garantir que todos os critérios de qualidade foram atendidos e que os ativos estão prontos para uso.

Por exemplo, a compra de elevadores para o projeto de construção de um condomínio é transferida para a sindicância (ou a uma administradora de condomínio) que irá gerenciar a manutenção e operação do produto. Essa transferência inclui transferir:

• Documentos como Manual de Operação e Utilização do equipamento
• Orientação sobre o contrato de manutenção preventiva
• Assinatura do Termo De Transferência De Responsabilidade
• Termo de garantia

Aprendizado com o encerramento do contrato

Cada encerramento de contrato é uma oportunidade de registrar as lições aprendidas com o a aquisição e melhorar o nosso desempenho e o desempenho da empresa para as próximas aquisições similares.

Elaborar e registrar as lições aprendidas é algo importante para aprimorar os processos de aquisição em projetos futuros. Ao revisar todo o ciclo de aquisição e registrar os sucessos e desafios, a organização pode otimizar suas práticas de gestão de contratos.

Exemplo de uma lição aprendida para a aquisição de elevadores: Fechar a compra do elevador antes de realizar qualquer adequação no local de instalação é essencial. Cada fabricante possui seus requisitos e com o projeto de instalação fornecido pelo fabricante em mãos, evita-se a necessidade de ajustes inesperados. Assim, o local estará preparado para receber o elevador conforme as especificações técnicas, otimizando tempo e custos. Dessa forma, integra-se melhor o processo de instalação, minimizando retrabalhos e alinhando expectativas desde o início.

Conclusão

Em resumo, encerrar um contrato de fornecimento para um projeto exige atenção aos detalhes para:

• Encerramento administrativo (garantir conclusão das obrigações, arquivar documentação e formalizar encerramento);
• Realizar a transição do resultado da aquisição;
• Aprender e registrar as lições aprendidas.

Manter um bom relacionamento com os fornecedores é crucial para o sucesso a longo prazo. Ao encerrar contratos de forma profissional e transparente, você fortalece a confiança entre as partes, o que pode gerar benefícios e parcerias positivas em futuros projetos.

A habilidade de gerenciar contratos eficazmente é algo valioso para a sua empresa, e para você. Ser bem-quisto pelos fornecedores apoia o seu crescimento profissional, favorecendo que você possa ganhar mais dinheiro pelo resultado que você contribuiu para que fosse gerado.

Ao aprender com cada experiência, as organizações e os profissionais podem aprimorar continuamente seus processos de aquisição e se preparar melhor para futuros desafios.

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