Como enviar e apresentar uma proposta comercial?

Após a conclusão do documento, é o momento de realizar o envio e a apresentação do preço e demais condições registradas na proposta comercial para o potencial cliente.

Envio do documento

Ao enviar a proposta para o potencial comprador, é importante tomar os seguintes cuidados:

• Usar documento eletrônico em formato não editável (exemplo, formado pdf)
• Usar escrita formal e revisar ortografia e gramática (caráter de documento contratual)
• Enviar por e-mail e/ou impresso para coletar assinatura eletrônica ou física
• Assinatura via WhatsApp não são consideradas válidas perante a legislação atual.

Revisando os itens importantes para estarem presentes na proposta:

• Título de identificação do documento
• Data de emissão do documento
• Data de validade do documento
• Emissor do documento
• Determinação clara de quem é o CONTRATADO (fornecedor)
• Determinação clara de quem é o CONTRATANTE (comprador)
• Escopo a ser fornecido pelo CONTRATADO
• Preço a ser pago pelo CONTRATANTE
• Escopo que não será fornecido pelo CONTRATANTE
• Condições do fornecimento (prazo, qualidade, …)
• Forma de pagamento (entrada mais parcelas iguais, por exemplo)

Apresentação verbal da proposta

Tem sido comum a apresentação da proposta juntamente ou posteriormente ao envio dela, principalmente apresentações via videoconferência. A apresentação também é uma técnica de engenharia de vendas.

Alguns itens são importantes para essa apresentação:

• Apresente a proposta (não crie um outro documento, caso necessário, o word tem um modo de apresentação e a proposta também pode ser emitida usando um software editor de slides);
• A apresentação não é a leitura do documento, e sim apresentação dos pontos principais;
• Respeite o tempo disponível para apresentação;
• Compreenda bem as necessidades do potencial cliente para favorecer o processo de venda.

Você também pode realizar a gravação de um vídeo de apresentação da proposta e enviar por e-mail.

Após a apresentação, vem a etapa de negociação. Não faz parte do estudo nesse momento, mas é importante conhecer os processos de Negociação baseada em Valores.

Resultado do envio da proposta

Após o envio e apresentação da proposta, a proposta comercial poderá ser:

• Rejeitada pelo potencial contratante;
• Declinada pelo potencial fornecedor;
• Aprovada por ambas as partes.

Em caso de rejeição do contratante, revise a proposta

Quando o cliente rejeita a proposta, o trabalho desenvolvido não foi inútil. É importante arquivar os dados do trabalho intelectual realizado para que ele possa ser útil em novas propostas, principalmente em propostas de produtos similares.

É necessário identificar com o cliente o motivo da recusa. Exemplos de motivos que levam as propostas a serem rejeitadas:

• Concorrente vende mais barato;
• Percepção de valor maior em uma proposta concorrente;
• Preço alto e decisão por não realizar a aquisição;
• Prazo inadequado;
• Condições de risco não aceitas;
• Falta de clareza: as informações constantes na proposta não forame escritas de forma clara e objetiva, deixando o comprador inseguro da completude do fornecimento.

Essa informação é valiosa para determinar como a empresa pode se desenvolver e melhorar propostas comerciais futuras.

Em caso de inviabilidade, decline

O projeto não vai um lucro mínimo para que seja viável. Viabilidade financeira requer:

• O empreendimento terá um preço maior que o custo.
• O prazo de recebimento do preço é adequado, de forma que a inflação não faça do preço menor que o custo.

Quando não existe viabilidade técnica.

• Exemplo de parâmetros de viabilidade técnica para a construção de um condomínio residencial.
• Engenharia civil atesta resistência adequada do solo.
• Arquitetura atesta área com acesso ao tráfego ao redor adequado.
• Legislação da prefeitura permite a instalação do empreendimento residencial na área escolhida.
• Engenharia elétrica atesta a disponibilidade (ou disponibilização) da quantidade de energia elétrica necessária para a implantação do empreendimento.
• Engenharia mecânica atesta os requisitos necessários para a instalação dos elevadores.

Evidentemente, nem todos os empreendimentos têm como objetivo o lucro. Mas todos os empreendimentos precisam ser viáveis tecnicamente.

Sem viabilidade técnica, é preciso declinar de apresentar proposta.

Sem viabilidade financeira, é preciso declinar de apresentar proposta (a não ser que exista algum outro objetivo que não o financeiro, que tenha mais valor que o prejuízo financeiro a ser assumido).

Assumir uma proposta em que a empresa não terá condições de cumprir com sucesso, pode representar:

• Perder valioso cliente dessa e de outras propostas que poderiam acontecer no futuro;
• Multas, notificações extrajudiciais e até processos legais;
• Qualificação negativa da empresa junto ao mercado;
• Necessidade de assumir um prejuízo financeiro para cumprir com os acordos apresentados em uma proposta inviável.

É interessante monitorar a quantidade de propostas por período que são:

• Aprovadas
• Recusadas

E para as propostas recusadas, é interessante monitorar em gráfico o motivo da recusa.

Ter conhecimento no Projeto e Fluxo de Caixa é importante para garantir a viabilidade do negócio.

Em caso de aprovação, monitore o fornecimento

Com a proposta aprovada por ambas as partes, é preciso garantir que o planejamento que ele representa se torne uma execução.

O cálculo de um orçamento é muito dependente da validade e estabilidade das premissas e restrições consideradas, dentre elas a produtividade de mão de obra e equipamentos, cenários de mercado, fatores locacionais, assim como a disponibilidade de insumos e taxas de consumo e perda de materiais para os custos diretos e indiretos.

Para realizar esse trabalho, é importante ter competência em Controle de Custos e Orçamentos.

Por meio do acompanhamento da proposta podem surgir:

• Pleitos (claims);
• Reinvindicações;
• Negociações para alterações de proposta e/ou revisão de proposta.

Para realizar esse trabalho, é importante ter competência em Administração de contratos, Pleitos (claims), aditivos e os impactos nos custos.

Muitas habilidades interpessoais serão necessárias para garantir a execução da proposta:

• Gestão de pessoas;
• Liderança;
• Negociação.

Em geral, a responsabilidade pela execução da proposta não é do profissional responsável pela elaboração da proposta, embora haja muitas vantagens em que esses papéis sejam de responsabilidade do mesmo profissional. O profissional que elaborou a proposta costuma ter uma corresponsabilidade na execução da proposta de modo indireto.

Quando estamos sendo o comprador do fornecimento, é importante ter conhecimento em Relacionamento com fornecedores e os impactos nos custos para que possamos colaborar com o fornecimento.

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