A gestão de custos é uma disciplina que combina regras bem definidas com inúmeras exceções. Não existe um “padrão ouro” único: cada empresa pode adotar processos diferentes e, ainda assim, conduzir uma gestão de custos eficaz.

Importância da Gestão dos Custos

Para que uma empresa tenha lucro, é importante gerenciar os custos da empresa, dado que:

Lucro = Receitas – Custos

O dinheiro é um dos recursos mais importantes para manter uma empresa viva. O lucro de uma empresa depende diretamente da forma como ela gerencia seus custos.

Responder de forma completa e detalhada à pergunta “Como gerenciar custos em uma empresa?” exige meses de estudo, razão pela qual existem formações específicas, como pós-graduações em Engenharia de Custos e Orçamentos.

Neste capítulo, nosso objetivo é responder à questão de forma prática e direta. Para isso, precisamos compreender os três tipos de gestão existentes em uma empresa, já que cada um exige um modo específico de controlar custos.

Os 3 tipos de gestão inerentes a uma empresa

Os 3 tipos de gestão inerentes a uma empresa são:

• Gestão de Negócios (Gestão Estratégica)
• Gestão de Projetos (Gestão de Empreendimentos)
• Gestão da Operação (Gestão da Rotina)

Cada nível possui responsabilidades próprias e impactos diferentes no controle dos custos, o que pode ser percebido por meio da pirâmide da estratégia.

Como gerenciar custos no âmbito da gestão de negócios

Gestão de negócios (ou gestão estratégica) é a gestão caracterizada por analisar o ambiente externo a empresa (mercado, ambiente político, cenário econômico-social) e tomar as decisões de O QUE a empresa irá realizar.

Exemplo de análises estratégicas realizadas:

1. Como está o mercado? (condições da curva da oferta e da demanda)
2. Como está a legislação e quais as mudanças estão acontecendo? (oportunidades de negócios)
3. Como está a inflação e o mercado de investimentos?
4. Qual a quantidade de dinheiro necessária para manter a operação da empresa (OPEX)?
5. Qual a quantidade de dinheiro disponível para realizar investimentos (CAPEX)?
6. Cálculo do preço (custo direto, custo indireto, tributação, margem de negociação, lucro)

Exemplo de decisões estratégicas realizadas:

1. Quais processos produtivos adotar ou descontinuar?
2. Quais projetos serão realizados e quais projetos não serão realizados?
3. Dos projetos que serão realizados, quais serão mais prioridade e quais serão menos priorizados?

Inclusive, por meio da gestão estratégica, pode-se decidir não aplicar o dinheiro em nenhuma prestação de serviços ou produção de produto, optando pelo investimento financeiro.

Falando em investimento financeiro, é importante lembrar de uma frase famosa atribuída ao físico Albert Einstein:

Os juros compostos são a força mais poderosa do universo e a maior invenção da humanidade, porque permitem uma confiável e sistemática acumulação de riqueza.”

Como gerenciar custos no âmbito da gestão da rotina

A gestão da rotina é a gestão que cuida dos processos produtivos e rotineiros . É essa gestão que cuida da aquisição e pagamento dos custos fixos (custo permanente), como:

• Aluguel
• Energia elétrica
• Telefonia e internet
• Consumo de água
• Folha de pagamento

Essa gestão é realizada em algumas atividades típicas, como:

1. Monitoramento das contas a pagar
2. Monitoramento das contas a receber
3. Acompanhando do Fluxo caixa
4. Determinação do orçamento periódico
5. Cálculo e análise dos custos fixos

Como gerenciar custos no âmbito da gestão de projetos

A gestão de custos em projetos é mais complexa que na operação, pois um projeto é, por definição do PMBOK:

Um projeto é um esforço temporário que tem como finalidade um resultado único e possui recursos limitados.”

O fato de cada projeto ser único e possui fases distintas, impede a realização de um orçamento mensal padrão.

Analisando um projeto de construção de uma edificação, o custo da fase de fundação é totalmente diferente do custo da fase de alvenaria. O custo do projeto no mês em que foi realizada a fundação é muito diferente do custo do mês em que foram levantadas as paredes. Logo, o orçamento do projeto é realizado para o projeto e deve considerar que os gastos terão uma variação conforme as atividades de cada período do projeto.

Conforme o PMBOK, as etapas (ou processos) para realização de gestão de custos em projetos são:

1. Planejar o gerenciamento dos custos
2. Estimar os custos do projeto
3. Desenvolver o orçamento
4. Monitorar e controlar os custos do projeto

Esses 4 processos para realizar a gestão de custos de um projeto são apresentados na imagem seguinte.

Relação entre custos na estratégia, no projeto e na operação

Em geral, o projeto se inicia após uma análise estratégica e o seu resultado é entregue a gestão operacional. As atividades de gestão de custos nas 3 gestões são ilustradas na figura seguinte.

De modo resumido:

• Estratégia: definição de portfólio e prioridades e liberação de custos.
• Projeto: execução de investimentos selecionados com utilização e controle custos.
• Operação: manutenção da rotina e dos resultados alcançados controlando custos rotineiros.

Estudo de caso: Construtora Tenda

O comitê de CAPEX (nível estratégico) da Tenda, em um determinado ano, selecionou 20 ideias de projetos de construção de condomínios residenciais em São Paulo.

As ideias são estudadas e cada uma recebe uma análise de viabilidade técnica e econômica.

• Parâmetros da viabilidade econômica: Payback, TIR, VPL, ROI, risco do investimento, CAPEX necessário, lucro esperado, preço de venda estimado.
• Parâmetros da viabilidade técnica: Solo (engenharia civil), tráfego (arquitetura), habitação (prefeitura), elevadores (mecânica), disponibilidade energia elétrica (engenharia elétrica)

Parte das ideias viáveis foram aprovadas para se tornarem projetos e então encaminhadas a gerentes de projetos (nível tático), que aplicam os 4 processos do PMBOK para gerenciar os custos do projeto:

1. Planejar o gerenciamento dos custos
2. Estimar os custos do projeto
3. Desenvolver o orçamento
4. Monitorar e controlar os custos do projeto

Após a conclusão do projeto, o condomínio fica sob responsabilidade da gestão da contratada para administração do condomínio, que realiza isso com o apoio de um síndico. Esses dois gestores cuidaram da gestão da operação, envolvendo itens como:

• Controle mensal de Contas a pagar e Contar a receber
• Cálculo e controle do EBITDA
• Rotina de serviços periódicos (manutenção de elevadores, piscina, limpeza, jardinagem…)
• Regulamento interno e comunicados periódicos

Posteriormente, a gestão operacional também pode propor novos projetos internos, como a ampliação do salão de festas ou a criação de vagas de estacionamento para visitantes.

Conclusão

Gerenciar custos em uma empresa significa compreender como os recursos financeiros são administrados em três níveis distintos: estratégia (portfólio), projetos (investimentos) e operação (rotina). Cada nível exige processos específicos de gestão, mas todos se complementam para garantir a saúde financeira e a sustentabilidade do negócio.

Quem domina os custos, domina o futuro da empresa: estratégia, projetos e operação são apenas caminhos diferentes para o mesmo destino — a sustentabilidade e o lucro.

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