Gestão de custos aplicados Gestão de custos em projetos

Como gerenciar custos em uma empresa? – Estratégia, projetos e operação

Conteúdo

Importância da Gestão dos Custos

Para que uma empresa tenha lucro, é importante gerenciar os custos da empresa:

Lucro = receitas – custos

O dinheiro é um dos recursos mais importantes para manter uma empresa viva.

Responder de forma detalhada e completa a pergunta “Como gerenciar custos em uma empresa?” requer meses de estudo, é por isso que existe a pós-graduação em Engenharia de Custos e Orçamento.

Nosso objetivo nesse momento é responder a essa pergunta de forma prática e direta. Para isso, precisamos compreender os 3 tipos de gestão existentes em uma empresa porque cada uma dessas gestões tem um modo diferente de gerenciar os custos.

3 tipos de gestão inerentes a uma empresa

Os 3 tipos de gestão são:

Gestão de negócios (também denominada gestão estratégica)
Gestão de projetos (gestão de empreendimentos)
Gestão da operação (gestão da rotina e processos padrões)

Como gerenciar custos no âmbito da gestão de negócios

Gestão de negócios (ou gestão estratégica) é a gestão caracterizada por analisar o ambiente externo a empresa (mercado, ambiente político, o cenário econômico) e tomar as decisões de O QUE a empresa irá realizar.

Exemplo de análises estratégicas realizadas:

Como está o mercado? (condição da curva da oferta e da demanda)
Como está a legislação e quais as mudanças estão acontecendo? (oportunidades de negócios)
Como está a inflação e o mercado de investimentos?
Qual a quantidade de dinheiro necessária para manter a operação da empresa (OPEX)?
Qual a quantidade de dinheiro disponível para realizar investimentos (CAPEX)?

Exemplo de decisões estratégicas realizadas:

Quais os processos produtivos serão utilizados e quais processos produtivos não serão utilizados?
Quais projetos serão realizados e quais projetos não serão realizados?
Dos projetos que serão realizados, quais serão mais prioridade e quais serão menos priorizados?

Inclusive, por meio da gestão estratégica, pode-se decidir não aplicar o dinheiro em nenhuma prestação de serviços ou produção de produto, optando pelo investimento financeiro.

Falando em investimento financeiro, é importante lembrar de uma frase famosa atribuída ao físico Albert Einstein:

Os juros compostos são a força mais poderosa do universo e a maior invenção da humanidade, porque permitem uma confiável e sistemática acumulação de riqueza.”

Como gerenciar custos no âmbito da gestão da rotina

A gestão da rotina é a gestão que cuida dos processos produtivos e rotineiros . É essa gestão que cuida da aquisição e pagamento dos custos fixos (custo permanente), como:

Aluguel
Energia elétrica
Telefonia e internet
Consumo de água

Essa gestão é realizada em alguns passos simples:

Monitoramento das contas a pagar
Monitoramento das contas a receber
Acompanhando do Fluxo caixa
Determinação do orçamento periódico

Como gerenciar custos no âmbito da gestão de projetos

A gestão de custos em projetos é uma gestão mais complexa que a gestão da rotina. Por definição do PMBOK:

Um projeto é um esforço temporário que tem como finalidade um resultado único e possui recursos limitados.

O fato de cada projeto ser único e possui fases distintas, impede a realização de um orçamento mensal padrão.

Por exemplo, tomando o projeto da construção de uma casa, o custo do projeto no mês em que foi realizada a fundação é muito do custo do mês em que foram levantadas as paredes. Logo, o orçamento do projeto é realizado para o projeto e deve considerar que os gastos terão uma variação conforme as atividades de cada período do projeto.

Conforme o PMBOK, as etapas (ou processos) para realização de gestão de custos em projetos são:

Planejar o gerenciamento dos custos
Estimar os custos do projeto
Desenvolver o orçamento
Monitorar e controlar os custos do projeto

Esses 4 processos para realizar a gestão de custos de um projeto são apresentados na imagem seguinte.

4 processos para a gestão de custos de um projeto

Relação entre custos na estratégia, no projeto e na operação

Em geral, o projeto se inicia após uma análise estratégica e o seu resultado é entregue a gestão operacional. As atividades de gestão de custos nas 3 gestões aparecem na figura seguinte.

Estudo de caso: Construtora Tenda

O comitê de CAPEX (nível estratégico) da Tenda, em um determinado ano, selecionou 20 ideias de projetos de construção de condomínios residenciais em São Paulo.

As ideias são estudadas e cada uma recebe uma análise de viabilidade técnica e econômica.

Parâmetros da viabilidade econômica: Payback, TIR, VPL, ROI, risco do investimento, CAPEX necessário
Parâmetros da viabilidade técnica: Solo (engenharia civil), tráfego (arquitetura), habitação (prefeitura), elevadores (mecânica), disponibilidade energia elétrica (engenharia elétrica)

Parte das ideias viáveis são selecionadas e aprovadas para serem projetos, sendo encaminhadas para um gerente de projeto (nível tático). O gerente do projeto irá realizar 4 ações para gerenciar os custos do projeto:

Planejar o gerenciamento dos custos
Estimar os custos do projeto
Desenvolver o orçamento
Monitorar e controlar os custos do projeto

Após a conclusão do projeto, o mesmo fica sob responsabilidade da gestão da contrata para Administração do condomínio, que realiza isso com o apoio de um síndico. Esses dois gestores cuidaram da gestão da operação, envolvendo itens como:

Contar a pagar e receber mensalmente
Rotina de serviços periódicos como manutenção de elevadores e jardinagem
Regulamento e interno e comunicados mensais

A gestão operacional pode solicitar a abertura de projetos internos, como a expansão do salão de festas do condomínio e criação de vagas de estacionamento para visitantes.

Conclusão

Gerenciar os custos em uma empresa requer entender a gestão dos custos no âmbito da estratégia (portfólio), rotina (operação) e projetos (investimentos). Em cada um desses âmbitos, há passos diferentes para realização da gestão.