Como Gerenciar um Contrato de Aquisição de Modo Eficaz?

Após a assinatura do contrato, a Gestão de Contrato é um aspecto crucial para a Gestão Dos Projetos, pois garantir a gestão da aquisição é um trabalho que continua até a entrega do que foi formalizado em contrato.

O processo de gestão das aquisições não se encerra com a assinatura do contrato, ele exige um gerenciamento e controle contínuos para garantir que todos os requisitos contratuais sejam cumpridos, incluindo aqueles que, à primeira vista, podem parecer irrelevantes.

Além disso, a gestão do contrato envolve a realização de gestão de mudanças e a resolução de dúvidas que possam surgir ao longo do tempo, como:

• O que está e o que não está incluído no contrato?
• O que uma parte específica do contrato realmente significa?
• O fornecedor está realizando o que de fato precisamos?
• O fornecedor irá cumprir o prazo acordado?

Passos para o monitoramento do contrato

Após a formalização do contrato, é essencial que o gerente de projeto siga um conjunto de etapas para garantir a execução adequada do contrato. Essas etapas incluem:

1. Garantir a execução do contrato: Acompanhar os trabalhos e os pagamentos conforme estipulado no contrato assinado.
2. Realizar inspeções ou auditorias: Monitorar periodicamente se o que foi acordado está sendo cumprido.
3. Analisar o desempenho da aquisição: Avaliar a qualidade e a conformidade dos produtos ou serviços sendo entregues. Comparar o resultado das inspeções ou auditorias com as expectativas estabelecidas.
4. Gerenciar as mudanças (quando necessário): Caso o desempenho não esteja adequado, realizar Solicitação de Mudança e gerenciar o processo de mudança. Gerenciar mudanças envolve um ciclo de tarefas que estudaremos em detalhes mais à frente.
5. Encerrar o contrato: Formalizar a conclusão do contrato, garantir a transição do resultado das aquisições e registrar as lições aprendidas.

Podemos ver isso em uma linha do tempo para facilitar o nosso aprendizado.

Garantir a execução do contrato

É imperativo comunicar com o fornecedor solicitando que ele inicia a execução do trabalho contratado, disponibilizando todos os recursos necessários que são de responsabilidade do CONTRATANTE, inclusive, realizando os pagamentos de forma pontual conforme estipulado em contrato.

Para exigir o cumprimento do contrato, o comprador também deve honrar suas obrigações contratuais. É crucial evitar a tentação de justificar a falta de pagamento sob a alegação de que o fornecedor não cumpriu suas obrigações. Se o pagamento foi estipulado com base em um calendário, a não observância desse calendário pode permitir que o fornecedor descumpra prazos sem consequências. Por outro lado, se os pagamentos estiverem vinculados a entregas parciais, o gerente de projeto deve garantir que as entregas sejam aceitas antes de realizar o pagamento. O pagamento não autorizado pode gerar conflitos, levando a uma interpretação de que a entrega foi aceita, mesmo que não tenha sido.

Cuidado para não exigir o que não está no contrato ou o que não é obrigação do fornecedor.

Um exemplo disso ocorreu durante a gestão do projeto da construção da usina Ecovital. Após enfrentar problemas com o fornecedor das mantas de isolamento térmico, agendei várias reuniões, mas o fornecedor frequentemente desmarcava ou não comparecia. Eventualmente, ele informou que só estaria disponível em sua sede, exigindo que eu me deslocasse. Ao revisar o contrato, percebi que estávamos trabalhando com um contrato de preço fixo, sem nenhuma cláusula que obrigasse o fornecedor a participar das reuniões. Essa experiência destacou a importância de considerar todos os aspectos relevantes na elaboração do contrato.

Realizar Inspeções ou Auditorias

Inspeções ou auditorias são ferramentas importantes para garantir que o trabalho realizado esteja sendo monitorado. Elas devem ser programadas regularmente, e com frequência proporcional a complexidade e impacto da aquisição no projeto. É importante formalizar o resultado das inspeções ou auditorias (o que pode ser feito em um documento chamado Relatório).

As inspeções têm como objetivo compreender se o contratado está cumprindo com os requisitos e especificações acordados no contrato. Elas são mitigar riscos associados a desvios ou não conformidades durante o processo de execução.

Principais características das inspeções:

1. Revisão Estruturada: As inspeções são realizadas de maneira organizada e formal. Podem envolver uma simples avaliação documental das entregas ou uma verificação física do trabalho no local, dependendo da natureza do projeto.
2. Objetivo: Garantir que o trabalho está sendo executado de acordo com os padrões, requisitos e termos definidos no contrato. Isso envolve tanto a conformidade técnica (em relação ao escopo, qualidade e especificações) quanto à conformidade em termos de cronograma e custos.
3. Inspeção Física (presencial): Em projetos de construção, engenharia ou infraestrutura, uma parte significativa da inspeção inclui a verificação no local da obra, com a presença do comprador e do contratado. Essa revisão física ajuda ambas as partes a alinharem seu entendimento sobre o progresso e a qualidade do trabalho, além de detectar possíveis problemas.
4. Homologação de Entregas: A inspeção permite que o comprador (ou gestor do projeto) aprove formalmente as entregas do contratado. No caso de não conformidade, o comprador pode solicitar correções ou ajustes antes de aceitar as entregas ou serviços.
5. Benefícios das Inspeções:
   • Controle de Qualidade: A inspeção garante que as entregas estejam em conformidade com o que foi acordado.
   • Redução de Riscos: Através da revisão constante, é possível identificar problemas de forma precoce e evitar grandes desvios no andamento do projeto.
   • Melhoria da Comunicação: As inspeções no local favorecem o diálogo e a colaboração entre o comprador e o contratado, aumentando o entendimento mútuo sobre o trabalho realizado.

De modo geral, essas inspeções funcionam como uma garantia para todas as partes envolvidas no projeto de que o trabalho está sendo conduzido de forma satisfatória, garantindo o cumprimento das obrigações contratuais e minimizando retrabalhos ou falhas no futuro.

A principal diferença entre inspeções e auditorias está no foco de cada uma:

• As inspeções verificam a conformidade e a qualidade do trabalho ou entregas realizadas em um projeto, garantindo que estão de acordo com os requisitos técnicos e especificações contratuais;
• As auditorias analisam os processos e sistemas de gestão que suportam a execução do trabalho, assegurando que as práticas e procedimentos internos estão em conformidade com normas, regulamentos e boas práticas.

As inspeções têm um enfoque mais prático e direto no produto ou serviço entregue, enquanto as auditorias são mais sistêmicas, avaliando a eficácia dos controles e processos aplicados. As auditorias costumam ter melhor custo-benefício por evitar retrabalhos o mais cedo possível. A imagem seguinte ilustra as diferenças entre inspeções e auditorias.

Analisar o desempenho da Aquisição

O resultado das inspeções e auditorias são utilizados para Analisar O Desempenho Da Aquisição. Desse modo, realizar o controle de forma a acionar o processo de Gestão de Mudanças (quando necessário).

A avaliação do desempenho durante a execução é importante, pois o bom gerente do projeto não espera chegar no prazo limite de entrega para descobrir que o prazo não será cumprido. Se o desempenho não estiver coerente, comunicar que multas serão aplicadas pode resolver o problema.

Cuidado, pois a implementação de multas em caso de descumprimento, como atrasos ou entrega de produtos de qualidade inferior, pode incentivar o fornecedor a cumprir suas obrigações, mas essas penalidades devem ser justas e proporcionais ao impacto da falha. Perder uma boa relação com o fornecedor é um passo para o fracasso do projeto.

O objetivo da cláusula da multa é ser usada para que o fornecedor não descumpra o contrato, e não como punição após o fornecedor efetivamente estiver descumprido o contrato.

De certa forma, a multa é uma “ameaça” que não queremos que seja cumprida.

Gerenciar as mudanças (quando necessário)

O monitoramento e controle envolvem a coleta de dados de desempenho e sua análise em comparação com os componentes do plano de gerenciamento do projeto, documentos do projeto e outras informações relevantes. Quando a análise de desempenho demonstra que o contrato (o plano) não está sendo cumprido e o resultado desejado não será alcançado, é preciso acionar o processo de Gestão das Mudanças.

Processo de Gestão de mudanças

O processo de Gestão de Mudanças se inicia com a Solicitação de Mudança, documento que é vital para controlar o que não está coerente ao planejado. A solicitação de mudança pode solicitar que seja modificado algo na execução do contrato ou algo que está planejado no contrato (realizando uma revisão contratual ou um aditivo contratual).

Solicitação de Mudança realizada e não gerenciada pode gerar disputas. É essencial ter um sistema eficaz para coletar, rastrear e adjudicar mudanças contratuais. Isso envolve a implementação de procedimentos para avaliar as mudanças, registrar solicitações e seus resultados, e ter um nível de aprovação claro para autorizar as mudanças.

Gerenciar mudanças ao gerenciar um projeto é essencial. E a gestão de mudanças está muito presente dentro da gestão das aquisições.

Um passo a passo simples para monitorar e controlar o contrato é dado pelos seguintes passos:

Solicitação de Mudança (SM): O processo de gestão de mudanças inicia-se com a solicitação de mudança, que pode ser feita por qualquer parte interessada no contrato, incluindo o cliente, fornecedor ou membro da equipe do projeto. Essa solicitação deve ser documentada, contendo uma descrição clara da mudança proposta e os motivos que a justificam.

Avaliação do Impacto da Mudança: Após a SM (Solicitação de Mudança), é fundamental realizar uma avaliação do impacto da mudança. Essa etapa envolve a análise de como a mudança afetará o projeto em termos de custo, prazo, qualidade e riscos. A avaliação cuidadosa é crucial para entender as consequências da mudança e tomar decisões informadas.

Avaliar o impacto da mudança de forma detalhada ajuda a evitar surpresas indesejadas e a garantir que todos os envolvidos tenham uma compreensão clara das implicações.

Decisão sobre a Solicitação: Com base na avaliação, a solicitação pode ser APROVADA ou REPROVADA:

• Mudança Aprovada: Se a solicitação for aprovada, as partes envolvidas revisam o plano de projeto e o contrato, ajustando as condições conforme necessário. Isso pode incluir a criação de um aditivo contratual que documenta formalmente as alterações e as novas obrigações das partes. É essencial que todos os envolvidos assinem o aditivo para garantir que as mudanças sejam reconhecidas legalmente.
• Mudança Reprovada: Se a solicitação for reprovada, as partes interessadas devem ser notificadas sobre a decisão, e o projeto continuará conforme os termos originais do contrato. A documentação dessa decisão também deve ser registrada formalmente, para manter um histórico claro de todas as solicitações e suas respostas.

Registro Formal: Independentemente da decisão, é fundamental registrar formalmente se a mudança foi APROVADA ou REPROVADA. Isso ajuda a criar um registro claro de todas as solicitações de mudança, proporcionando um recurso para futuras referências e auditorias. Além disso, a formalização das mudanças por meio de aditivos contratuais e registros claros protege todas as partes e assegura que o projeto se mantenha dentro das diretrizes acordadas. Dessa forma, o processo não apenas mantém a integridade do contrato, mas também contribui para a confiança e a colaboração entre as partes envolvidas.

Acompanhar cumprimento: Seja a SM APROVADA ou REPROVADA, o gerente do projeto precisa garantir que seja realizado o que foi decidido e formalizado. Ou seja, garantir que as mudanças aprovadas sejam realizadas e que as mudanças não aprovadas não sejam realizadas.

Revisão Contínua: A gestão de mudanças não é um evento isolado, mas um processo contínuo. É importante revisar periodicamente o plano de projeto e o contrato à medida que novas solicitações surgem, garantindo que todos os aspectos do projeto estejam alinhados e atualizados.

Esse passo a passo pode ser resumido no ciclo de Gestão de Mudanças seguinte.

Administração de Reivindicações

Solicitações de Mudanças contestadas, isso é, em que o CONTRATANTE e o CONTRATADO não chegam a um acordo comum sobre sua aprovação ou reprovação, podem ser denominadas reivindicações, pleitos e disputas, e quando se tornam judiciais, se tornam litígios.

Importante revisar o conceito de pleitos e litígios:

• Os pleitos são demandas formais de uma das partes envolvidas no contrato, geralmente relacionadas a compensações financeiras ou extensões de prazo, devido a mudanças nas condições originais do contrato. Quando os pleitos não são resolvidos de forma amigável ou através de negociação direta, eles podem se transformar em litígios.
• Um litígio é a etapa em que a disputa formal entre as partes é levada para um tribunal, arbitragem ou mediação para ser resolvida legalmente. Litígios ocorrem quando não há consenso sobre como resolver o pleito, e as partes recorrem a terceiros para tomar uma decisão.

Nesse momento é comum ocorrer a alegação de prejuízos, solicitação de compensação, e precisaremos acionar nossa competência de resolução de conflitos por meio de negociações.

Durante a execução do contrato, problemas podem surgir, como atrasos ou qualidade aquém do esperado. A forma como as negociações são realizadas deve estar claramente definida no contrato, facilitando o processo de mudança. A comunicação formal é crucial para registrar quaisquer descumprimentos e para garantir que as ações necessárias sejam tomadas de acordo com o que foi estipulado.

Litígio, em geral, significa que houve um erro grave na gestão da aquisição, e agora ocorrerá, de modo geral, um prejuízo tanto para o contratante como para o contratado.

Encerrar o contrato

Encerrar o contrato é uma parte importante da gestão das aquisições e é o último passo desse trabalho. De modo geral, encerrar o contrato envolve:

• Formalizar um termo de aceite ou um termo de encerramento
• Transferir as entregas do contrato (seja um produto a ser mantido ou pagamentos a serem realizados)
• Registrar lições aprendidas para melhorias futuras.

Conclusão

Administrar um contrato de aquisição de forma eficaz é uma tarefa que demanda atenção, habilidade e comprometimento. Um gerenciamento sólido não apenas garante que os produtos e serviços sejam entregues conforme acordado, mas também promove um relacionamento saudável e produtivo entre as partes envolvidas.

Com a implementação de práticas adequadas de monitoramento e controle, é possível maximizar o valor das aquisições e minimizar os riscos associados, assegurando o sucesso da aquisição para CONTRATANTE e CONTRATADO.

Aprofundar-se nos aspectos da administração de aquisições é fundamental para todos os gerentes de projeto que desejam garantir resultados de alta qualidade e a satisfação das partes interessadas. A eficácia na gestão das aquisições não só contribui para o sucesso do projeto em questão, mas também fortalece a sua reputação de bom profissional na empresa em que você trabalha e no mercado.

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