Como planejar as aquisições de um projeto com excelência?
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Gerenciar as aquisições em um projeto é trabalho fundamental para o gerente de projetos alcançar o sucesso do projeto. É por meio da gestão das aquisições que é possível obter os recursos não fornecidos internamente pela empresa patrocinadora do projeto de forma adequada, sejam eles produtos ou serviços, isso é:
- Com o escopo correto;
- No prazo certo do cronograma;
- No custo adequado ao orçamento;
- Com a qualidade necessária para atender aos requisitos de qualidade.
Passo a passo da gestão das aquisições
De modo genérico, o ciclo de vida da gestão de uma aquisição é realizado por meio dos passos apresentados na tabela seguinte.
| Passo | Documentos que podem estar associados |
| 1. Planejar o gerenciamento das aquisições | Plano de gerenciamento das aquisições |
| 2. Decisão de fazer ou comprar | Lista de aquisições |
| 3. Elaborar Especificação do Trabalho da Aquisição | ET (especificação do trabalho)
Editais de licitação |
| 4. Realizar comunicação de Solicitação de proposta | RFQ
Solicitação de proposta |
| 5. Registrar propostas comerciais | Proposta técnica e comercial |
| 6. Determinar quais fornecedores são qualificados | Lista de critérios de qualificação de fornecedores |
| 7. Escolher a melhor proposta comercial | Planilha com análise das propostas comerciais recebidas |
| 8. Assinar um contrato com o fornecedor | Contrato de aquisição |
| 9. Administrar a execução do fornecimento | Relatórios de desempenho |
| 10. Encerrar o contrato | Termo de aceite (ou Termo de encerramento) |
| 11. Transição para operação | Procedimento operacional |
Em nosso estudo compreenderemos de forma profunda esse passo a passo. Em condições específicas, esse passo a passo pode ser alterado, seja na sequência dos passos ou na inclusão ou exclusão de passos. Mas, só quebre esse passo a passo depois de dominar ele. Primeiro aprenda a regra geral para depois aplicar as exceções.
Elaborar o plano de gerenciamento das aquisições
Antes de começar a realizar as aquisições em si, o gerente de projeto deve planejar como a gestão das aquisições serão realizadas. Isso envolve, entre outros aspectos, decidir sobre:
- O que será comprado com fornecedores (análise de fazer ou comprar)
- Quem da equipe será responsável por gerenciar cada fornecedor
- Como será realizada a gestão dos contratos
- Quais os critérios para considerar um fornecedor qualificado
O plano de gerenciamento das aquisições é um documento que registra como foi pensado (como foi definido) que a gestão das aquisições do projeto será realizada.
Por exemplo, nesse plano pode ser decidido que haverá uma planilha chamada Aquisições do projeto XPTO, e que cada linha dessa planilha terá uma aquisição, e para cada aquisição serão registrados:
- Item da aquisição
- Nome do fornecedor
- Tipo de contrato
- Status do pagamento ao fornecedor
- Status de execução do fornecimento pelo fornecedor
- Observação
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Análise de fazer ou comprar
Para executar um projeto, por exemplo, o projeto de desenvolvimento de uma campanha de marketing. Existem serviços/produtos que serão realizadas pela equipe do projeto, e existem serviços/produtos que deverão ser contratados, pois são mais bem realizados por terceiros.
Essa decisão de escolher o que será feito internamente e o que será terceirizado e denominada de análise de fazer ou comprar. É o segundo passo da gestão da aquisição. E, caso não haja nenhum item a ser comprado para o projeto, a gestão das aquisições do projeto se torna desnecessária para esse projeto em específico.
A tabela seguinte apresenta vantagens genéricas da comparação entre fazer ou comprar.
| Potenciais vantagens de FAZER | Potenciais vantagens de COMPRAR |
| Custo potencialmente menor | Custo potencialmente maior (necessário pagar tributos da compra e o lucro do fornecedor) |
| Maior segurança da informação (mais fácil de guardar segredos de negócio) | Necessário garantir uma comunicação com o fornecedor que não comprometa segredos de negócio |
| Controle do risco internamente | Aumento do risco de atraso ou de custo devido envolver uma parte interessada externa ao projeto |
| Qualidade potencialmente menor para itens que não são o core da empresa patrocinadora do projeto | Qualidade potencialmente maior (possibilidade de contratar um expert no fornecimento em específico) |
| Necessário ter ou investir na infraestrutura e mão-de-obra necessária | Não necessário em investir em infraestrutura operacional para execução do item |
Quando uma empresa opta por fazer internamente um produto ou serviço, ela é responsável por todo o processo de produção, desde aquisição de matérias-primas até o acabamento final. Isso pode exigir investimentos em infraestrutura, equipamentos e mão de obra, mas pode trazer maior controle sobre o processo e um produto final com mais qualidade.
Por outro lado, quando uma empresa opta por comprar um produto ou serviço de um fornecedor externo, ela terceiriza parte do processo produtivo. Isso pode ser uma opção mais econômica, já que a empresa não precisa fazer investimentos em infraestrutura, equipamentos ou mão de obra. No entanto, pode haver menos controle sobre o processo produtivo e, portanto, menos garantias de qualidade e eficiência.
Por exemplo, imagine que sua empresa esteja desenvolvendo um novo produto que exige a fabricação de uma peça especializada. Nesse caso, sua empresa teria que decidir se deve investir em uma nova linha de produção para fazer a peça internamente, ou se deve contratar um fornecedor externo para produzi-la. Se sua empresa optar por fabricar a peça internamente, terá que investir em novos equipamentos e capacitar sua equipe para a produção. Se a empresa decidir comprar a peça de um fornecedor externo, ela terá que encontrar um fornecedor confiável e estabelecer contratos de fornecimento.
Outro exemplo seria uma empresa de serviços de TI que precisa de um sistema de gestão para seus clientes. Nesse caso, a empresa poderia desenvolver internamente o sistema, investindo em recursos de desenvolvimento e equipe, ou comprar um sistema já pronto de um fornecedor externo, reduzindo o tempo necessário.
A decisão de fazer ou comprar é uma escolha estratégica que deve ser baseada em vários fatores, como custo, qualidade, eficiência e controle. É importante considerar cuidadosamente cada opção e avaliar os prós e contras de cada escolha. Tomar a decisão errada pode ter um impacto significativo no sucesso do projeto ou negócio.
Após a realização da Análise de fazer ou comprar, pode-se ser elaborada a Lista de aquisições com todos os itens que foram decididos que serão terceirizados.
A análise de fazer ou comprar, também inclui a análise de alugar ou comprar. Considere a seguinte pergunta:
Você está gerenciando um projeto de construção de dutos. Será necessário utilizar uma máquina escavadeira. O custo diário de locação é de R$90,00. O custo de compra da máquina é de R$20.000,00. O custo mensal de manutenção estimado é de R$500,00. O tempo estimado utilizando a máquina no projeto é de seis meses. O que é melhor, alugar ou comprar o equipamento?
Análises de disponibilidade de locação, depreciação, tempo de manutenção, possibilidade de uso posterior do equipamento pela empresa, valor potencial venda da máquina após o projeto podem permitir diferentes respostas para essa pergunta.
Observações para empresas públicas
Empresas privadas têm maior flexibilidade em suas práticas de aquisição do que empresas públicas. Entidades governamentais utilizam dinheiro público e, por isso, elas normalmente precisam respeitar leis, regras e regulamentações que controlam especificamente cada etapa do processo de aquisições para garantir bom uso do dinheiro dos pagadores de impostos.
Em geral, os processos de aquisições em projetos realizados por entidades publicas são regidos por meio de um processo de licitação.
Via de regra geral, quando as empresas privadas usam recursos públicos do governo, elas também devem respeitar essas regulamentações.
🖱 Acesse www.andersonferreira.eng.br/docaqui para desfrutar da nossa base de documentos de aquisições e visualize alguns exemplos de Editais de licitação.
Conclusão
Ao realizar o planejamento de um projeto, identifique o que será necessário adquirir com terceiros por meio da análise de fazer ou comprar, e então escreva o Plano de gerenciamento das aquisições descrevendo com as aquisições serão realizadas.
Quiz de Fixação
Teste o seu aprendizado. Escolha uma alternativa para as perguntas a seguir:
1. Quando a gestão de aquisições é desnecessária para gerenciar um projeto?
A gestão das aquisições existe para garantir a aquisições em terceiros de acordo com as necessidades do projeto.
2. Quando devo escolher terceirizar um item do projeto?
A decisão de fazer ou comprar é multifatorial.
3. Qual dos itens abaixo NÃO é uma vantagem potencial da terceirização de itens?
Em geral, a terceirização custa mais caro. Além dos tributos e lucratividade do fornecedor, o fornecedor também paga imposto pela sua própria mão-de-obra.
4. Considerando que você trabalha em uma empresa de TI que desenvolve sistemas, e que a empresa precisa de um novo sistema financeiro. Qual dos motivos abaixo NÃO seria um motivo para a empresa, ainda assim, terceirizar o trabalho?
Ter bastante mão-de-obra ociosa seria um argumento para a empresa NÃO terceirizar o trabalho.
