Como realizar a gestão dos riscos de um projeto com excelência?
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Para garantir que um projeto seja concluído com sucesso, você precisa gerenciar os riscos do projeto. Gerenciar os riscos do projeto não é uma ação opcional. É uma ação obrigatória para o bom profissional de projetos.
A gestão de riscos é essencial para evitar surpresas desagradáveis que podem comprometer o sucesso do projeto, como atrasos, aumento de custos ou falhas na entrega. Além disso, permite antecipar problemas e aproveitar oportunidades, garantindo maior controle e previsibilidade. Sem uma gestão de riscos, o projeto fica vulnerável a eventos imprevistos, que podem causar prejuízos financeiros, comprometer a qualidade e a satisfação das partes interessadas, além de prejudicar a reputação da equipe e da organização.
O bom gestor resolve problemas e imprevistos antes que os problemas e imprevistos aconteçam.
Introdução a gestão dos riscos do projeto
Os riscos do projeto representam eventos ou condições incertas que, caso ocorram, podem impactar de forma positiva (oportunidades) ou negativa (ameaças) os objetivos do projeto, incluindo escopo, prazo, custo e qualidade. Esses eventos podem ser internos, como falhas em processos ou falta de recursos, ou externos, como mudanças nas condições econômicas, regulatórias ou climáticas.
Para que seja um risco, existem duas variáveis: Probabilidade e Impacto. O que não tem probabilidade de ocorrer, ou não tem impacto no projeto, NÃO é um risco.
Os riscos são inerentes a qualquer projeto devido à natureza única e temporária das iniciativas e devem ser tratados como parte essencial do planejamento e da execução. A gestão eficaz de riscos não apenas minimiza os impactos negativos, mas também permite capitalizar as oportunidades que podem agregar valor ao projeto.
Os riscos são identificados, analisados e gerenciados ao longo de todo o ciclo de vida do projeto, com o objetivo de aumentar a probabilidade e o impacto das oportunidades e reduzir os das ameaças, garantindo que o projeto alcance seus objetivos e gere os resultados desejados.
É a gestão dos riscos que aumenta com grande probabilidade de o projeto NÃO ser um fracasso por conta de erros, imprevistos e mudanças que podem acontecer no meio do caminho.
Importante reforçar que Riscos abrangem ameaças e oportunidades. Em vez de focar apenas nos aspectos negativos, uma boa gestão de riscos também busca aproveitar os resultados positivos das incertezas.
Riscos, incertezas e premissas
Os conceitos de Riscos, Incertezas E Premissas estão profundamente interligados no contexto da gestão de projetos, e compreender essa relação é essencial para alcançar uma abordagem eficaz na condução de projetos.
Incertezas representam a ausência de certeza sobre eventos futuros, sejam eles internos ou externos ao projeto. Elas podem surgir de fatores desconhecidos ou de variáveis imprevisíveis. Toda incerteza carrega consigo um potencial de risco. Por exemplo, a utilização de uma nova tecnologia desconhecida em um projeto é uma incerteza, e a incerteza gera riscos dependendo de como ela afeta os objetivos do projeto.
Premissas são suposições consideradas verdadeiras para o planejamento e a execução de um projeto, mas que ainda não podem ser confirmadas quando são feitas. Elas servem como base para a definição de estratégias, prazos, custos e recursos, influenciando diretamente as decisões e o andamento do projeto. Por exemplo, supor que determinado equipamento estará disponível na data prevista é uma premissa.
No entanto, como as premissas carregam incertezas, elas podem se tornar riscos caso não se confirmem. Por isso, é fundamental documentá-las no Registro de Premissas, monitorá-las ao longo do projeto e revisá-las, quando necessário, para minimizar os impactos potenciais de sua invalidade.
Passo a passo para fazer Gestão dos Riscos
De modo genérico, o ciclo de processos para gerenciar os riscos de um projeto é formado pelos processos:
- Planejar o Gerenciamento dos Riscos
- Identificar os Riscos
- Realizar a Análise Qualitativa dos Riscos
- Realizar a Análise Quantitativa dos Riscos
- Planejar as Respostas aos Riscos
- Implementar Respostas aos Riscos
- Monitorar os Riscos
Em nosso estudo compreenderemos de forma profunda esse ciclo de processos. Em condições específicas, esse passo a passo pode ser alterado, seja na sequência dos passos ou na inclusão ou exclusão de passos. Mas, só quebre esse passo a passo depois de dominar ele. Primeiro aprenda a regra geral para depois aplicar as exceções.
Planejar o Gerenciamento dos Riscos
Este processo estabelece a abordagem, as atividades e os recursos que serão implementados para fazer a gestão de riscos ao longo do projeto. Ele define como os riscos serão identificados, analisados e gerenciados, além de integrar essa gestão ao planejamento geral do projeto.
O principal resultado é criar um plano de gerenciamento dos riscos, que documenta as responsabilidades, o orçamento, as ferramentas e as técnicas a serem utilizadas, além de estabelecer categorias de risco e critérios para a avaliação de impactos e probabilidades.
Identificar os Riscos
Aqui, os riscos são detectados e documentados de forma detalhada, abrangendo tanto os positivos (oportunidades) quanto os negativos (ameaças). Este processo utiliza ferramentas como brainstormings, entrevistas com especialistas e análises de documentos do projeto para identificar possíveis eventos que possam impactar os objetivos do projeto.
O resultado principal é criar o documento registro dos riscos, que lista os riscos identificados, suas descrições, categorias e possíveis gatilhos.
Realizar a Análise Qualitativa dos Riscos
Este processo avalia os riscos identificados em termos de probabilidade e impacto, permitindo priorizar os que exigem maior atenção. Ferramentas como matrizes de probabilidade e impacto são frequentemente usadas para categorizar os riscos de forma clara.
Os resultados desse processo incluem uma atualização no registro dos riscos, destacando os riscos priorizados e, às vezes, recomendando ações imediatas para mitigar ou explorar os riscos mais críticos.
Realizar a Análise Quantitativa dos Riscos
Neste processo, utiliza-se uma abordagem mais detalhada e baseada em dados para quantificar os impactos dos riscos priorizados. Técnicas como a simulação Monte Carlo, análise de árvores de decisão e diagramas de tornado ajudam a calcular o impacto potencial dos riscos em termos numéricos, como custo ou cronograma.
O principal resultado é refinar a compreensão do impacto agregado dos riscos no projeto, registrando as conclusões e atualizando o registro dos riscos com o cálculo de estimativas e probabilidades.
Planejar as Respostas aos Riscos
Com base nas análises anteriores, este processo determina as ações específicas para tratar cada risco, seja mitigando, transferindo, aceitando ou explorando-os, dependendo de sua natureza. A ênfase está em criar um plano proativo e eficiente.
O resultado principal é o plano de respostas aos riscos, que detalha as ações a serem tomadas, os responsáveis, os recursos necessários e os cronogramas. Nesse momento podem ser planejados Planos de Contingência ou Reservas de Contingência para custos ou prazos.
Implementar Respostas aos Riscos
Este processo visa colocar em prática as ações planejadas no plano de respostas aos riscos. É nesta etapa que os riscos são tratados ativamente, com medidas como contratar seguros, ajustar cronogramas ou implementar controles específicos.
Este processo gera atualizações no Registro Dos Riscos e pode incluir novos registros de lições aprendidas sobre a eficácia das respostas implementadas.
Monitorar os Riscos
Este processo garante o acompanhamento contínuo dos riscos identificados, avalia a eficácia das respostas e detecta novos riscos que possam surgir ao longo do projeto. Relatórios regulares e reuniões de equipe são usados para monitorar a evolução e reavaliar os riscos existentes.
O registro dos riscos e o registro das lições aprendidas são atualizados com informações sobre mudanças nos riscos e a eficácia das ações implementadas.
Case projeto de implantação de uma usina de incineração
Tomando como exemplo a gestão dos riscos do projeto de implantação de uma usina de incineração, em artigo técnico publicado na SIMEP, identifiquei os seguintes riscos principais:
- Comprar material/equipamento que não será utilizado na usina por revisão da lista de material.
- Impedimento de realizar a montagem por erro (interferência) no design percebido na fase de montagem.
- Alteração do design na fase de montagem por identificação de melhor alternativa pelos montadores.
- Falha de funcionamento na usina no startup (risco tecnológico).
- Não aprovação do produto do projeto pelo cliente.
- Mão-de-obra local não é capacitada para operar e manter a usina.
- Impedimento da operação por quebra na cadeia de suprimentos.
- Retrabalho por exigências inesperadas por parte órgãos ambientais.
- Modificações na instalação devido reclamações oriundas da comunidade próxima a usina.
- Atraso no Startup por dependência de liberação dos órgãos reguladores para o teste de queima.
Conclusão
Ao realizar a gestão de um projeto, você precisa gerenciar os riscos para evitar que problemas levem o projeto ao fracasso.
Resumindo os principais documentos que aparecem nos processos de gestão de riscos, temos:
- Plano de Gerenciamento dos Riscos: Define as diretrizes para todo o processo de gestão de riscos.
- Registro dos Riscos: Documento dinâmico que lista todos os riscos identificados e seus detalhes.
- Plano de Respostas aos Riscos: Detalha as ações planejadas para tratar cada risco priorizado.
- Relatórios de Desempenho: Utilizados no monitoramento para avaliar a eficácia das respostas aos riscos.
Quiz de Fixação
Teste o seu aprendizado. Escolha uma alternativa para as perguntas a seguir:
1. Qual dos processos a seguir NÃO é um processo de gestão dos riscos do projeto?
A elaboração do Termo de Abertura do Projeto é um processo de integração realizado na iniciação do projeto. Embora riscos já percebidos possam ser inseridos no TAP, a elaboração do TAP não é um processo de gestão dos riscos.
2. O que são riscos do projeto?
A alternativa A deixa claro a definição dos riscos (item com probabilidade e impacto no projeto).
3. O que são incertezas?
A alternativa B apresenta a definição de incerteza. A alternativa A é a definição de riscos. A alternativa C é a definição de Oportunidade. A alternativa D é a definição de Premissa.
4. O que é o documento Plano de Gerenciamento dos Riscos do Projeto?
Todo plano é um documento de fala de algo que é do FUTURO. Quem fala do passado são os relatórios e registro de lições aprendidas. Letra A é a definição do Registro dos Riscos. Letra C é a definição do Plano de Respostas aos Riscos.
