Como planejar a gestão dos custos de um projeto?

Conteúdo

Gerenciar custos em projetos é um dos pilares para garantir o sucesso. Segundo o PMBOK Guide, a gestão de projetos pode ser estruturada em 10 áreas de conhecimento:

Escopo
Prazo
Custos
Qualidade
Recursos
Comunicações
Partes Interessadas
Riscos
Aquisições
Integração

Das dez áreas, três são absolutamente obrigatórias em qualquer projeto: escopo, prazo e custos. Sem elas, não há gestão de projetos, apenas execução desorganizada. Outras áreas podem ou não estar presentes — por exemplo, é possível gerir um projeto sem riscos (em ambientes extremamente estáveis) ou sem aquisições (quando todos os recursos já estão disponíveis internamente). Mas sem escopo, prazo e custos, não existe gestão.

A relevância da gestão de custos é tamanha que Peter Drucker afirmou:

Dentro de uma empresa, há apenas custos.”

Essa frase nos lembra que todas as demais áreas de conhecimento se convertem em valores financeiros. Assim, gerir custos é, de certo modo, gerir todo o projeto.

A gestão dos custos em um projeto é realizado por meio de quatro processos:

Planejar o gerenciamento dos custos
Estimar os custos do projeto
Desenvolver o orçamento do projeto
Monitorar e controlar os custos do projeto

O primeiro processo (planejar a gestão dos custos) é decisivo. Ele define as regras do jogo: quem controla, como controla e onde registra. Esse processo pode ser estruturado em 3 grandes passos, conforme estudaremos a seguir.

Passo 1: Avaliação de informações

Para elaborar o Plano de Gestão de Custos, antes o gerente de projeto precisa avaliar informações fundamentais:

Termo de Abertura do Projeto (TAP): indica o CAPEX disponível, restrições financeiras e resultados esperados pela análise de viabilidade.
Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP): esclarece prazos, entregas e inclusões/exclusões do escopo.
Fatores Ambientais da Empresa (FAEs): refletem o ambiente externo, como volatilidade de preços, possibilidade de importação, disponibilidade de fornecedores.
Ativos de Processos Organizacionais (APOs): trazem políticas internas, procedimentos de compras, normas de auditoria e formas de prestação de contas.

Por meio dessa avaliação podemos determinar como será a gestão dos custos ao longo do projeto.

O termo de abertura nos informa itens importantes como:

CAPEX inicialmente disponível para o projeto
Lucratividade e custo estimados pela análise de viabilidade econômica

O plano de gerenciamento do projeto nos informa:

Data da conclusão esperada para o projeto
O que está incluso no escopo do projeto e o que não está incluso

Os fatores ambientais da empresa nos informa:

Volatilidade dos preços dos itens a serem comprados para o projeto;
Alternativas e possibilidade de importação de itens;
Disponibilidade de fornecedores qualificados.

Os ativos de processos organizacionais nos informa:

Qual é o procedimento de compra da empresa;
Qual é a política de custos da empresa;
Como é o acompanhamento e fiscalização do gasto de dinheiro.

🔎 Exemplo prático: Em um projeto de construção de uma planta industrial, o TAP pode indicar CAPEX de R$ 10 milhões, enquanto o PGP define que fundações profundas estão fora do escopo. Já os FAEs podem mostrar risco de aumento no preço do aço, e os APOs definem que compras acima de R$ 50 mil precisam de aprovação da diretoria. Essas informações são a base para projetar como será feita a gestão dos custos.

Passo 2: Decisão de como será a gestão dos custos

Dado as avaliações do passo anterior, é o momento de decidir como a gestão dos custos será realizada. Algumas perguntas-guia ajudam a estruturar essa etapa:

Qual sistema ou software será utilizado (Excel, Power BI, Primavera, ERP corporativo)?
Quem será o responsável pela gestão dos custos e monitoramento do cumprimento do plano de custos?
Quem pode solicitar/aprovar a realização de compras?
Quem registra/confere os comprovantes de compras?
Como o controle do dinheiro gasto será garantido/auditado?
Quais ferramentas de gestão serão usadas para estimar os custos, desenvolver o orçamento e monitorar os custos?
Quais serão as contas de controle (centros de custo)?

Contas de controle são classificações de custos que nos apoiam a gerenciar os custos. Exemplo, para um projeto de construção de uma casa, podemos ter a conta de controle material elétrico com o limite estipulado em R$40.000,00. Isso nos ajuda a controlar os custos do projeto controlado os custos divididos em partes menores. Um outro nome bem comum para contas de controle é Centro de Custo.

Exemplo de contas de controle para gestão dos custos em projetos

A estrutura dos Centros de Custos pode ser baseada na EAP. Nem sempre a EAP é o melhor modo para a estrutura de custos. Em alguns casos, faz mais sentindo criar centros de custos como:

Recursos humanos (engenheiros, mestres de obra, operários).
Materiais comprados (cimento, aço, blocos).
Equipamentos alugados (guindastes, betoneiras).
Serviços terceirizados (sondagem, topografia).
Custos indiretos (canteiro, água, energia, telefonia).

Todo custo registrado deve ter:

Valor do custo
Conta de controle (centro de custo)
Data em que foi efetuado
Carteira de onde saiu o dinheiro

Também é importante salvar o comprovante do custo para que os processos de auditoria e controle possam fazer verificações.

É importante contar com o apoio de opinião especializada técnica para realizar esse trabalho. Alguns conhecimentos técnicos da operação serão importantes para definir melhores maneiras de realizar a gestão de custos do projeto.

Passo 3: Publicação do plano de custos do projeto

Após as análises e decisões, é preciso escrever e documentar o Plano de Custos do Projeto. Isso é importante para obter a formalização do plano e, assim, garantir que a equipe possa ser liderada com o objetivo de cumprir esse plano. Evidentemente, esse plano pode ser revisto e atualizado à medida que o projeto progride.

O Plano de Custos do Projeto é o guia de custos para a equipe e precisa estar claro e acessível as partes envolvidas no trabalho de custos.

O Plano de Custos do Projeto é um documento gerencial da empresa, desse modo, algumas características dele são:

Deve ter título claro, referente do projeto a que se refere, data de emissão, versão/revisão e autores.
Estruturado com títulos, subtítulos, sumário, gráficos e figuras.
Publicado em formato não editável (PDF, por exemplo).
Não é trabalho de pesquisa, então não deve haver itens como introdução, referências bibliográficas e conclusão.
É entendível sem precisar da explicação verbal de uma pessoa ou depender da leitura de uma planilha;
Atualizável em caso de mudanças significativas no projeto.

⚠️ Atenção: o valor real do plano de custos não está no formato/template (se é slide, planilha ou texto), mas nas decisões que ele registra.

Não se prenda a templates. Pouco importa o formato. Muito importa a análise das informações do projeto e as decisões de como a gestão dos custos do projeto será realizada. O mais importante do documento Plano de Custos do Projeto não é o documento em si, e sim as decisões tomadas e que esse documento registra.

🔎 Exemplo: No projeto de modernização de um hospital, o Plano de Custos do Projeto pode indicar que:

O limite para equipamentos médicos é de R$ 8 milhões.
Compras acima de R$ 500 mil requerem aprovação da diretoria.
Revisões no plano serão feitas trimestralmente.

Do ponto de vista de gestão da produtividade, é interessante que ele possa ser redigido na nuvem em colaboração com diferentes profissionais e publicado na intranet da empresa.

Conclusão

Planejar a gestão dos custos é transformar informações dispersas em um documento estruturado de decisão. É ele que garante transparência, disciplina financeira e clareza de responsabilidades ao longo do projeto. Além de funções secundárias de atender a políticas de compliance e anticorrupção.

Mais do que um documento formal, o Plano de Custos do Projeto é um pacto entre a estratégia, a equipe e o cliente para garantir que os recursos sejam usados da forma mais inteligente possível.