Como planejar a gestão dos custos de um projeto?

Gerenciar custos em projetos é parte fundamental para garantir o sucesso de um projeto. Ao todo, podemos gerenciar 10 áreas em um projeto:

1. Escopo
2. Prazo
3. Custos
4. Qualidade
5. Recursos
6. Comunicações
7. Partes Interessadas
8. Riscos
9. Aquisições
10. Integração

Apenas as 3 primeiras são obrigatórias para TODOS os projetos. É possível haver gestão de projetos sem gestão dos riscos (para projetos em ambientes estáveis e seguros). É possível haver gestão de projetos sem gestão das aquisições (para projetos em que não são comprados itens de terceiros). Mas só existe gestão de projetos se existe gestão de escopo, prazo e custos.

A gestão de custos é tão importante, que Peter Drucker sintetizou isso dizendo que:

Dentro de uma empresa, há apenas custos.

Essa frase reflete a questão de que todas as 10 áreas gerenciadas tem um valor financeiro. Logo, sempre que se gerencia qualquer um desses itens, a gestão de custos estará presente.

A gestão dos custos em um projeto é realizado por meio de quatro processos:

1. Planejar o gerenciamento dos custos
2. Estimar os custos do projeto
3. Desenvolver o orçamento do projeto
4. Monitorar e controlar os custos do projeto

O planejamento da gestão dos custos do projeto é o processo 1. E podemos realizar esse processo por meio de 3 passos.

Passo 1: Avaliação de informações

Para elaborar o plano de gestão de custos de um projeto, primeiramente é preciso avaliar:

1. O termo de abertura do projeto
2. O plano de gerenciamento do projeto
3. Os fatores ambientais da empresa
4. Os ativos de processos organizacionais

Por meio dessa avaliação podemos determinar como será a gestão dos custos ao longo do projeto.

O termo de abertura nos informa itens importantes como:

• CAPEX inicialmente disponível para o projeto
• Lucratividade e custo estimados pela análise de viabilidade econômica

O plano de gerenciamento do projeto nos informa:

• Data da conclusão esperada para o projeto
• O que está incluso no escopo do projeto e o que não está incluso

Os fatores ambientais da empresa nos informa:

• Volatilidade dos preços dos itens a serem comprados para o projeto;
• Alternativas e possibilidade de importação de itens;
• Disponibilidade de fornecedores qualificados.

Os ativos de processos organizacionais nos informa:

• Qual é o procedimento de compra da empresa;
• Qual é a política de custos da empresa;
• Como é o acompanhamento e fiscalização do gasto de dinheiro.

Passo 2: Decisão de como será a gestão dos custos

Dado as avaliações do passo anterior, decidimos como a gestão dos custos do projeto será realizada. Perguntas que devem ser respondidas são:

1. Qual sistema/software será usado para gerenciar os custos;
2. Quem será o responsável pela gestão dos custos e monitoramento do cumprimento do plano de custos;
3. Quem pode solicitar/aprovar a realização de compras;
4. Quem registra/confere os comprovantes de compras;
5. Como o controle do dinheiro gasto será garantido;
6. Quais ferramentas de gestão serão usadas para estimar os custos, desenvolver o orçamento e monitor os custos;
7. Quais serão as contas de controle.

Contas de controle são classificações de custos que nos apoiam a gerenciar os custos. Exemplo, para um projeto de construção de uma casa, podemos ter a conta de controle material elétrico com o limite estipulado em R$20.000,00. Isso nos ajuda a controlar os custos do projeto controlado os custos divididos em partes menores. Um outro nome bem comum para contas de controle é Centro de Custo.

Todo custo registrado deve ter:

• Valor do custo
• Conta de controle (centro de custo)
• Data em que foi efetuado
• Carteira de onde saiu o dinheiro

Também é importante salvar o comprovante do custo para que os processos de auditoria e controle possam fazer verificações.

É importante contar com o apoio de opinião especializada técnica para realizar esse trabalho. Alguns conhecimentos técnicos da operação serão importantes para definir melhores maneiras de realizar a gestão de custos do projeto.

Passo 3: Publicação do plano de custos do projeto

Após as análises e decisões, é preciso escrever e documentar o plano de custos do projeto. Isso é importante para obter a oficialização do plano e, assim, garantir que a equipe possa ser liderada com o objetivo de cumprir esse plano. Evidentemente, esse plano pode ser revisto e atualizado à medida que o projeto progride.

O plano de custos do projeto é um documento gerencial da empresa, desse modo, algumas características dele são:

1. Não é trabalho de pesquisa, então não tem itens como introdução, referências bibliográficas e conclusão;
2. O plano de custos não é um trabalho acadêmico de perguntas e respostas, ele é o registro da decisão de como os custos serão gerenciados;
3. Possui uma capa com identificação, data, versão/revisão, autores;
4. É entendível sem precisar da explicação verbal de uma pessoa ou depender da leitura de uma planilha;
5. É estruturado com títulos, subtítulos, sumário, identificação de gráficos e figuras;
6. É publicado em formato não editável (pdf, por exemplo);
7. Pode ser redigido na nuvem em colaboração com diferentes profissionais e publicado na intranet da empresa.

Para visualizar um Template de plano de custos para um projeto de grande porte, clique aqui.

Para mais orientações sobre como gerar documentos de gestão de projetos, clique aqui.

Quiz de fixação

Assinale uma única alternativa para cada uma das perguntas a seguir e teste o seu aprendizado.