4 princípios para entregar valor e não deixar o projeto morrer
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Entregar valor contínuo é o pulso que mantém o projeto vivo, evitando que se perca no meio do caminho. Se no meio do projeto não há entrega de valor, o projeto “morre” por falta de sustentação das partes interessadas. Estudaremos 4 princípios do PMBOK que ajudam a manter o projeto vivo até a sua conclusão tomando como exemplo prático um caso de projetos real.
Projeto real: Construção da Usina Ecovital
O projeto da Usina Ecovital foi concluído em 2014, e teve sua obra liderada por Anderson Ferreira (engenheiro mecânico).
A usina utiliza tecnologia de ponta para realização do controle ambiental de emissões e operação geral da usina. Embora seja uma usina enorme (a maior usina de incineração da América Latina), dois profissionais conseguem operar a usina, dado a completa automação do sistema, que possui um software supervisório de controle 100 via computador e uma série de intertravamentos de segurança que visam garantir a não ocorrência de acidentes ambientais ou acidentes de trabalho.
A usina tem capacidade de processamento de até 4 mil toneladas por mês durante 365 dias por ano em regime contínuo (operando 24 horas por dia), e possui galpões e sistemas de armazenamento de resíduos com capacidade superior a 3.000 toneladas.
Para poder visualizar um pouco o que foi esse projeto, assista ao vídeo institucional da usina EcoVital apresentado a seguir.
Você pode visualizar fotos da inauguração da usina no site institucional da Ecovital:
O vídeo a seguir apresenta como é o funcionamento da usina de incineração:
Enfoque no valor
O princípio Enfoque no valor para o cliente destaca a importância de direcionar todas as ações e decisões do projeto para a criação de valor significativo para o cliente.
Isso implica ir além do cumprimento dos requisitos técnicos ou da entrega dentro do prazo e do orçamento. Envolve compreender profundamente o que é valorizado pelo cliente e pelo negócio, e esforçar-se para maximizar esse valor através dos resultados do projeto.
Este princípio abrange várias dimensões, incluindo:
Resultados: Os entregáveis concretos do projeto, que devem alinhar-se com as necessidades e expectativas do cliente para gerar valor. Isso é, menos relatório e mais resultado.
Sucesso: Medido não apenas pela conclusão do projeto, mas pelo quanto os resultados do projeto contribuem para os objetivos estratégicos do cliente.
Resultados de Negócios: Impactos diretos e indiretos do projeto no desempenho e na competitividade da organização cliente no mercado.
Benefícios: Vantagens obtidas pelo cliente e pelas partes interessadas como resultado dos entregáveis do projeto. Esses benefícios devem ser tangíveis e alinhados com os objetivos do negócio.
Esse princípio é válido para projetos que visam o lucro (como o projeto da Usina EcoVital), mas também pode ser aplicado em projetos que a geração de valor está ligada a itens intangíveis (como a preservação ambiental e desenvolvimento econômico por meio da duplicação de uma rodovia).
Aplicação do princípio no projeto Construção da Usina Ecovital
Durante o desenvolvimento da usina Ecovital, projetada para representar uma revolução no cuidado com resíduos tóxicos no Brasil, o enfoque no valor para o cliente neste contexto foi aplicado com o foco em garantir que a usina pudesse começar a operar tão cedo quanto o possível.
A empresa Queiroz Galvão (principal patrocinadora do projeto), participou ativamente da construção e como estratégia para garantir a entrega de valor, no meio do projeto, aprovou a decisão de não implantar, em um primeiro momento, os galpões de resíduo líquido e gasoso, de modo que a usina tivesse sua inauguração adiantada iniciando a operação apenas para resíduos sólidos.
Posteriormente a conclusão do projeto, o gestor responsável fora provisoriamente contratado como profissional da EcoVital e garantiu a continuidade do projeto com a construção dos dois galpões faltantes (e da área administrativa), de modo que a usina pudesse finalmente estar completa.
Para aplicar esse princípio, o engenheiro envolveu stakeholders durante as reuniões de status do projeto para identificar funcionalidades críticas da usina que deveriam estar disponíveis de modo imediato, e funcionalidades que poderiam ser construídas posteriormente, e que poderiam até ser financiadas com o próprio lucro obtido pela operação da usina, e não mais recorrendo ao banco privado que financiou grande parte da construção.
O sucesso do projeto foi medido não apenas pela conclusão da construção dentro do prazo e do orçamento, mas também pela avaliação e feedback dos usuários e investidores, que avaliaram aspectos como a eficiência operacional da usina após a sua inauguração.
Entender que o projeto deve ter valor na visão do cliente e não na visão do engenheiro do projeto é a base para gerar valor.
Aquele profissional que realiza o projeto atendendo as próprias ideias do que é importante sem parar para conversar com clientes e investidores para focar no que eles desejam, não possui um princípio necessário para ser um bom engenheiro de projetos.
Demonstre comportamentos de liderança
O princípio Demonstre comportamentos de liderança sublinha a importância de os gestores de projeto adotarem uma postura que inspire e guie sua equipe e stakeholders através do exemplo, motivando-os a alcançar os objetivos do projeto com eficácia.
Este princípio abrange várias dimensões, incluindo:
Motivação: A habilidade de motivar e inspirar a equipe a se engajar plenamente com o projeto, superar desafios e alcançar metas através do reconhecimento de suas contribuições e do encorajamento diante de obstáculos.
Empoderamento: Desenvolve à equipe a autonomia para tomar decisões importantes e resolver problemas, fomentando um ambiente de confiança e responsabilidade compartilhada.
Dar exemplo: Agir de maneira que reflita os valores e padrões esperados do projeto, estabelecendo um modelo comportamental para a equipe seguir, demonstrando comprometimento, ética e integridade.
Influenciar: A capacidade de persuadir e guiar as partes interessadas e a equipe do projeto na direção dos objetivos comuns, mesmo em face de opiniões divergentes ou interesses conflitantes.
Aplicação do princípio no projeto Construção da Usina Ecovital
Dada ao grande porte da usina, que, em alguns momentos, chegou a ter mais de 300 pessoas trabalhando ao mesmo tempo no mesmo local, tomando ainda agravantes de ser uma equipe multidisciplinar de diferentes cidades e estados do Brasil, e com muitas pessoas que nunca trabalharam juntas anteriormente, tendo a grande maior parte das pessoas se conhecido no projeto, administrar com liderança foi essencial.
Para garantir a união do time, motivação e alinhamento de ações, o gestor do projeto implantou o DDS integrado todas as segundas-feiras.
A saber, as equipes envolveram:
- Equipe de construção civil
- Equipe de instalação elétrica
- Equipe de automação
- Equipe de instalação metalmecânica
- Equipe de instalação da estrutura metálica (separado da equipe de instalação metalmecânica)
- Equipe de tubulação de suprimentos
- Equipe de tubulação da usina
- Equipe de isolamento térmico
Além do DDS de cada equipe que era realizado ao longo da semana, esse DDS tinha como especial:
- Unir todo o time das diferentes áreas
- Comunicar conflitos que envolviam mais de uma área
- Discurso motivacional para garantir a motivação da equipe durante a semana
Tudo isso foi realizado junto ao primordial aspecto do DDS, garantir a segurança no trabalho, que foi um hábito angular implantado nos profissionais da usina.
Para mais informações sobre o que é um hábito angular e como esse hábito foi implantado na empresa ALCOA (maior fabricante de alumínio do mundo), recomendo estudar o capítulo quadro do livro O Poder do Hábito Livro (escrito por Charles Duhigg).
Crie um ambiente colaborativo para a equipe do projeto
O princípio Crie um ambiente colaborativo para a equipe do projeto enfatiza a importância de fomentar um espaço de trabalho onde a colaboração, o trabalho em equipe e uma cultura positiva são a norma, não a exceção. Este princípio reconhece que o sucesso de um projeto não depende apenas da competência técnica individual, mas também da habilidade da equipe de trabalhar coletivamente em direção a objetivos comuns.
Este princípio abrange várias dimensões, incluindo:
Colaboração: O esforço conjunto entre membros da equipe e stakeholders para alcançar os objetivos do projeto, compartilhando conhecimentos, recursos e responsabilidades.
Trabalho em equipe: A capacidade dos membros da equipe de interagir, comunicar e cooperar uns com os outros de forma eficaz e respeitosa, reconhecendo e valorizando a diversidade de competências e perspectivas.
Cultura: Os valores, normas e práticas compartilhadas dentro da equipe do projeto que influenciam e guiam o comportamento dos seus membros, promovendo um ambiente de apoio, inclusão e respeito mútuo.
Aplicação do princípio no projeto Construção da Usina Ecovital
Durante o projeto de construção da usina EcoVital, foi requerido a colaboração de várias disciplinas de engenharia, incluindo engenharia civil, elétrica, química, ambiental e mecânica. Para criar um ambiente colaborativo, o gestor do projeto iniciou o processo estabelecendo uma cultura de abertura e inclusão, onde todos os membros da equipe se sentem valorizados, livres e capazes de contribuir.
Foram planejadas e realizadas reuniões semanais entre os líderes de cada time para promover o entendimento mútuo entre as diferentes especialidades envolvidas no projeto.
Durante essas reuniões, os membros da equipe foram encorajados a compartilhar seus conhecimentos específicos, discutir potenciais desafios técnicos e explorar soluções conjuntas. Isso não apenas ajuda a equipe a identificar e mitigar riscos mais eficazmente, mas também cria um sentido de propriedade compartilhada e compromisso com o sucesso do projeto.
Além disso, o gestor implementou relatórios colaborativos e com gestão à vista, de forma que facilitam a comunicação e o compartilhamento de informações de forma ágil, garantindo que todos os membros da equipe estejam alinhados e possam acessar as informações mais importantes quando necessário.
Ao promover ativamente a colaboração, fortalecer o trabalho em equipe, o gestor do projeto conseguiu superar os desafios complexos associados à construção da usina, alcançando um resultado que seria impossível ele conseguir sozinho.
Aquele profissional que empaca o projeto pois ele tem que estar empurrando as pessoas para realizarem o trabalho e ele precisa analisar todas as informações e tomar todas as decisões porque ele é o “único competente” para tomar as decisões não possui um princípio básico para ser um bom gerente de projetos.
Envolva-se de fato com as Partes Interessadas
O princípio Envolva-se de fato com as Partes Interessadas destaca a necessidade crítica de identificar, entender e engajar todas as partes interessadas relevantes em um projeto, sejam elas indivíduos, grupos ou organizações.
Este envolvimento não é superficial, mas sim um engajamento profundo e contínuo que busca entender suas necessidades, preocupações e expectativas, e trabalhar para alinhar os objetivos do projeto com os interesses das partes interessadas.
Este princípio abrange várias dimensões, incluindo:
Engajamento: Refere-se ao processo ativo de envolver as partes interessadas nas diferentes fases do projeto, assegurando que suas vozes sejam ouvidas e consideradas nas decisões.
Indivíduos: Membros individuais da comunidade ou da organização que podem ser afetados pelo projeto ou que possuem interesse direto no mesmo.
Grupos: Conjuntos de indivíduos que compartilham interesses comuns ou preocupações em relação ao projeto, como associações locais, grupos ambientalistas ou sindicatos.
Organizações: Entidades como empresas, governos, ONGs e instituições acadêmicas que têm um papel ou interesse no projeto.
Aplicação do princípio no projeto Construção da Usina Ecovital
A construção da usina EcoVital é um exemplo relevante, onde o envolvimento ativo com as partes interessadas foi fundamental. A comunidade local estava resistente ao projeto, temendo a poluição e possíveis impactos ambientais negativos. Paralelamente, era necessário obter apoio político da prefeitura para avançar com a construção.
Para enfrentar esses desafios, a equipe de projeto adotou as seguintes estratégias:
Mapeamento e Identificação: Primeiro, foi realizado um mapeamento completo das partes interessadas, identificando tanto os indivíduos quanto os grupos e organizações potencialmente afetados pelo projeto ou que poderiam influenciar seu resultado.
Reuniões de Engajamento: Foram organizadas sessões de engajamento com a comunidade local, onde os membros da equipe do projeto apresentaram detalhes sobre as tecnologias que seriam utilizadas para garantir a não poluição, bem como os benefícios sociais da usina. Essas sessões visavam abrir um canal de comunicação direto, permitindo que as preocupações fossem expressas e discutidas abertamente.
Parcerias Estratégicas: A equipe formou parcerias com organizações ambientais para realizar estudos independentes sobre os impactos ambientais da usina, garantindo que as informações compartilhadas com a comunidade fossem validadas e confiáveis.
Engajamento Político: Paralelamente, a equipe trabalhou para construir um relacionamento sólido com a prefeitura, apresentando como o projeto da usina Ecovital alinhava-se com as políticas públicas locais de sustentabilidade e desenvolvimento. Foi enfatizada a importância do projeto para a economia local, criando empregos e gerando um benefício ao meio-ambiente.
Por meio dessas ações, a equipe do projeto conseguiu não apenas mitigar as preocupações da comunidade em relação à poluição, mas também transformar a resistência inicial em apoio, haja visto que a comunidade local se interessou pelos empregos e desenvolvimento econômico que a nova usina proporcionaria a cidade de Sarzedo/MG, e se tornou uma apoiadora interessada a conclusão do projeto.
Importante observar que, mesmo após a inauguração da usina, o envolvimento e engajamento com as partes interessadas continua, como pode ser visto em vídeo de 2 minutos em uma reportagem da ALMG.
Um projeto de engenharia para ser concluído com sucesso, deve ser considerado um projeto de sucesso pelo patrocinador, pelo cliente, pelos profissionais, pelos fornecedores e pela comunidade envolvida.
Aquele profissional que não trabalha para satisfazer as expectativas de todas as partes interessadas envolvidas no projeto e se preocupa apenas em agradar ao chefe, ou apenas aos colegas de trabalho, ou apenas os clientes, ou apenas aos fornecedores, não possui um princípio básico para ser um bom gerente de projetos.
Conclusão
Ao inspirarmos cada indivíduo a exceder seus limites, a equação 1 + 1 transcende o esperado, transformando-se em algo muito maior e que realmente seja o desejado pelas partes interessadas. Assim, engenheiros que conseguem conduzir projetos com um espírito colaborativo entregam valor de forma exponencialmente superior àqueles que carecem dessa sinergia.
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