Como determinar o orçamento do projeto?

Elaborar o orçamento do projeto é uma etapa essencial da gestão dos custos de um projeto, e como veremos, o orçamento é mais do que as estimativas de custos do projeto.

O que é o orçamento?

O orçamento do projeto é o documento mais importante da gestão dos custos e um dos documentos mais importantes da gestão de projetos, e deve ser atualizado à medida que o projeto progride.

Orçamento é o documento que registra todos os custos programados de um projeto, o período de realização dos custos e a reserva de custos. Muitos leigos confundem orçamento e proposta comercial. Orçamento e proposta são documentos diferentes.

• Orçamento registra os valores de custo (feito por meio de uma orçamentação)
• Proposta registra o preço de venda (feita por meio de uma precificação)

Exemplo:

Na IESAB Engenharia de Elevação. É muito comum o início de projeto por meio de propostas comerciais de projetos vendidos. Contudo, ao entrar em contato com a IESAB, grande parte dos clientes da IESAB não solicita uma proposta para o fornecimento de um equipamento. Eles solicitam, erradamente, um orçamento. Esse é um equívoco popular.

Itens que são considerados na proposta comercial e que não são considerados no orçamento:

1. Preço para o cliente
2. Lucro esperado para o projeto
3. Riscos de negócio
4. Tributação da venda

Evidentemente, o orçamento é um documento importante para o cálculo da precificação (isso é, para a elaboração da proposta comercial).

🤷 Enquete: Na sua percepção, qual o percentual de projetos que cumprem o orçamento com precisão na empresa em que você trabalha? [Responda aqui]

Vamos agora aprender a criar um orçamento para um projeto em 3 passos.

Passo 1: Compreender o projeto

Compreender o projeto envolve avaliar:

1. O plano de gerenciamento do projeto para compreender o escopo, o prazo, os riscos, etc.
2. Documentos do projeto como contratos, propostas de compra e venda, registros dos riscos;
3. Os documentos do negócio com o plano de negócios, o business case e análise de viabilidade econômica;
4. Os acordos financeiros firmados entre instituições financeiras, investidores e fornecedores;
5. Os fatores ambientais da empresa como disponibilidade de crédito e inflação no período;
6. Ativos de processos organizacionais como Templates padrões de orçamentos e processos de aprovação do documento.

Essa etapa nos prepara com as informações necessárias para os próximos passos.

Passo 2: Elaborar o orçamento

3 itens importantes a se considerar

Abaixo apresentamos os 3 itens a serem considerados para a determinação do orçamento do projeto.

👉Opinião especializada: É essencial coletar informações de custo com os técnicos que possuem expertise nas atividades a serem realizadas no projeto. O gerente do projeto coleta com eles o input de valores a serem inseridos no orçamento. As opções são:

• Ter na equipe uma opinião especializada no assunto
• Contratar para a equipe uma opinião especializada no assunto
• Treinar e desenvolver um profissional como opinião especializada no assunto

👉Revisão de informações históricas: Sempre que disponível, informações históricas de orçamentos e custos de projetos análogos já realizados são fontes importantes de itens a não serem esquecidos para o projeto atual.

👉Reconciliação dos limites de recursos financeiros: É preciso realizar adequações no orçamento para que ele esteja compatível com a quantidade de dinheiro disponibilizado para a realização do projeto.

Agregação de custos

Para elaboração do orçamento, é preciso agregar os custos das estimativas de custos e reservas financeiras, isso é, somar os valores para determinar o valor total do projeto.

O orçamento do projeto é composto por:

• Estimativas de custo;
• Reserva de contingência;
• Reserva gerencial.

Isso pode ser visualizado na figura seguinte.

Para compreender como realizar as estimativas de custo de um projeto, acesse aqui.

Observe que a linha de base dos custos é formada por reserva de contingência e estimativas de custos. Ou seja, a linha de base não inclui a reserva gerencial.

A ilustração abaixo apresenta o processo de agregação de custos passando pelas fases:

• Estimativas de custo fragmentadas
• Estimativas de custo do projeto
• Reservas de contingência
• Linha de base dos custos
• Reservas de gerenciamento
• Determinação do orçamento do projeto

Cálculo das reservas de custo

Analogia para compreensão da reserva de contingência

Para compreender o que é a reserva de contingência, precisamos fazer uma análise de riscos do projeto. Para compreender como é realizada uma análise de riscos, realizaremos uma analogia tomando que o projeto é a realização do transporte de uma carga que parte do Aeroporto da Pampulha (Belo Horizonte/MG) para o aeroporto Zumbi dos Palmares (Maceió/AL), em que o recurso financeiro do projeto é o combustível.

O projeto teria duração da execução estimada em 2h e 15min, conforme figura abaixo.

Vamos colocar que o custo desse projeto é o combustível gasto. Para esse trajeto, é estimado que sejam necessários 1.000 litros de combustível para que o avião realize esse trajeto com a carga em questão.

Pergunta: você entraria no avião para realizar esse trajeto caso ele tenha sido abastecido com 1.000 litros de combustível?

Responda, isso não é uma pergunta retórica. Você entraria no avião:

• (  ) Sim
• (  ) Não

Não sei se você respondeu SIM, mas eu, certamente, responderia NÃO. O valor estimado de 1.000 litros de combustível não considera as condições anormais do clima, esse valor é válido para as Condições Normais de Temperatura e Pressão (CNTP). Existe o risco de ocorrer mudanças na temperatura e pressão como neblinas, chuvas, tempestades, ventanias etc. Itens que alteram o consumo de combustível.

Considerando que, nas piores condições de temperatura e pressão o consumo de combustível aumente em 250 litros. Você entraria nesse avião caso ele tenha sido abastecido com 1.250 litros de combustível?

• (  ) Sim
• (  ) Não

Com 1.250 litros de combustível, temos uma reserva de contingência de 250 litros para o risco de condições anormais de temperatura e pressão. Mas outro risco simultâneo pode acontecer, como o aeroporto ficar interditado no momento do pouso do avião devido um acidente, formação de neblina, queda de energia etc.

Caso ocorra de o aeroporto de Maceió e pontos de pouso da região estarem indisponíveis devido uma queda da energia elétrica na região (ou por uma neblina que tirou a visibilidade dos pilotos). A alternativa agora se torna alterar o trajeto e pousar o avião no Aeroporto Internacional Presidente Castro Pinto (Santa Rita/PB), adicionando 1 hora ao trajeto, o equivalente a 500 litros de combustível.

Você estaria disposto a entrar nesse avião com ele abastecido de 1.750 litros de combustível.

• (  ) Sim
• (  ) Não

Considerando que os dois riscos acima ocorreram. Houve inesperadas condições de temperatura e pressão que prejudicaram a o rendimento do combustível. O aeroporto destino foi interditado quando o avião se aproximava do mesmo. Ao se deslocar para o aeroporto disponível nas proximidades, o avião precisaria esperar 30 minutos, pois, devido a queda de energia que deixou aeroportos próximos indisponíveis, existe agora uma fila de aviões esperando para pousar no aeroporto. Para ficar 30 minutos voando aguardando o momento de poucas, o avião precisa de 150 litros de combustível.

Você estaria disposto a entrar nesse avião com ele abastecido de 1.900 litros de combustível.

• (  ) Sim
• (  ) Não

A minha resposta é SIM. Eu entraria. Acredito que protegendo contra esses 3 riscos, tenho uma alta probabilidade (maior que 99%) de ter recursos mais que suficientes para concluir a viagem (o projeto) com sucesso.

De fato, a orientação da Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC), é abastecer o avião com:

• Consumo estimativo do trajeto A para B​
• Adicional de distúrbio CNTP​
• Adicional do trajeto de B para C​
• Adicional 30 minutos de voo

Esse é o protocolo de cálculo de reserva de contingência.

Cálculo da reserva de contingência

A reserva de contingência é a reserva de dinheiro para conter (solucionar) os riscos identificados para o projeto. Cada risco pode gerar uma reserva de contingência, ou uma reserva de contingência pode proteger o projeto para um grupo de riscos identificados.

O cálculo da reserva de contingência também pode ser realizado utilizando as técnicas de estimativas aqui apresentadas:

• Estimativa análoga;
• Estimativa paramétrica;
• Estimativa bottom-up;
• Estimativa de 3 pontos.

Exemplo de reserva de contingência para um risco específico usando a estimativa bottom-up:

Para o projeto de implantação de uma usina, identificou-se que existe o risco de ocorrer chuva no canteiro de obras durante as instalações, o que geraria atraso ao projeto e poderia danificar componentes das usinas pelo tempo máximo de 2 meses (conforme previsão do tempo e índice pluviométrico do local dos anos anteriores). Para prevenir esse risco, colocou-se uma reserva de dinheiro para pagar pelo aluguel de uma cobertura provisória ao canteiro de obras. O valor do aluguel dessa cobertura em um mês é de R$10.000,00. Para se resguardar para dois meses de chuva, determinou-se R$20.000,00 de reserva de contingência para o risco de chuva no canteiro de obras.

Exemplo de reserva de contingência de um grupo de riscos utilizando a estimativa análoga:

O projeto terá como reserva de contingência o valor de 30% da soma das estimativas de custos com base no projeto similar realizado no ano passado que, mesmo diante aos riscos que aconteceram, custou apenas 15% do valor inicialmente planejado.

A reserva de contingência NÃO é o único modo de se responder a um risco. Uma outra resposta pode ser a contração de um seguro, por exemplo, contratação de seguro de vida para os profissionais da obra.

Como você observou, não faz parte do orçamento de custos do projeto:

• Lucro
• Tributação da venda
• Custo fixo
• Despesas gerais
• Margem de negociação

Esses itens são importantes para a precificação do projeto (mas não para a determinação de custos do projeto). Para aprender a fazer a precificação de um projeto, você pode consultar aqui.

Reserva de contingência NÃO é gordurinha

É comum leigos realizarem a adição de “gordurinhas” ao orçamento com frases do tipo:

• Aumenta 50% que dá e sobra;
• Acrescenta 80% a mais que é para garantir;
• Coloca o dobro do valor para não precisar pedir mais dinheiro depois;
• Melhor pedir muito agora do que faltar dinheiro depois.

Essa é uma atitude irresponsável e sem critérios claros, a técnica de Cálculo Hipotético Universal Teoricamente Embasado não é uma técnica válida para estimar os custos de um projeto.

Não confunda CHUTE que gera gordurinhas com o CÁLCULO que produz reserva de contingência. Reserva de contingência é o músculo 💪 que mantem o projeto forte para resistir aos problemas que podem acontecer.

Evidentemente, não desejamos ter um projeto exageradamente musculoso. Guardar dinheiro demais para o projeto pode representar:

• Perda de dinheiro para investir em outros projetos;
• Perda para a concorrência;
• Perda da possibilidade de realizar o projeto.

Não é para ser um brutamonte musculoso que não passa na porta (no caso, a porta é o CAPEX que pode ser disponibilizado). É para ser musculoso o suficiente para garantir o sucesso do projeto sem deixar “o avião cair”.

Determinação da reserva gerencial

A reserva gerencial é a reserva de dinheiro que está guardada para cobrir erros do projeto, imprevistos que não foram classificados enquanto risco e que se justifiquem a cobertura.

É uma reserva determinada pelo patrocinador do projeto e é realizada conforme:

• Disponibilidade de dinheiro
• Retorno financeiro esperado do projeto

Logo, cabe ao gerente de projetos perguntar ao patrocinador sobre a existência ou não de reserva gerencial verificando o valor máximo que o patrocinador se dispõe a pagar pelo projeto. Exemplo de reserva gerencial:

O projeto foi estimado em 250 mil reais com uma reserva de contingência de 50 mil reais, tendo uma linha de base de 300 mil reais. O projeto é altamente lucrativo considerando o preço de custo do mesmo em até 360 mil reais, a partir disso, o patrocinador alocou uma reserva gerencial de 60 mil reais para o projeto. assim, o valor máximo disponível para o projeto é de 360 mil reais.

A priori, o gerente do projeto não precisa de autorização para utilizar a reserva de contingência, uma vez que ela faz parte da linha de base.

O gerente de projeto precisa de autorização para usar a reserva gerencial, uma vez que ela não faz parte da linha de base e, considerando um planejamento bem realizado em um ambiente em que riscos de baixíssima prioridade não ocorreram, ela não deve ser utilizada.

Passo 3: Publicar o orçamento do projeto

Após a determinação do orçamento, é o momento de publicar o mesmo para que as demais partes interessadas envolvidas tenham conhecimento.

É comum que a política da empresa determine que o orçamento precise ser assinado pelo diretor responsável para ser considerado aprovado.

Lembre-se que o orçamento do projeto é um documento que deve seguir as diretrizes de documentos empresariais, como apresentamos aqui.

É importante frisar que o orçamento do projeto não apresenta um valor fixo, apresenta uma faixa de valores em uma curva ao longo do tempo. Essa curva é denominada curva S, devido o seu formato peculiar, conforme apresenta-se na figura seguinte.

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Quiz de fixação

Assinale uma única alternativa para cada uma das perguntas a seguir e teste o seu aprendizado.