Como identificar os riscos a que um projeto está sujeito?

Identificar os riscos de um projeto e escrever eles no documento registro dos riscos é uma etapa crucial no gerenciamento de projetos, pois estabelece as bases para uma gestão de riscos eficiente. Se você não identificar os riscos mais críticos de forma completa, os demais passos da gestão de riscos se tornam quase inúteis.

Identificar os riscos é o segundo processo de gestão dos riscos, conforme imagem a seguir.

Mas como garantir que todos os riscos relevantes sejam identificados de forma sistemática e confiável? Iremos explorar algumas estratégias práticas e ferramentas essenciais para essa atividade.

Compreenda o Contexto do Projeto

Um ponto de partida para identificar os riscos de um projeto é compreender o projeto e o cenário. Avaliar item como:

• Termo de abertura do projeto
• Partes interessadas do projeto
• Fatores ambientes do projeto
• Ativos de processos organizacionais
• Plano do projeto (escopo, cronograma, orçamento, recursos)

Depois dessa compreensão teremos o conhecimento necessário para determinar onde há maior possibilidade de ocorrerem desvios, mudanças e problemas.

De posse do conhecimento do projeto, se pergunte: quais fatores externos e internos podem acontecer e impactar o resultado do projeto?

Consultar o Registro de Premissas e Incertezas

Premissas são crenças que sustentam o planejamento do projeto, mas que podem conter incertezas. Analisar essas premissas com um olhar crítico ajuda a prever possíveis riscos associados caso elas se provem incorretas ou imprecisas.

Exemplo de premissas:

• Não irá chover no canteiro de obras pois as obras são na temporada de seca
• A equipe de instalação é experiente e não precisa de treinamento

Exemplo de incertezas:

• Não está decidido se a montagem em altura será realizada utilizando plataforma ou andaime
• Não foi escolhido o fornecedor para aluguel de guindaste e elevador cremalheira

Analise o Cronograma e o Orçamento

Na maior parte dos projetos, os riscos mais críticos frequentemente se escondem em detalhes do cronograma e do orçamento. Prazos muito apertados ou estimativas de custo insuficientes são potenciais áreas de risco. Revisar cuidadosamente essas dimensões pode revelar ameaças ou oportunidades ocultas.

Envolva a equipe do projeto

Identificar os riscos do projeto NÃO é uma atividade realizada apenas pelo gerente do projeto. Aliás, o gerente de projeto não é a melhor pessoa para realizar isso, embora sua participação na identificação dos riscos seja essencial.

As melhoras pessoas para identificar os riscos do projeto são as pessoas que sabem o objetivo do projeto, sabem o plano do projeto, e possuem atividade para realizar no projeto buscando cumprir esse plano e atingir esse objetivo. Portanto, é essencial que o gerente do projeto reúna a equipe e busque identificar com o apoio da equipe adequada quais os riscos do projeto.

Um segundo motivo para realizar isso é que, ao participar e estar engajada na gestão dos riscos do projeto, a equipe irá apoiar com interesse os demais passos da gestão dos riscos (analisando os riscos, planejando as respostas aos riscos, e monitorando os riscos do projeto).

Reunir a equipe do projeto e as partes interessadas para sessões estruturadas de brainstorming pode gerar insights valiosos. Durante essas reuniões, todos podem compartilhar preocupações, experiências e sugestões de possíveis riscos. É importante criar um ambiente colaborativo e sem julgamentos para que todos se sintam à vontade para contribuir.

Entrevistas e Questionários

Conversar diretamente com especialistas no assunto ou com membros da equipe é uma forma eficiente de identificar riscos específicos. Use questionários para obter informações sobre potenciais problemas e oportunidades que talvez não tenham sido considerados.

Utilize ferramentas de gestão dos riscos

Algumas ferramentas de gestão dos riscos apoiam muito a identificação de modo completo e criterioso os riscos mais importantes de um projeto.

Estrutura Analítica dos Riscos

Considerada a principal ferramenta para identificação dos riscos, a EAR (Estrutura Analítica dos Riscos) é uma ferramenta visual e hierárquica usada no gerenciamento de projetos para organizar, categorizar e detalhar os riscos do projeto. Ela funciona de forma semelhante a uma WBS (Estrutura Analítica do Projeto), mas enquanto a WBS foca na decomposição do trabalho, a EAR é projetada especificamente para facilitar a identificação, a análise e a gestão dos riscos.

A EAR divide os riscos em diferentes níveis hierárquicos, permitindo que sejam agrupados por categorias ou áreas relacionadas ao projeto. Normalmente, a estrutura segue um formato de árvore, onde:

1. Nível 1: Abrange as categorias principais de risco, como riscos técnicos, organizacionais, externos, financeiros, etc.
2. Nível 2: Cada categoria principal é subdividida em riscos mais específicos. Por exemplo, na categoria de riscos técnicos, podem surgir subdivisões como “problemas de design” ou “falhas de tecnologia”.
3. Nível 3 ou mais: Continua detalhando os riscos até que se chegue a um nível prático e gerenciável.

Os principais benefícios de usar uma EAR são:

1. Organização e Clareza: Ajuda a estruturar e categorizar os riscos de forma sistemática, facilitando a identificação e o entendimento.
2. Cobertura Abrangente: Garante que todas as áreas do projeto sejam analisadas, evitando que riscos importantes passem despercebidos.
3. Priorização: Permite identificar áreas críticas que demandam maior atenção.
4. Base para Análise Detalhada: Serve como ponto de partida para realizar avaliações qualitativas e quantitativas dos riscos.
5. Comunicação Facilitada: Apresenta os riscos de forma visual, tornando mais fácil a comunicação com as partes interessadas.

Outras ferramentas de identificação dos riscos

Análise SWOT

Essa ferramenta identifica quatro quadrantes de riscos, em português: Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.

Diagrama de Causa e Efeito

Também conhecido como Diagrama de Ishikawa, ajuda a ter um pensamento mais estratégico e avaliar as diferentes causas que podem levar a falhas no projeto.

Análise PESTEL

Essa sigla significa avaliar diferentes situações, sendo elas a situação Política, Econômica, Social, Tecnológica, Ambiental e Legal. Isso ajuda a não perder de vista alguma dessas áreas na hora de identificar os riscos de um projeto.

Revise projetos anteriores

Estudar projetos semelhantes realizados no passado é uma estratégia poderosa. Quais foram os riscos enfrentados? Como eles foram gerenciados? Lições aprendidas e documentos de projetos anteriores fornecem dados valiosos que podem ser reaproveitados.

Outro item importante é utilizar Listas de Verificação (Checklists) baseados em projetos anteriores ou no histórico da organização são uma maneira rápida e eficiente de garantir que nenhum risco comum passe despercebido. No entanto, evite depender exclusivamente desse método, pois cada projeto tem suas peculiaridades.

Conclusão

Identificar riscos no início do projeto não apenas evita surpresas desagradáveis, mas também permite alocar recursos de forma mais eficiente, minimizar impactos negativos e aproveitar oportunidades. A identificação de riscos é a base para o sucesso do gerenciamento de riscos, pois só é possível planejar respostas e monitorar riscos quando eles foram previamente identificados.

Ao seguir essas etapas, você terá maior controle sobre os fatores que podem influenciar o sucesso do seu projeto, garantindo que a equipe esteja preparada para lidar com o inesperado. Afinal, em gestão de projetos, antecipar é sempre melhor que remediar!

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