Como iniciar um projeto de Engenharia?

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A gestão eficaz de um projeto de engenharia começa bem antes do planejamento das atividades. Para terminar um projeto com sucesso, é preciso iniciar o projeto com sucesso. Vamos explorar aqui o que é iniciar um projeto com sucesso.

O que é a Iniciação do Projeto?

A iniciação do projeto é a fase fundamental onde se compreende os objetivos e se entende a razão pela qual o projeto foi escolhido. Esta etapa responde à pergunta crucial: “Por que esse projeto foi escolhido para ser realizado?”.

Entender os objetivos de um projeto exige uma compreensão profunda dos stakeholders envolvidos, pois não é o gerente de projetos, mas sim os stakeholders que definem o verdadeiro propósito e direção do projeto.

Stakeholders são as peças-chave de qualquer projeto, representando todas as partes interessadas cujos interesses devem ser considerados e administrados com habilidade pelo gestor do projeto. Esses indivíduos ou grupos podem ser internos, como membros da equipe de projeto e gestores da empresa, ou externos, como clientes, fornecedores, reguladores e até a comunidade afetada pelo projeto.

O sucesso de um projeto não se mede apenas pela conclusão das tarefas dentro do prazo ou do orçamento estabelecido, mas também pela satisfação dos stakeholders. Eles são fundamentais porque influenciam diretamente ou são influenciados pelo desempenho e resultado do projeto. Sua participação ativa e apoio podem acelerar o progresso, enquanto a resistência ou desinteresse pode apresentar desafios significativos.

É dever do gerente do projeto compreender os desejos, objetivos e expectativas dos stakeholders com o projeto e conduzir o projeto com base nisso.

Os projetos de engenharia podem ser iniciados por diversos motivos, incluindo:

Expansão de negócios
Obtenção de lucro (imediato ou a longo prazo)
Oportunidades de mercado
Necessidades de adaptação tecnológica
Atender a requisitos legais ou regulatórios
Melhorias operacionais

Cada um desses motivos reflete diferentes necessidades estratégicas que justificam realizar o investimento em um projeto.

O que foi feito antes de iniciar o projeto?

Antes de um projeto ser iniciado, é realizada uma gestão de portfólio (mesmo que gestão estratégica) para decidir quais projetos serão executados. Esta decisão é baseada em uma análise detalhada, que costuma incluir o cálculo e a análise de variáveis financeiras como:

CAPEX (Capital Expenditure): Investimento de capital necessário para iniciar o projeto.
ROI (Return on Investment): Retorno esperado sobre o investimento.
VPL (Valor Presente Líquido): Valor atual dos fluxos de caixa futuros descontados, comparado ao investimento inicial.
Payback: Tempo necessário para recuperar o investimento inicial.
TIR (Taxa Interna de Retorno): Taxa de desconto que iguala o valor presente dos fluxos de caixa futuros ao investimento inicial.

Em geral, o resultado do estudo para avaliar se uma ideia irá ou não ser um projeto aprovado para a execução, é registrado em um documento chamado Plano de negócio (ou Business Case).

Em projetos que visam a lucratividade, essas análises são importantes para o desenvolvimento de um Plano de Negócios. Embora o gerente de projeto não seja o responsável pelo cálculo delas, o engenheiro responsável pelo projeto deve, no mínimo, compreender o cálculo delas e garantir que o projeto esteja alinhado ao objetivo programado.

O que é o Business Case?

O Business Case é um documento crucial que registra as justificativas para a realização de um projeto. Não existe um padrão do que deve ter esse documento, mas, de modo geral, é comum que ele incluía informações como:

Problema a ser resolvido: Define o desafio que o projeto visa superar.
Análise de Alternativas: Avalia diferentes soluções para o problema e justifica a escolha do projeto.
Dados Preliminares: Inclui estimativas iniciais de riscos, prazos e custos.
Análise SWOT: Avalia as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças associadas ao projeto.
Escolha da Melhor Solução: Decisão final sobre a proposta de projeto a ser implementada.
Plano Preliminar de Implementação: Estratégia inicial para a execução do projeto.

Sem entender o objetivo do projeto, você não pode nem iniciar e muito menos terminar o projeto com sucesso.

A frase que eu uso para deixar claro a importância do Business Case é:

Não adianta realizar uma boa gestão de projetos para um projeto que não deveria ser realizado. O Business Case existe para provar o porque do projeto ter sido escolhido para ser realizado.

Case Real de Projetos: Construtora de condomínios residenciais

Considere o processo de seleção e aprovação de um terreno para desenvolvimento de um condomínio residencial. Este processo inicia com a identificação de oportunidades de terrenos, seguida por uma avaliação detalhada da viabilidade urbanística, legal e financeira. A decisão final é baseada na análise de retorno financeiro potencial, na adequação do terreno para construção e na demanda de mercado prevista.

Até se chegar à decisão de gastar dinheiro e começar os projetos e obra para a construção do condomínio (como o condomínio da foto abaixo), muitas análises de gestão estratégicas já foram realizadas.

Foto no dia do encerramento de projeto de condomínio residencial

É uma ilusão acreditar que o projeto será terminado com sucesso e o início dele já foi um fracasso. Corrija os processos de iniciação se necessário, só depois de uma iniciação bem-feita o projeto poderá ser bem-feito.

Conclusão

A iniciação de um projeto é mais do que simplesmente começar; é uma fase de análise e estudo dos objetivos do projeto, e isso será essencial para o planejamento posterior que será realizado.

Entender profundamente o propósito, os desafios e os benefícios esperados do projeto é essencial. Seguir uma abordagem estruturada desde o início assegura que os princípios, técnicas, ferramentas e processos de gestão de projetos sejam aplicados de maneira eficaz, estabelecendo uma base sólida para alcançar os resultados desejados.