Como planejar a gestão dos riscos do projeto com maestria?
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Planejar o Gerenciamento dos Riscos é o processo que define como serão realizadas as atividades de gerenciamento dos riscos em um projeto. Esse planejamento é essencial porque ajuda a garantir que o nível de atenção, os métodos utilizados e a visibilidade das ações relacionadas aos riscos estejam alinhados tanto com a gravidade dos riscos quanto com a relevância do projeto para a organização e para as partes interessadas.
Antes de pensar em planejar a gestão dos riscos do projeto, deve ser de conhecimento do gerente do projeto as informações presentes em:
- Termo de abertura do projeto
- Plano de gerenciamento do projeto
- Documentos do projeto (Registro das partes Interessadas e o Cronograma por exemplo)
- Fatores ambientais da empresa
- Ativos de processos organizacionais
A figura seguinte, extraída do PMBOK, demonstra as Entradas, Ferramentas e Técnicas, Saídas desse processo.
Defina as ferramentas a serem utilizadas
Uma parte importante de um plano de gestão é definir quais as ferramentas e técnicas serão utilizadas no futuro para que a gestão seja realizada. Você utilizará as seguintes ferramentas e técnicas para descobrir como fazer a gestão dos riscos para o seu projeto:
- Opinião especializada
- Análise de dados (Análise das partes, interessadas)
- Reuniões
E então, você poderá determinar os tópicos seguintes.
Ferramentas para identificação dos riscos
É importante descrever os procedimentos que a equipe utilizará para identificar os riscos do projeto. Exemplo: Será realizado um grupo focal entre os menos X, Y e Z para identificar os riscos do projeto.
O plano de gestão dos riscos deve definir como os riscos serão identificados, e quais ferramentas serão usadas para isso. Exemplos de ferramentas e técnicas para identificação dos riscos:
- Opinião especializada
- Coleta de dados (Brainstorming, Listas de verificação, Entrevistas)
- Análise de dados (Análise de causa-raiz, Análise de premissas e restrições, Análise SWOT)
Ferramentas para qualificação e quantificação dos riscos
Por exemplo, aqui se pode definir que os riscos serão classificados em 3 níveis de probabilidade (BAIXA, MÉDIA ou ALTA) e 3 níveis de impacto (BAIXO, MÉDIO ou ALTO). E determinado qual a regra deve ser seguida para determinar como classificar o risco. Exemplo:
PROBABILIDADE
- BAIXA – 5% ou menos
- MÉDIA – 5% a até 20%
- ALTA – 20% ou mais
IMPACTO
- BAIXO – R$5.000,00 ou menos
- MÉDIO – R$5.000,00 a até R$50.000,00
- ALTO – R$50.000,00 ou mais
Você pode definir ferramentas para a quantificação estatística e probabilista dos riscos como:
- Análise probabilística com curva normal
- Análise de Monte Carlo
- Simulação computacional com análise de cenário
Ferramentas para planejar as respostas aos riscos
Nesse momento podemos definir se aceitar o risco sem fazer um plano de contingência ou um plano de emergência, é algo aceitável ou não. Assim como definir se deverão haver ou não reservas de contingência (financeiras ou de prazo).
Nesse plano podemos determinar como as respostas serão escolhidas, usando, por exemplo, técnicas como:
- Benchmarking
- Grupo Focal
- Análise de lições aprendidas
Defina as responsabilidades a serem seguidas
Itens importantes a estarem no plano de gerenciamento dos riscos são:
- Teremos reuniões periódicas ou não para tratar dos riscos do projeto?
- Teremos algum profissional indicado como o responsável pela gestão dos riscos do projeto?
- Teremos algum relatório ou algum trecho de relatório para reportar o status da gestão dos riscos do projeto ao longo do projeto?
Antes de realizar a gestão dos riscos, determinamos por meio do plano de gerenciamento dos riscos, como a gestão dos riscos é realizada. Primeiro definimos a regra do jogo, depois jogamos!
Conclusão
O plano de gestão de riscos do projeto é apenas um documento que serve para registrar algo mais importante: quais as ações planejadas para que os riscos do projeto sejam gerenciados.
São características importantes de um bom plano de gestão de projetos:
- Informar como os riscos serão identificados e registrados (orientar a criação do documento Registro dos Riscos)
- Definir como as respostas aos riscos serão escolhidas (orientar a criação do documento Plano de Respostas aos Riscos)
- Determinar as regras de como os riscos serão classificados e qualificados, e o que precisa algum trabalho de gestão dos riscos antes de iniciar a execução
Quiz de Fixação
Teste o seu aprendizado. Escolha uma alternativa para as perguntas a seguir:
1. O que é o Plano de Gerenciamento dos Riscos do Projeto?
A letra A é a definição do documento Registro dos Riscos. A letra B define o documento plano de respostas aos riscos. A letra D define o documento orçamento.
2. Qual informação nós temos conhecimento quando estamos realizando o plano de gestão dos riscos do projeto?
Das alternativas apresentadas, apenas o objetivo do projeto é de conhecimento quando vamos planejar como a gestão dos riscos será realizada. O planejamento da gestão dos riscos existe justamente para descobrir e determinar a melhor maneira de descobrir as outras 3 informações.
3. Qual das informações abaixo NÃO está presente no documento plano de gerenciamento dos riscos?
O cálculo da reserva financeira para cada risco do projeto é uma possível resposta a um risco. As respostas aos riscos serão feitas bem depois de ter um plano de como gerenciar os riscos do projeto.
4. O que é o documento Plano de Gerenciamento dos Riscos do Projeto?
Todo plano é um documento de fala de algo que é do FUTURO. Quem fala do passado são os relatórios e registro de lições aprendidas. Letra A é a definição do Registro dos Riscos. Letra C é a definição do Plano de Respostas aos Riscos.
