4 princípios para lhe dar com os riscos e mudanças que podem fazer o projeto fracassar

A história da engenharia e da gestão de riscos e mudanças revela que levar um grande projeto ao sucesso é um desafio, considerando os inúmeros fatores conhecidos e desconhecidos que podem comprometer a conclusão do projeto.

Neste contexto, exploraremos quatro princípios fundamentais que orientam os gerentes de projetos a aumentar significativamente as chances de uma conclusão bem-sucedida de seus projetos, verificando como isso aconteceu para um projeto real: A construção do estádio Arena da Amazônia.

Projeto real: Construção do estádio Arena da Amazônia

O projeto do estádio Arena da Amazônia foi um dos projetos de construção e/ou reconstrução de estádios de futebol no Brasil para sediar a Copa de Futebol da FIFA de 2014. O projeto foi executado pela Construtora Andrade Gutierrez, e teve como gerente de projeto o engenheiro Mauricio Biasin, que recebeu o projeto com um orçamento autorizado de 265 milhões de dólares.

O projeto começou em 2010, com previsão para término no final de 2013, mas o término real do projeto foi em início de 2014. Assim como os demais projetos para o evento esportivo que possuía uma data limite bem definida (31/12/2013), o prazo foi um recurso inegociável.

O vídeo em timelapse abaixo permite visualizar de forma geral o que foi a execução do projeto.

Ao total, o Brasil preparou 12 estádios para a Copa de 2014. A Discovery Chanel produziu um documentário apresentando a construção e/ou reconstrução de alguns desses estádios. O estádio arena da Amazônia foi o mais peculiar e desafiante de todos e isso é apresentado no episódio 2 do documentário.

Esse episódio tem 50 minutos, mas na primeira metade (29 minutos) já é possível compreender os riscos e complexidades que envolveram o projeto. Abaixo você tem acesso ao episódio 2:

Navegue a complexidade

O princípio Navegue a complexidade aborda a capacidade de entender, gerenciar e prosperar em ambientes que são inerentemente incertos, voláteis e ambíguos. Este princípio é crucial em contextos marcados pela VUCA (Volatilidade, Incerteza, Complexidade e Ambiguidade), onde a natureza imprevisível do ambiente do projeto exige uma abordagem adaptativa e flexível para a gestão de projetos.

Este princípio abrange várias dimensões, incluindo aceitar e lhe dar com um ambiente VUCA (acrônimo que descreve as características de ambientes de projetos complexos: Volatilidade, Incerteza e Complexidade).

• Volatilidade: A rapidez e a imprevisibilidade das mudanças que podem ocorrer no ambiente de um projeto.
• Ambiguidade: Situações em que a falta de clareza torna difícil entender o presente ou prever os resultados futuros.
• Incerteza: A dificuldade de prever eventos futuros, o que pode complicar o planejamento e a tomada de decisões.

Aplicação do princípio no Projeto Arena da Amazônia

A aplicação do princípio Navegue a complexidade é percebida como quando a gerência do projeto deu importância a reconhecer, entender e gerenciar as interações e interdependências complexas em projetos, o que foi crucial no contexto desafiador da Arena da Amazônia.

O projeto enfrentou diversas complexidades, como:

• Logística de Materiais e Equipamentos: A localização geográfica de Manaus impôs dificuldades significativas para a logística, onde materiais e equipamentos pesados precisavam ser transportados por longas distâncias, muitas vezes por rios.
• Condições Ambientais Severas: A construção teve que lidar com o clima equatorial, que inclui altas temperaturas e umidade, além de chuvas intensas, afetando tanto a programação da obra quanto os métodos construtivos.
• Inovações Técnicas: O projeto incorporou várias inovações, como o uso de técnicas avançadas para a montagem das estruturas que formam a cobertura do estádio, simulando as formas orgânicas encontradas na natureza, o que exigiu precisão e cuidado extremos na execução.

Para gerenciar esses desafios, a equipe do projeto aplicou várias estratégias alinhadas ao princípio de navegar na complexidade:

Para gerenciar esses complexidades, a equipe do projeto aplicou várias estratégias alinhadas ao princípio de navegar na complexidade:

• Integração de Tecnologias: Utilizou-se tecnologia de ponta, como softwares de modelagem digital (BIM – Building Information Modeling) que facilitaram a visualização do projeto em todas as suas fases, permitindo ajustes de design antes da execução, minimizando riscos.
• Adaptação às Condições Locais: Adotou-se abordagens de construção adaptadas ao ambiente amazônico, como horários de trabalho flexíveis para evitar os períodos de maior incidência de chuvas e calor extremo.
• Monitoramento Contínuo e Feedback: Implementou-se um sistema robusto de monitoramento e controle que permitia ajustes rápidos e eficazes em resposta a qualquer desvio dos planos originais, garantindo que a qualidade não fosse comprometida.

Navegar de forma eficaz pela complexidade de grandes projetos é uma competência essencial ao gerente de projeto que irá assumir grandes projetos.

Se você deseja lhe dar apenas com situações simples, e não deseja estudar continuamente para compreender a complexidade do projeto que você assumiu, estar sempre estudando e buscando informações sobre o projeto, você não tem um princípio básico para ser um bom gerente de projetos para assumir grandes projetos.

Otimize as respostas aos riscos

O princípio Otimize as respostas aos riscos é fundamental na gestão de projetos, especialmente em empreendimentos complexos e de grande escala, como a construção de plataformas de petróleo e grandes arenas esportivas. Esse princípio envolve uma abordagem proativa na identificação e gestão de potenciais ameaças, ao mesmo tempo em que busca identificar e capitalizar sobre oportunidades que possam surgir.

Este princípio do PMBOK orienta os gestores de projetos a identificar, analisar e preparar respostas proativas aos riscos, maximizando as oportunidades e minimizando as ameaças adversas.

Este princípio abrange várias dimensões, incluindo:

• Gerenciar Ameaças: Refere-se à identificação, análise e implementação de estratégias para mitigar ou eliminar os riscos negativos que podem impactar o projeto. Isso inclui desde riscos técnicos e operacionais até riscos ambientais e de segurança.
• Aproveitar Oportunidades: Além de gerenciar ameaças, uma gestão de riscos eficaz também envolve reconhecer e aproveitar oportunidades que possam beneficiar o projeto. Isso pode incluir a adoção de novas tecnologias, abordagens inovadoras de engenharia ou estratégias de mercado.
• Avaliar a tolerância e apetite a Riscos: Cada projeto e suas partes interessadas têm diferentes níveis de tolerância e apetite para assumir riscos. Compreender esses limites é crucial para desenvolver uma estratégia de gerenciamento de riscos alinhada com as expectativas das partes interessadas e os objetivos do projeto.

Aplicação do princípio no Projeto Arena da Amazônia

A aplicação do princípio Otimize as Respostas aos Riscos no projeto da Arena da Amazônia foi crucial para o sucesso do estádio, considerando os vários riscos associados.

O projeto da Arena da Amazônia, como parte da preparação do Brasil para a Copa do Mundo FIFA 2014, enfrentou múltiplos riscos, como:

• Atraso por problemas Logísticos e Técnicos: Dificuldades com o transporte de materiais para Manaus, que é isolada geograficamente dos grandes centros industriais do Brasil.
• Atraso devido condição climática: A condição climática do local pode representar indisponibilidade para operar um canteiro de obras em grande parte do ano.
• Perca da qualidade devido risco do projeto associado: projeto concomitante de implantação de nova torre de transmissão com linha de transmissão para a cidade de Manaus.
• Potenciais problemas de funcionalidade durante o evento: risco de algum item não apresentar a qualidade devida causado pela pressão de não haver reserva de prazo.

A gestão de riscos foi implementada através de várias estratégias, como:

• Avaliações Iniciais e Contínuas: Desde o início, a equipe do projeto utilizou ferramentas de análise de riscos para identificar potenciais problemas que poderiam impactar o projeto. Isso incluiu riscos técnicos, ambientais e sociais.
• Auditorias e Inspeções Regulares: Foram realizadas auditorias frequentes para verificar a conformidade com as normas ambientais, de segurança, de processo de trabalho técnico, ajustando as práticas conforme necessário.
• Plano de Mitigação de Riscos: Para cada risco identificado, foi desenvolvido um plano específico de ação. Por exemplo, para mitigar o risco de indisponibilidade de trabalho devido temporais, foram feitos diferentes turno de trabalho e ao final do projeto, um turno noturno para garantir o término no prazo. O plano de mitigação tem o objetivo de diminuir a probabilidade de um risco acontecer.
• Reservas de Contingência: Foram alocadas reservas financeiras e de recursos humanos para gerenciar possíveis necessidades não planejadas, garantindo que o projeto pudesse absorver imprevistos sem comprometer o recurso inegociável (o prazo). O plano de contingência tem o objetivo de propor ações após o risco ter acontecido.
• Sistemas de Alerta Precoce: Foram utilizados sistemas tecnológicos para alertar sobre problemas meteorológicos iminentes, permitindo respostas rápidas antes que os riscos pudessem escalar, principalmente para alerta de temporais e queda de raios.
• Sistemas de Drenagem Eficientes: Implementação de sistemas de drenagem de água robustos que podiam lidar com as intensas chuvas sazonais, prevenindo inundações e diminuição do tempo de indisponibilidade do canteiro de obras.
• Treinamento e Desenvolvimento da Força de Trabalho Local: Foi investido no treinamento da mão-de-obra local para melhorar a eficiência e eficácia da construção e permitir aumentar a mão-de-obra caso necessário.

Trabalhar com o princípio de ter respostas aos riscos do projeto é uma competência essencial para um gerente de projetos que deseja assumir grandes projetos.

Se você não compreende e busca compreender onde o projeto pode falhar, e, antes que as falhas aconteçam, pensar em soluções de modo proativo, sem precisar receber comandos para resolver problemas, você não tem um princípio base para ser um bom gerente de projeto.

Adote a capacidade de adaptação e resiliência

O princípio Adote a capacidade de adaptação e resiliência enfatiza a importância de preparar projetos e equipes para enfrentar adversidades, adaptando-se a mudanças e recuperando-se de contratempos de forma eficaz. Este princípio é crucial em ambientes dinâmicos e incertos, onde a capacidade de reagir prontamente a novos desafios e aprender com eles pode determinar o sucesso ou o fracasso de um projeto.

Este princípio abrange várias dimensões, incluindo:

• Recuperação: A habilidade de se recuperar rapidamente de falhas, contratempos ou adversidades, mantendo ou retomando o curso em direção aos objetivos do projeto.
• Adaptabilidade: A capacidade de ajustar métodos, estratégias e planos em resposta a mudanças no ambiente do projeto, tecnologias ou requisitos.
• Reação: A prontidão e eficiência com que uma equipe de projeto responde a imprevistos, aproveitando esses momentos como oportunidades de aprendizado e melhoria.
• Diversidade: A incorporação de uma ampla gama de ideias, competências e perspectivas para fortalecer a capacidade do projeto de lidar com desafios complexos.

Aplicação do princípio no Projeto Arena da Amazônia

O projeto da Arena da Amazônia enfrentou múltiplos desafios que exigiram a implementação do princípio Adote a capacidade de adaptação e resiliência. Para enfrentar esses desafios, a gerência do projeto implementou várias estratégias não planejadas no início do projeto para garantir a adaptação e resiliência do projeto:

• Contorno das condições meteorológicas com turno noturno: Para resolver a indisponibilidade prevista para a época das chuvas, foi criado um turno noturno de trabalho para continuidade das obras na época das secas.
• Contratação de grua chinesa: Verificou-se no meio da execução que os andaimes inicialmente planejados para realizar a instalação da estrutura metálica do estádio não teriam a mobilidade necessária para o tamanho das peças da estrutura, foi necessário pesquisar, descobrir e contratar uma grua com maior mobilidade diretamente da China.
• Utilização de pré-moldados: Utilização de técnicas de construção com peças pré-fabricadas, que minimizaram o tempo de construção e reduziram a exposição ao clima adverso, permitindo montagens em paralelo.
• Sessões regulares de engajamento: Repercussões políticas na mídia geral e demais fatores culminaram na desaprovação inicial da população de Manaus na construção do estádio, um vídeo famoso falando que “não se faz Copa com hospitais” foi massivamente compartilhado e incentivou protestos contra a construção desse estádio, assim como outros que foram reformados/construídos para o evento. No caso do estádio de Manaus, a falta de apoio da comunidade ao projeto era intensificada pela não tradição em futebol do estado do Amazonas. Isso é ilustrado pelas reportagens a seguir.

Trabalhar com adaptação e resiliência é necessário para assumir projetos complicados e em ambientes dinâmicos.

Se na primeira reprovação do projeto por parte de algum stakeholders importante (cliente ou órgão fiscalizador, por exemplo), você desiste do projeto e acredita que é melhor “partir para outra”, você não possui um princípio necessário para ser um bom gerente de projetos.

Aceite a mudança para alcançar o futuro estado previsto

O princípio Aceite a mudança para alcançar o futuro estado previsto sublinha a necessidade de estar aberto e preparado para adaptações no decorrer de um projeto, compreendendo que mudanças, muitas vezes, são necessárias para atingir os objetivos desejados de forma eficaz.

Este princípio abrange várias dimensões, incluindo:

• Segurança Psicológica: Criar um ambiente em que a equipe se sinta segura para expressar ideias, preocupações e sugerir mudanças sem medo de repreensão ou retaliação.
• Aceitação: Reconhecer e aceitar que mudanças são partes inerentes do processo de desenvolvimento de um projeto e podem levar a melhorias significativas.
• Compreensivo: Ser aberto e entender as razões por trás das mudanças propostas, avaliando-as de maneira objetiva e baseada em como elas podem contribuir para o sucesso do projeto.
• Resistência: Trabalhar para superar a resistência interna e externa às mudanças, facilitando a transição e minimizando os impactos negativos. Se apegando ao objetivo do projeto e não ao plano inicial.

Aplicação do princípio no Projeto Arena da Amazônia

A aplicação do princípio “Aceite a mudança para alcançar o futuro estado previsto” no projeto do estádio Arena da Amazônia foi essencial para o sucesso deste empreendimento complexo e de alta visibilidade. A gerência do projeto foi proativa frente às mudanças, garantindo que o projeto se adapte e evolua conforme necessário para atingir seus objetivos finais.

O projeto da Arena da Amazônia exigiu mais de cem revisões ao plano de projeto inicial. Para gerenciar esses desafios, a equipe do projeto implementou estratégias que refletem a aceitação e a gestão proativa das mudanças, como:

• Apego ao objetivo do projeto: Foco em desenvolver um bom plano de projeto, mas com total flexibilidade para mudar ao mesmo e estímulo a equipe para sugerir melhorias ao plano, desde que as melhorias sejam avaliadas do ponto de vista do objetivo do projeto.
• Reuniões de revisão periódicas do plano do projeto: O plano do projeto foi revisado e ajustado regularmente para acomodar novos aprendizados e condições alteradas, como mudanças na disponibilidade de materiais ou na estratégia construtiva. Essas reuniões envolveram profissionais das diferentes áreas técnicas.
• Abertura a Feedback: O feedback das partes interessadas, incluindo autoridades locais, comunidades indígenas, e grupos ambientalistas, técnicos operacionais, liderança da equipe de operação, engenheiros e projetistas, foi aceito e em muitos momentos foi crucial para realizar ajustes que alinhassem o projeto com as expectativas.
• Gestão das mudanças: As mudanças eram gerenciadas por meio de Solicitações de Mudança numeradas, que eram posteriormente avaliadas, submetidas a um corpo técnico que toma a decisão de aprovação ou reprovação, comunicação do resultado da avaliação para as demais pessoas do time, com a gestão de garantir que a decisão seja implementada.
• Avaliação da mudança baseada em evidências: Todas as mudanças propostas foram rigorosamente avaliadas quanto aos seus dados e impactos potenciais e só foram implementadas após uma análise detalhada de custo-benefício, e não com base em “achismos”.
• Diálogo Aberto com Stakeholders: Foram estabelecidos canais de comunicação eficientes para garantir que todas as partes interessadas estivessem informadas sobre o progresso do projeto e pudessem solicitar mudanças no plano do projeto.
• Atualizações Regulares: A equipe do projeto proporcionou comunicados com as atualizações regulares através de reuniões públicas, comunicando o resultado das análises de solicitação de mudanças e com relatórios publicados online, além de entrevistas para a imprensa, mantendo a transparência e demonstrando o desejo de atender as necessidades do público.

Ao aceitar a mudança como uma estratégia viável para alcançar os objetivos finais do projeto, a equipe demonstra capacidade de navegar por desafios complexos e garantir o sucesso do projeto.

Se você acredita que uma vez que o plano foi traçado, você não pode mudar ele e deve seguir ele à risca, ou se acredita que o plano pode mudar conforme os ventos sem um processo de controle e comunicação adequados, você não possui um princípio importante para ser um bom gerente de projetos.

Conclusão

O projeto foi concluído, dentro do prazo, porém, fora do orçamento inicial. Você consegue visualizar o resultado financeiro do Programa de Projetos para a Copa do Mundo de 2014, além do custo de cada estádio e outras informações clicando aqui.

Será que diante de tantas dificuldades e o aumento nos custos, o projeto foi concluído com sucesso? Em minha análise, a resposta é SIM, o vídeo a seguir ajuda a compreender que o objetivo do projeto foi alcançado, além de ter recebido com sucesso os jogos da Copa do Mundo destinado ao estádio, o legado com espaço de eventos, museu e benefícios de infraestrutura para a cidade foi realizado.

Se você tem a opinião de que era melhor ter construído hospitais em vez do estádio, aí já é outra discussão de gestão de portfólio.

Saber se adaptar, ter resiliência, lhe dar com riscos e complexidades é parte inerente da responsabilidade do gerente do projeto.

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