Como gerenciar um projeto em 5 ações práticas?
Conteúdo
Independente do projeto ou do ciclo de vida, a gestão do projeto é realizada por meio de 5 ações do gerente de projetos:
- Iniciação
- Planejamento
- Execução
- Monitoramento e Controle
- Encerramento
Em resumo, gerenciamento de projeto é o conjunto dessas 5 ações para alcançar os objetivos de um projeto.
Iniciação
Realizar a iniciação do projeto envolve compreender por que o projeto está sendo realizado (os objetivos do projeto), e para quem e com quem o projeto está sendo realizado (analisar as partes interessadas).
As principais partes interessadas que o gerente de projeto precisará analisar são:
- Patrocinador: quem paga o custo do projeto
- Cliente: quem para o preço do projeto
- Usuário: quem usa o valor gerado pelo projeto
- Fornecedores: quem vende produtos/serviços para o projeto
- Legisladores: quem determina leis/normas a serem obedecidas pelo projeto
Os principais documentos que o gerente do projeto precisará analisar para iniciar o projeto são:
- Business Case
- Documentos do negócio (análise de viabilidade, plano de investimento, liberação do CAPEX)
- Legislação aplicável
Na iniciação são produzidos documentos muito importantes para a gestão do projeto, como:
- TAP (Termo de abertura do projeto): que registra os objetivos e expectativas do projeto
- Identificação das partes interessadas: que registra quem são as partes interessadas do projeto
Planejamento
Realizar o planejamento do projeto consiste em elaborar um plano de como o projeto será executado. Envolve planejar 10 áreas de conhecimento:
- Integração
- Escopo
- Custos
- Tempo
- Qualidade
- Recursos (humanos e materiais)
- Comunicações
- Aquisições
- Riscos
- Partes interessadas
A imagem seguinte, geometricamente esquematizada, demonstra um pouco da relação entre essas diferentes 10 áreas de conhecimento.
No Planejamento são produzidos documentos muito importantes para a gestão do projeto, como:
- Plano de Gestão do Projeto (PGP): Registra o plano do projeto (esse item pode ser compreendido como uma pasta de documentos que contêm outros documentos como o cronograma, orçamento, plano de recursos).
- Registro dos Riscos: Documento que registra e analise os riscos do projeto.
Execução
Realizar a Execução do projeto consiste em colocar o plano em prática e garantir que o que foi planejado seja realizado. Nessa etapa, é um trabalho importante do gerente do projeto saber que os recursos humanos estejam devidamente comunicados sobre o trabalho que eles devem realizar.
Na Execução são produzidos documentos muito importantes para a gestão do projeto, como:
- Ordem de Serviço (OS): Que designa um recurso para realizar algum serviço
- Relatório de Execução (RE): Que relata o que foi executado em um período. Pode ser um RDO (Relatório Diário de Obra).
A gestão da execução é onde o sonho se transforma em realidade, exigindo liderança assertiva para assegurar que cada passo planejado no papel se concretize em um resultado no mundo real.
Monitoramento e controle
Realizar o Monitoramento e controle do projeto consistem em verificar como o projeto está sendo executado e controlar para que ele seja realizado conforme o plano.
Caso a execução do projeto esteja diferente do plano (isso é, caso o RE esteja diferente do PGP), é preciso tomar uma atitude para resolver essa diferença. A atitude pode ser um replanejamento (modificar o plano) ou pode ser melhorar a execução (modificar a execução).
Dessa forma, é desejado que a fórmula abaixo sempre resulte em valor zero.
RE – PGP = 0
No Monitoramento e Controle são produzidos documentos muito importantes para a gestão do projeto, como:
- Relatório de desempenho: É o relatório que avalia a relação planejado x realizado. Pode ser apresentado na forma de status report (relatório de status), dashboard do projeto, orçado x gasto, etc.
- Solicitação de mudança: Documento formal para realizar grandes mudanças no plano do projeto aprovado pelo patrocinador.
Encerramento
Realizar o Encerramento do projeto consiste em fazer a entrega do resultado do projeto e documentar a conclusão do projeto. Nesse momento poderá ser realizada a análise se o projeto foi:
- Encerrado por cancelamento
- Encerrado por conclusão sem sucesso
- Encerrado por conclusão com sucesso
Lembrando que NÃO é o gerente do projeto que tem o poder de determinar sozinho se o projeto foi ou não encerrado com sucesso, essa análise é realizada junto às partes interessadas do projeto.
No Encerramento são produzidos documentos muito importantes para a gestão do projeto, como:
- Termo de Encerramento do Projeto (TEP): Registra as condições pelas quais o projeto foi concluído.
- Termo de Aceite: Registra o de acordo de partes interessadas para a entrega do projeto. Pode estar associado a um Termo de Garantia (documento que registra as condições de garantia de qualidade para a operação do resultado do projeto).
É importante observar que essas 5 ações do gerente do projeto não ocorrem de forma linear. A iniciação do projeto e o encerramento do projeto são ações realizadas apenas uma vez. Mas o planejamento (e replanejamento), a execução e o monitoramento e controle são realizados como uma malha fechada, de forma cíclica. Esse ciclo se repete até que chega o momento em que o projeto pode ser concluído.
A figura seguinte ilustra bem o ciclo das 5 ações do gerente de projetos, apresentando de forma clara em que momento o quando o projeto se inicia e quando o projeto se encerra.
Conclusão
Embora as fases de iniciação e encerramento ocorram apenas uma vez, as fases de planejamento, execução e monitoramento são cíclicas e continuam até que o projeto atinja sua conclusão. É essencial que o gerente de projetos mantenha uma gestão flexível e adaptativa para navegar com sucesso por todas essas etapas, garantindo a entrega bem-sucedida do projeto.
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