PMO – O que é? Como implantar?

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O PMO (Project Management Office) é um departamento/setor em uma organização que tem como função primária atuar com a gestão de projetos da companhia. Em português, é EGP (Escritório de Gestão de Projetos).

Diferente de departamentos tradicionais como financeiro, marketing e vendas, infraestrutura, etc. o PMO é bem específico e a sua atuação é moldada conforme cada empresa.

Um dos objetivos centrais do PMO é garantir que as iniciativas de projetos tenham responsáveis por sua gestão e definir a melhor estratégia para que a gestão de projetos seja realizada na empresa.

Classificação do PMO

PMO quanto a sua função

O PMO pode ter três funções genéricas que classificam o PMO em três diferentes tipos:

PMO de suporte: Quando a função central do PMO é dar suporte, apoio, aos gerentes de projeto. Esse apoio pode ser realizado na forma de fornecimento de templates, ferramentas, métodos, procedimentos, treinamentos, etc.

PMO de controle: Quando a função central do PMO é controlar o trabalho dos gerentes de projetos. Esse controle pode ser realizado na forma de exigências de uso de determinados templates, ferramentas, métodos, procedimentos, treinamentos, etc.

PMO diretivo: Quando a função central do PMO é executar a gestão dos projetos. Essa execução pode ser na realização das atividades de gestão do projeto sendo o gerente de projeto parte do PMO, se reportando diretamente para o diretor/gerente do PMO.

Tomando como analogia didática de que o seu projeto é realizar o transporte de uma carga:

O PMO de suporte é a Autoescola que te ensina a dirigir
O PMO de controle é o DETRAN que estabelece o Código de Trânsito Brasileiro e pune o descumprimento
O PMO diretivo é o dono da carga que tem orientações do local de coleta e entrega da carga e tem o poder de selecionar o gerente para cuidar do projeto

PMO quanto a sua posição gerencial

Conforme a atuação do PMO na gestão da empresa, ele pode ser classificado em:

PMO estratégico
PMO tático
PMO operacional

Para entender em profundidade cada um desses níveis, clique aqui.

A estrutura organizacional de uma empresa é como a empresa está estruturada em departamentos e lideranças para realizar as suas funções nos 3 níveis gerenciais (estratégico, tático e operacional). A estrutura organizacional de uma empresa é representada no Organograma. O organograma apresenta de forma gráfica quais são os departamentos da empresa e como eles são organizados antes as lideranças da empresa.

Desse modo, sendo o PMO um departamento/setor da empresa, ele aparece no organograma da empresa. A figura seguinte apresenta três diferentes PMOs conforme a sua função no nível gerencial.

Apresentação do PMO no organograma da empresa

Em alguns casos, as relações entre os departamentos tem uma complexidade que não pode ser apresentada de forma completa em um organograma. Quando se deparar com uma situação desse caso, lembre-se da seguinte frase popular entre gestores ágeis:

O território é mais importante que o mapa. Ainda assim, o mapa é útil.”

PMO quanto a abordagem de gestão

Conforme a abordagem de gestão predominante a qual o PMO assume, ele pode ser classificado em:

PMO preditivo
PMO Ágil
PMO Híbrido

Para compreender as diferentes abordagens de gestão, acesse aqui.

Funções de um PMO

Cada PMO tem o seu conjunto próprio de funções conforme como ele foi configurado. Isso é bem diferente de um departamento financeiro que, em qualquer empresa, tem um conjunto bem parecido de funções, a saber:

Gestão das contas a pagar e a receber
Gestão do fluxo caixa
Gestão das receitas e despesas
Gestão do fluxo caixa

Um PMO realiza funções para para promover a melhoria de resultado da gestão dos projetos na empresa, e pode fazer isso por meio de diversas funções. Funções que são escolhidas de acordo a situação da empresa. As melhorias de resultado da gestão de projetos na empresa estão ligadas às 5 áreas de atuação que aparecem na figura seguinte.

De modo genérico, um PMO pode ter como função:

Desenvolver e implementar padrões
Desenvolvendo pessoal: treinamento e orientação
Gerenciamento de programas e/ou portfólios
Facilitar o aprendizado organizacional
Gerenciar partes interessadas e conflitos
Recrutar, selecionar e avaliar os líderes de projetos
Executar tarefas especializadas para projetos

De forma específica, temos 26 funções mais frequentes nos maiores PMOs ao redor do mundo. São elas:

Apoiar o Planejamento de Projetos
Executar Tarefas Especializadas para os Gerentes de Projetos
Gerenciar Alocação de Recursos entre Projetos
Gerenciar Interface com os Clientes dos Projetos
Gerenciar Mudanças e Transformações Organizacionais
Gerenciar Pessoas em Projetos
Gerenciar Projetos ou Programas
Gerenciar os Stakeholders dos Projetos
Conduzir Auditoria de Projetos
Gerenciar a Documentação dos Projetos
Gerenciar Banco de Dados de Lições Aprendidas
Realizar Benchmarking
Gerenciar Reuniões de Lições Aprendidas
Promover o Gerenciamento de Projetos na Organização
Prover Mentoring para os Gerentes de Projetos
Prover Treinamento e Desenvolvimento de Competências para Projetos
Prover Ferramentas e Sistemas de Informação para o Gerenciamento de Projetos
Prover Metodologia de Gerenciamento de Projetos
Monitorar e Controlar o Desempenho de Projetos
Prover Relatório de Desempenho de Projetos ou Programas para a Alta Administração
Prover Quadro Estratégico de Projetos
Apoiar a Definição do Portfólio de Projetos
Gerenciar Benefícios de Projetos ou Programas
Monitorar o Desempenho do Portfólio
Participar do Planejamento Estratégico
Prover Aconselhamento à Alta Administração na Tomada de Decisão Executiva

Como você percebeu, essa lista apresenta funções dos 3 níveis gerenciais (estratégico, tático e operacional) e dos 3 tipos de PMO (de suporte, de controle e diretivo).

Métodos/Frameworks de estruturação de um PMO

Existem diferentes métodos (diferentes passo-a-passo) para a implantação do PMO.

Estudaremos aqui o método PMO Value Ring, desenvolvido pela PMO Global Alliance.

A PMO Global Alliance é uma comunidade de profissionais com expertise em gestão de PMO. Os profissionais com domínio do método PMO Value Ring podem ser certificados, por meio de prova, com a certificação PMO-CP (PMO VALUE RING – Certified Practitioner).

PMO Value Ring

O nome Value Ring (anel de valor) é dado a esse método porque:

Ele considera o PMO como um prestador de serviços para a empresa e que, assim, deve gerar valor
O método é baseado em um ciclo (anel) de 8 passos que são repetidos periodicamente na estruturação e reestruturações do PMO

A figura seguinte apresenta os 8 passos do método PMO Value Ring.

8 Passos do PMO Value Ring

👉Passo 1: Definir as funções do PMO

É realizado um diagnóstico empresarial que avalia os problemas enfrentados pela empresa e, a partir desses problemas, determina os benefícios esperados pelo PMO. A partir dos benefícios são escolhidas as funções a serem desempenhadas pelo PMO.

👉Passo 2: Balancear o mix de funções do PMO

A partir da lista de funções determinadas no passo anterior, é elaborada uma mescla de funções prioritárias avaliando funções de resultado a curto, médio e longo prazo, assim como também avaliando funções operacionais, táticas e estratégicas.

👉Passo 3: Estabelecer os processos do PMO

As funções selecionadas para serem realizadas pelo PMO no passo 1 são agora detalhadas em processos de forma a determinar e comunicar de forma clara como cada função será realizada. Pode-se usar o mapeamento de processos usando BPMN.

👉Passo 4: Definir os KPIs do PMO

São determinados os indicadores chave de performance que serão monitorados periodicamente para acompanhar o desempenho do PMO.

👉Passo 5: Definir o headcount e competências do PMO

Com base nas funções e mapeamento de processos elaborados, são determinados quais os profissionais irão fazer parte do PMO. Isso inclui a determinação da quantidade, qualificação e horário de trabalho desses profissionais.

👉Passo 6: Identificar a maturidade do PMO e planejar a sua evolução

É realizada uma análise do nível de maturidade atual do PMO a em implantação e qual a curva de evolução de maturidade a ser realizada.

👉Passo 7: Calcular o ROI do PMO

É calculado o retorno sobre o investimento com a implantação do PMO por meio de uma avaliação do valor a ser investido no PMO e do valor do benefício que o mesmo proporcionará a empresa.

👉Passo 8: Acompanhar o desempenho estratégico do PMO

O desempenho do PMO é analisado do ponto de vista estratégico por meio dos KPI definidos e reavaliações de diagnóstico empresarial.

Como definir as funções do PMO (passo 1)

Definição das funções por meio do diagnóstico empresarial

O Diagnóstico empresarial é uma atividade utilizada no primeiro passo do PMO Value Ring. Consiste em compreender o status de operação de uma empresa procurando compreender quais são as suas “doenças” por meio de avaliação de “sintomas”, “queixas”, “dores”, e “reclamações” das pessoas que trabalham na empresa.

O diagnóstico empresarial é realizado por meio de conversas e questionários com diferentes grupos de profissionais na empresa e avaliando como os processos de trabalho podem ser melhorados.

É preciso conversar para entender os problemas da empresa! (assim como um médico precisa conversar com um paciente para entender a doença do paciente).

O remédio que irá tratar a empresa pode será uma função do PMO. Algumas funções são como analgésico (resolvem dores sem resolver o problema) e outras são como antibióticos (resolvem a doença mas possuem efeitos colaterais).

Exemplo de situação para escolha do remédio (função do PMO) com base nas doenças/sintomas da empresa:

- Doença: Atraso frequente na entrega dos projetos
- Remédio analgésico: função do PMO de criar cronograma padrão com atualização/reporte semanal
- Remédio antibiótico: função do PMO de implantar metodologia que prevê atraso antes que o atraso aconteça

Exemplos de problemas identificados em um diagnóstico empresarial realizado em uma empresa provedora de internet:

Cada um faz a gestão do projeto de um modo, falta de procedimento
Ninguém sabe com certeza qual a situação de um projeto
Muitas ferramentas e fontes de informação
Muito conflito de qual é o projeto prioritário e qual o próximo projeto a ser realizado

Exemplos de problemas identificados em um diagnóstico empresarial realizado em uma empresa de locação de veículos:

Muitos erros de comunicação, as pessoas se desentendem frequentemente
Procedimentos muitos rígidos, sem a flexibilidade necessária
Tudo é para ontem, as pessoas não tem tempo hábil de realizar um bom trabalho
Nunca que dá tempo de fazer o fechamento dos projetos, o mês acaba e o trabalho se acumula

Como balancear o mix de funções do PMO

Se um PMO será estratégico, tático ou operacional, e se um PMO será de suporte, de controle ou diretivo, é uma consequência de quais as funções serão escolhidas para o PMO executar.

Essa classificação é uma consequência das funções que são escolhidas para o PMO (e não o inverso).

A escolha das funções do PMO é feita com um diagnóstico empresarial da empresa e, a partir desse diagnóstico, o PMO terá as funções determinadas para tratar/resolver os problemas prioritários identificados na empresa.

Conclusão

O PMO se tornou uma grande tendência ao redor do mundo, estando, hoje em dia, presente na maioria das grandes empresas. Isso se deve aos grandes benefícios de agilização e aumento da qualidade da gestão dos projetos que o PMO propicia.

A implantação de um PMO deve ser acompanhada e gerenciada considerando os problemas e benefícios de cada empresa, pois se trata de um departamento que nasce a partir das necessidades específicas de cada empresa.