Quais as melhores técnicas de estimativas ágeis?

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Gestão ágil é um conjunto de métodos e práticas para gerenciar projetos de desenvolvimento de software e outros tipos de projetos que buscam priorizar a velocidade de execução por meio do aumento da flexibilidade e redução da previsibilidade do projeto.

A gestão ágil se baseia em princípios ágeis, como a entrega contínua de valor, a adaptação a mudanças e a colaboração com equipes cross-funcionais. A grande diferença das técnicas de estimativas ágeis em relação as técnicas de estimativas preditivas é que as técnicas de estimativas ágeis possuem alto grau de colaboração entre os membros da equipe e uma aceitação a baixa precisão.

“Uma boa estimativa é tão precisa quanto possível, mas não mais precisa do que necessário.” – John Tukey.

O conceito da Sabedoria das multidões

Um dos conceitos que permeia as técnicas de estimativas ágeis é o conceito Sabedoria das Multidões. Apresentado no livro The Wisdom of Crowds, escrito por James Surowiecki, o conceito de sabedoria das multidões consiste no fato de a agregação de informação em grupos resulta em estimativas que, como o autor argumenta, são quase sempre melhores do que as estimativas que poderiam ser feitas por qualquer membro do grupo.

A sabedoria das multidões pode apresentar péssimas decisões para análises técnicas. Mas é um excelente conhecimento para realizar estimativas.

Para compreender como funciona esse princípio, imagine que um grande número de observadores é apresentado a potes de vidro contendo balas (jujubas) e que eles são desafiados a estimar o número de moedas em cada pote. Esse é o tipo de tarefa em que os indivíduos se saem muito mal, mas no qual um grupo se sai notavelmente bem. Alguns indivíduos avaliam um número muito maior do que o real, outros, estimam um número baixo, mas quando a média é calculada, o resultado tende a ser bastante preciso.

A sabedoria das massas é uma ideia que sugere que a opinião e o conhecimento de um grupo de pessoas, quando coletados e agregados, podem levar a resultados mais precisos e acertados do que as opiniões individuais de cada membro do grupo. Em outras palavras, a sabedoria das massas é a ideia de que, em determinadas situações, a opinião de muitas pessoas pode ser mais confiável e precisa do que a opinião de apenas uma ou algumas.

O vídeo seguinte apresenta o “Jellybean Jar Experiment” que mostrará na prática o efeito da sabedoria das multidões para realização de estimativas.

Título do vídeo: BBC – The Code – The Wisdom of the Crowd

Fonte original do vídeo: Documentário “The Human Face of Big Data” produzido pela BBC.

A importância de eliminar vieses

É importante que não haja influências nas respostas dos indivíduos, isso é, todos os indivíduos olham para o mesmo pote, e todas as suas estimativas têm uma base comum. Por outro lado, os erros que os indivíduos cometem são independentes dos erros cometidos pelos outros, e (na ausência de um viés sistemático) eles tendem a uma média zero.

Essa ideia tem sido aplicada em diversas áreas, como na tomada de decisões empresariais, na resolução de problemas em comunidades online, no desenvolvimento de algoritmos de inteligência artificial, entre outras. No entanto, é importante ressaltar que a sabedoria das massas pode não ser sempre precisa ou confiável, principalmente se houver viés ou manipulação nos dados coletados, ou se o grupo não tiver diversidade suficiente de perspectivas e experiências.

A eficácia da redução de erro é alcançada somente quando as observações são independentes e seus erros estão não correlacionados. Se os observadores compartilham de um viés, a agregação dos pareceres não vai reduzi-lo. Permitir que os observadores influenciem uns aos outros reduz efetivamente o tamanho da amostra, e com isso a precisão da estimativa de grupo.

Exemplos comuns de aplicação da sabedoria das massas

Um exemplo de aplicação da sabedoria das massas é o uso de sistemas de previsão baseados em agregação de opiniões para prever resultados eleitorais. Esses sistemas coletam as previsões de milhares de indivíduos e as agregam para formar uma previsão mais precisa do resultado eleitoral. Esse método tem se mostrado bastante eficiente, com muitos sistemas de previsão das últimas eleições acertando os resultados finais com precisão.

Outro exemplo de aplicação da sabedoria das massas é o uso de sistemas de recomendação em sites de e-commerce e streaming de vídeo. Esses sistemas coletam informações sobre o histórico de navegação, compras e avaliações dos usuários para gerar recomendações personalizadas de produtos ou conteúdo. A sabedoria das massas é aplicada nesse caso porque as recomendações são geradas a partir de informações coletadas de milhões de usuários, permitindo que os sistemas sejam mais precisos e relevantes para cada indivíduo.

Técnica de Enquete

Uma forma comum de usar a sabedoria do grupo para fazer estimativas é usando uma enquete. Isso pode ser feito por meio de questionários online, pesquisas por telefone ou entrevistas em pessoa. As respostas dos participantes são coletadas e agregadas para formar uma estimativa mais precisa.

Aqui estão alguns passos para criar uma enquete online simples:

Escolha uma plataforma de enquete online: Existem várias opções de plataformas de enquete online gratuitas, como Google Forms, SurveyMonkey, Typeform e outros. Escolha a plataforma que melhor atenda às suas necessidades.
Defina as perguntas da enquete: Crie perguntas que ajudem a obter informações precisas sobre o projeto. Por exemplo, perguntas sobre a duração do projeto, custo, recursos necessários, riscos envolvidos etc.
Defina as opções de resposta: Para cada pergunta, crie opções de resposta que cubram todas as possibilidades. Certifique-se de que as opções sejam claras e específicas o suficiente para permitir uma estimativa precisa.
Personalize a aparência da enquete: Personalize a aparência da enquete com o logotipo da sua empresa e cores, se desejado. Isso pode ajudar a aumentar a credibilidade e a confiança dos participantes.
Envie a enquete: Envie a enquete para os participantes e peça-lhes para responder dentro de um prazo específico. Você pode enviar a enquete por e-mail, redes sociais ou outros canais de comunicação.
Analise os resultados: Quando a enquete estiver completa, analise os resultados para obter uma estimativa do projeto. Calcule a média das respostas para cada pergunta para obter uma estimativa mais precisa e busque entender o motivo de respostas muito fora da curva.

Técnica do grupo focal

A técnica de grupo focal é uma metodologia de pesquisa qualitativa que envolve a reunião de um grupo de pessoas que possuem um conhecimento específico sobre o tema em questão. O objetivo é discutir e debater ideias de forma aberta e colaborativa para coletar informações sobre um determinado tópico.

No contexto de estimativas de um projeto, a técnica de grupo focal pode ser utilizada para reunir especialistas relevantes para discutir e chegar a um consenso sobre as estimativas. Por exemplo, pode-se formar um grupo focal de desenvolvedores de software, gerentes de projeto e especialistas em determinadas tecnologias para discutir e estimar o esforço necessário para realizar uma determinada funcionalidade do software.

Durante a reunião, o grupo pode debater as possibilidades de problemas e riscos envolvidos no desenvolvimento do projeto, discutir alternativas e soluções e chegar a um consenso sobre as estimativas. A técnica de grupo focal pode fornecer informações valiosas que podem ajudar a melhorar a precisão das estimativas do projeto, bem como fornecer insights sobre os possíveis riscos e problemas que devem ser considerados durante o planejamento do projeto.

Para ser efetivo e produtivo, é preciso saber direcionar a equipe para o que realmente importa. Importante não cair no Efeito do Bicicletário, isso é, dar maior atenção a questões banais do que a aquelas que realmente têm importância.

Passo a passo para usar o grupo focal

Segue abaixo um passo a passo resumido sobre como usar o grupo focal para fazer uma estimativa de duração de um projeto:

Reúna um grupo de especialistas: selecione um grupo de pessoas com conhecimento e experiência relevantes ao projeto, como gerentes de projetos, desenvolvedores, analistas, entre outros.
Defina o escopo do projeto: apresente o escopo do projeto ao grupo para que todos entendam a finalidade, objetivos e requisitos do projeto.
Apresente as informações: forneça informações relevantes ao projeto, como recursos disponíveis, restrições orçamentárias, entre outros.
Faça perguntas abertas: permita que os membros do grupo discutam e ofereçam sugestões sobre a duração do projeto. Faça perguntas abertas que encorajem a discussão, como “Quanto tempo você acha que levaria para completar este projeto?”.
Solicite opiniões individuais: depois que o grupo tiver discutido o projeto, peça a cada participante que registre sua opinião individualmente sobre a duração do projeto.
Analise as respostas: analise as respostas do grupo focal e identifique a média da estimativa de duração do projeto.
Considere os resultados: leve em consideração os resultados da estimativa ao criar um plano de projeto realista, determinar as atividades a serem realizadas e os recursos necessários para concluí-las dentro do prazo estipulado.

Lembre-se de que a técnica do grupo focal é uma ferramenta poderosa para obter opiniões de especialistas sobre a estimativa de duração de um projeto, mas não deve ser usada como a única fonte de informação. É importante também considerar outros fatores, como riscos, interdependências entre atividades, mudanças nas circunstâncias, entre outros.

Técnica Planning Poker

Uma técnica comum de estimativa ágil é o “Planning Poker“, em que o time estima o esforço necessário para completar cada história de usuário usando cartas com valores numéricos (por exemplo, “1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, etc.”). Os números nas cartas representam valores predeterminados pela equipe para indicar o tamanho do esforço. O time discute e chega a um consenso sobre cada estimativa.

Foto de um baralho físico do Planning Poker.

Passo a passo para aplicar o Planning Poker

O Planning Poker geralmente usa uma série de sequência de Fibonacci modificada para estimar um valor de ponto a um recurso, épico, história de usuário ou item de backlog.

Início dos números da sequência de Fibonacci em que n = (n-1) + (n-2).

Esses números são representados em um conjunto de cartas de baralho. Os membros da equipe jogam ao mesmo tempo a carta que acreditam ser a estimativa para o item em questão. A cada rodada, um item é apresentado para que os membros possam analisar suas informações e então realizar uma estimativa válida. Após cada jogada, é necessário conversar sobre o porquê membros convergem ou divergem nas respostas em busca de refinamento para a estimativa realizada.

Passo a passo para aplicar o Planning Poker:

Distribuir cartas: Cada equipe tem um conjunto de cartas e o tamanho pode ser único para aquela equipe enquanto ela existir.
Explicação do item a ser estimado e o fator de comparação: Um proprietário percebido que está fora da equipe de trabalho (que não consegue estimar) apresenta o item a ser orçado para a equipe em cada rodada. O fator de comparação pode ser, considere que a atividade X que realizamos em dia possui valor 1.
Membros perguntam: Os membros da equipe fazem perguntas ao proprietário e discutem o item.
Membros jogam: Cada membro da equipe seleciona em segredo um cartão que representa sua estimativa. Quando todos estiverem prontos, todas as cartas selecionadas são reveladas ao mesmo tempo.
Membros conversam na convergência: Se os membros do grupo convergem na estimativa, esse valor é a estimativa e é discutido de modo geral sobre a convergência.
Membros discutem na divergência: Se os membros do grupo divergem na estimativa, então a equipe discute a estimativa com ênfase nos valores extremos. A intenção é entender por que os indivíduos selecionaram valores diferentes e que possam reconsiderar a estimativa após ouvir o outro. O membro que selecionou o valor mais baixo explica por que ele ou ela selecionou o valor. O membro que selecionou o valor mais alto explica por que ele ou ela selecionou o valor. Cada membro da equipe seleciona novamente um valor que representa sua nova estimativa com base no novo conhecimento. Isso continua até que as estimativas convirjam, ou seja, decidido optar por uma média. Pode-se determinar o tempo máximo de discussão.
Cartas especiais podem ser usadas: A carta pausa pode ser usada quando um membro estiver exausto para continuar, e a carta não sei pode ser usada para membros que não possuem conhecimento suficiente para realizar a estimativa.

Existem várias ferramentas online para realizar o Planning Poker. Eu indico a https://planningpokeronline.com/

Imagem de ferramenta online para o Planning Poker.

Benefícios da técnica Planning Poker

Além do objetivo principal de estimar o esforço ou o tamanho de uma história de usuário ou tarefa, o Planning Poker pode ter outros benefícios para a equipe:

Participação: Aumenta a participação e a colaboração de todos os membros da equipe, pois todos têm a oportunidade de expressar suas opiniões e contribuir para a estimativa.
Agilidade: Estimar por comparação é mais ágil que estimar por valor absoluto, então se atribui a um item conhecimento um valor
Exatidão: Valores possíveis realmente diferentes. Elimina a sensação de necessidade de precisão para o foco em exatidão.
Facilidade: Valores possíveis realmente diferentes. Isso torna o processo mais ágil.
Completude: Ajuda a equipe a pensar criticamente sobre as histórias de usuário e as tarefas, pois eles precisam considerar vários fatores, como a complexidade do trabalho, as dependências e os riscos, ao fazer suas estimativas.
Comunicação: Melhora a comunicação entre os membros da equipe, pois eles precisam explicar e justificar suas opiniões e opiniões.
Aprendizado: Ajuda a equipe a se tornar mais precisa e consistente nas suas estimativas, pois eles podem comparar suas estimativas com as de outros projetos e aprimorá-las com base nessa comparação.
Engajamento: Aumenta a confiança e o engajamento da equipe em suas estimativas, pois elas são baseadas em um consenso coletivo e não somente na opinião de uma pessoa.

O o Planning Poker não é uma ferramenta estática, os valores estimados deve ser refinados à medida que o projeto progride usando outras técnicas. É importante que a equipe esteja aberta a mudanças e ajustes, pois, é comum que as estimativas sejam revistas, tendo em vista que o contexto e as necessidades do projeto podem mudar ao longo do tempo.

Técnica de Histórias de usuário

Uma história de usuário é uma descrição curta e concisa de alguns requisitos de um projeto que descrevem o que o usuário final espera que o sistema ou software faça. Elas são escritas do ponto de vista do usuário e fornecem uma visão geral do que o sistema precisa fazer, sem entrar em detalhes técnicos.

Elas são geralmente escritas no seguinte formato: “Como [tipo de usuário], eu quero [algo] para que [resultado esperado]”. Por exemplo: “Como usuário do aplicativo, eu quero poder buscar por filmes por gênero, para que eu possa encontrar facilmente os filmes que eu quero assistir.”

Cada história de usuário do é priorizada pelo time e colocadas em um backlog, que é uma lista ordenada de tarefas a serem realizadas.

As histórias de usuário são usadas como base para:

Estimar recursos;
Priorizar trabalhos;
Verificar critério de aceitação.

Passos para escrever uma história de usuário

Para escrever uma história de usuário, siga o passo a passo a seguir:

Identifique o tipo de usuário: Determine o perfil do usuário que a história se aplica, como um cliente, um funcionário ou um gerente de projeto.
Defina o objetivo: Identifique o que o usuário deseja realizar usando o sistema ou software.
Escreva a história: Escreva a história de usuário usando o formato “Como [tipo de usuário], eu quero [algo] para que [resultado esperado]”.
Adicione critérios de aceitação: Identifique os critérios de aceitação que indicam quando a história está completa e atende às necessidades do usuário.
Priorize a história: Determine a importância da história para o sucesso do projeto e a satisfação do usuário.
Refine a história: Revise a história de usuário com o time para garantir que ela seja clara, concisa e compreensível.
Adicione detalhes técnicos, se necessário: Adicione detalhes técnicos se eles forem necessários para o desenvolvimento do sistema ou software.
Adicione a história ao backlog: Coloque a história de usuário no backlog para ser priorizada e realizada pelo time.
Revisite e ajuste a história: Revise a história de usuário regularmente para garantir que ela ainda seja relevante e alinhada aos objetivos do projeto.
Compartilhe a história de usuário: Compartilhe a história de usuário com o time e outras partes interessadas para garantir que todos entendam a necessidade do usuário e possam contribuir para sua realização.

Exemplo de história de usuário de aplicativo de gestão de viagens

Identificação dos dados centrais do projeto:

Projeto: Desenvolvimento de um novo aplicativo de viagens corporativas
Patrocinador: Digisolução
Cliente: IESAB
Equipe: 5 desenvolvedores, 1 gerente de projetos, 1 designer
Duração do projeto: 6 meses

Foi realizado um arquivo de Excel com a gestão de custos do projeto. Nesse arquivo Excel temos o custo dos recursos.

Custo dos recursos
Recurso	Custo mensal
Desenvolvedor sênior	R$ 15.000
Desenvolvedor júnior	R$ 7.500
Gerente de projetos	R$ 20.000
Designer	R$ 12.000

Foi planejada a história de usuário. Cada história teve estimada o recurso e o tempo de trabalho.

Estimativa de recursos por história de usuário
História	Pontos	Descrição	Desenvolvedores	Duração Estimada	Custo estimado
1	10	RH faz o cadastro de usuários (profissionais que viajam pela IESAB)	1 júnior	2 semanas	R$ 3.750
2	20	Usuário faz busca por viagem a ser realizada	1 sênior	1 mês	R$ 15.000
3	30	Usuário consulta e edita Ordem de Serviço com dados para transporte e hospedagem	1 sênior 1 júnior	1,5 meses	R$ 30.000
4	15	Sistema emite relatório de apontamento de horas trabalhadas em viagem	1 júnior	2 semanas	R$ 3.750
5	25	Usuário analisa o seu histórico de viagens	1 sênior 1 júnior	1 mês	R$ 15.000
6	10	Usuário altera suas configurações de usuário	1 júnior	1 semana	R$ 3.750
7	5	Usuário emite sugestões de melhorias e questões	1 júnior	1 semana	R$ 3.750
8	10	RH faz personalização de perfil do usuário	1 júnior	1 semana	R$ 3.750
9	5	Usuário insere e consulta registros de custos em viagem (com relatório de análise)	1 júnior	1 semana	R$ 3.750
10	20	Usuário consulta controle de reembolso de custos em viagem. RH insere dados de reembolso de custos	1 júnior, 1 designer	2 semanas	R$ 11.250

Estimativa total Custo total do projeto: R$93.750,00.

Reserva de contingência: R$18.750,00.

Orçamento do projeto: R$93.750,00 + R$18.750,00 = R$112.500,00.

Conclusão

É importante conhecer as técnicas de estimativas ágeis, e compreender o princípio de sabedoria das multidões para que as estimativas realizadas possam ser livres de vieses que comprometam o resultado.

Importante chamar atenção para que, na prática, poucos projetos são puramente gerenciados pela abordagem ágil. É comum combinar técnicas de estimativas ágeis e técnicas de estimativas preditivas na maior parte dos projetos.