A realização de projetos é uma ação essencial e recorrente no ambiente empresarial atual. Entender a melhor metodologia de gestão de projetos se torna essencial nesse contexto.

Conceitos básicos:

Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.

E existem muitas e diferentes metodologias de gestão de projetos para gerenciar um projeto e alcançar o sucesso do projeto. Nós vamos descobrir agora qual a melhor abordagem para o sucesso do seu projeto.

Qual a melhor abordagem de gestão de projetos?

Existem 1001 formas de gerenciar um projeto para que os objetivos dele sejam alcançadas no melhor prazo e custos possíveis.

Dessas 1001 formas, existem algumas poucas alternativas que asseguram o melhor resultado para cada projeto.

A resposta a essa pergunta não é direta, para respondermos a ela precisaremos saber:

• Quais são as abordagens de gestão de projetos?
• Quando usar cada abordagem de gestão de projetos?

Quais são as abordagens de gestão de projetos?

Ao todo, existem 4 abordagens (approach) de gestão de projeto, são elas:

1. Abordagem preditiva (ou tradicional, ou cascata, ou waterfall)
2. Abordagem Iterativa
3. Abordagem incremental
4. Abordagem ágil

Um método de gestão de projetos pode ser de abordagem ágil ou pode ser de abordagem preditiva. Nós também podemos montar o nosso próprio método de gestão de projetos usando mais de uma abordagem. Teremos assim uma abordagem híbrida.

Abordagem preditiva

A abordagem preditiva é a abordagem mais antiga e mais usada até hoje na gestão dos projetos. Embora, cada vez mais, esteja sendo substituída pela abordagem ágil.

A abordagem preditiva consiste em (como o nome indica), predizer em um plano o que irá ser executado, antes de iniciar a execução. Isso significa que, idealmente, o plano do projeto é completamente concluído e aprovado antes das atividades de execução começarem a ser realizadas.

Exemplo de projeto gerenciado com a abordagem preditiva: a construção do estádio Arena da Amazônia (apresentado na figura seguinte).

Abordagem ágil

A abordagem ágil consiste em (como o nome indica), agilizar o processo de execução.

É uma abordagem em que não é preciso concluir o plano do projeto para se iniciar a execução. Apenas o plano dos próximos passos é realizado de modo completo, e uma visão bem geral dos demais passos para a conclusão do projeto.

Exemplo de projeto gerenciado com a abordagem preditiva: a construção do software de gestão de casos do FBI Sentinel (apresentado na figura seguinte).

Ágil versus preditivo

Faz parte do nosso trabalho aplicar a abordagem ágil e aplicar a abordagem preditiva no momento certo. Para entender o momento certo de quando aplicar cada abordagem, precisamos entender o ciclo de vida do projeto.

Independente da abordagem de gestão de projetos que será adotada, cada projeto tem um ciclo de vida. A definição do ciclo de vida do projeto é:

A série de fases pelas quais um projeto passa, do início ao término.

Para isso, iremos avaliar o ciclo de vida do projeto de construção do estádio Arena da Amazônia e do projeto de construção do Software Sentinel do FBI.

Por coincidência, o ciclo de vida dos 2 projetos tem 6 fases. Pelas características dos projetos acima apresentados, pode-se perceber por que a abordagem preditiva é mais usada para projetos de infraestrutura e a abordagem ágil é mais usada para projetos de desenvolvimento de software.

Características dos projetos que se encaixam bem com a abordagem preditiva:

1. Escopo fixo
2. Custo de desfazer o erro elevado
3. Entregar isoladas não agregam valor para o usuário

Características dos projetos que se encaixam bem com a abordagem ágil:

1. Escopo dinâmico
2. Custo de desfazer o erro barato
3. Entregas isoladas agregam valor para o usuário

A abordagem preditiva, por não permitir (idealmente) a realização de uma atividade de uma fase anterior a fase atual do projeto, é também denominada cascata. Isso faz uma referência ao fato de a água nunca retornar para o patamar anterior do rio depois que ela já caiu pela cascata (waterfall). Isso é apresentado na figura seguinte.

Foco do gerente de projeto na abordagem preditiva:

• Erro 0, acertar de primeira
• Atenção aos detalhes
• Qualidade Total (total quality)
• Planejar é melhor do que remediar

Foco do gerente de projeto na abordagem ágil:

• Errar rápido, aprender rápido (Fail fast, learn faster)
• Feito é melhor do que perfeito (done is better than perfect)
• Foco no essencial (essencialismo)
• Entregas frequentes para o usuário

Entregar um produto com defeitos para o Cliente é inadmissível na abordagem preditiva. Entregar um produto com defeitos para o Cliente ajudar a identificar os erros a serem melhorados é uma atitude comum na abordagem ágil.

Como você percebeu, na abordagem ágil o planejamento não é eliminado, ele apenas é fracionado e realizado de forma menos detalhada.

Concluímos assim que os fatores que diferenciam os dois projetos para que diferentes abordagens de gestão de projetos sejam adotadas são:

1. Facilidade na definição do escopo
2. Custo para desfazer erros
3. Valor percebido em entregas fracionadas
4. Necessidade maior de previsibilidade ou de agilidade

Embora o cliente seja a melhor pessoa que conhece o seu desejo, em geral, ele não é especialista para compreender a sua necessidade e como explicar isso de modo adequado. Por isso usar a abordagem ágil em situações que não haja facilidade na definição do escopo é mais adequado.

Abordagens híbridas

Também podemos usar uma abordagem híbrida, isso é, parte do projeto é gerenciado com a abordagem ágil e parte do projeto é gerenciado com a abordagem preditiva, mesclando diferentes abordagens em um mesmo projeto.

Alguns projetos podem possuir fases que são mais bem gerenciadas pela abordagem ágil e fases que são melhor gerenciadas pela abordagem preditiva.

Exemplo: o projeto de construção de uma casa pode ter as fases de desenho de engenharia e planejamento gerenciadas com a abordagem ágil (essa fase possui um custo de erro barato) e as fases seguintes (compra e construção) gerenciadas pela abordagem preditiva.

A analogia didática que eu faço é, tomando que o projeto é o transporte de uma determinada carga:

• Abordagem ágil é como a moto: mais ágil, projetos de menor porte, mais riscos (várias viagens).
• Abordagem preditiva é como o caminhão: menos ágil, projetos de maior porte, maior acompanhamento e previsibilidade (única viagem).

Nessa analogia, transportar parte da carga pela moto e parte da carga pelo caminhão constitui a abordagem híbrida.

Exemplos de métodos de gestão de projetos

Existem diferentes métodos (estruturas, frameworks, metodologias) de gestão de projetos.

Método é uma palavra que provém do termo grego methodos (caminho ou via) e que se refere ao meio utilizado para chegar a um fim. Método de gestão de projetos é um determinado conjunto de regras para determinar um caminho para gerenciar um projeto.

Cada método tem as suas vantagens e desvantagens. Os principais métodos de gestão de projetos são:

1. IPEMCE (Modelo PMBOK)
2. Front-End Loading (FEL)
3. Prince 2
4. DMAIC
5. Scrum
6. Kanbam
7. Scrumban
8. XP
9. Crystal
10. FDD
11. DSDM
12. AUP

Os métodos em vermelho são predominantemente preditivos e os métodos em verde são predominantemente ágeis.

Nesse contexto, é muito comum ser trocado a palavra método pela palavra metodologia.

Metodologia é o estudo dos métodos. Assim como biologia é o estudo da vida.

Case: abordagem híbrida na Sumicity

Em 2019 fui convidado para implantar o PMO, um software de gestão de projetos e uma metodologia de gestão de projetos na Sumicity, na condição de consultor em gestão de projetos.

Recebi as 3 perguntas clássicas que sempre ouço em uma consultoria em gestão de projetos:

1. Qual o melhor software de gestão de projetos?
2. Qual a melhor metodologia de gestão de projetos?
3. Qual o melhor tipo de PMO?

Para responder à pergunta qual a melhor metodologia de gestão de projetos, foi preciso entender as características dos projetos da empresa.

Foi então que estudei e aprendi o que faz uma empresa provedora de internet e descobri um mapa muito interessante.

Ao compreender o projeto de implantação de rede de fibra ótica em uma cidade, determinamos as fases desse projeto e determinamos que as fases 1, 2 e 3 foram uma parte do projeto a ser gerenciado com a abordagem ágil e as fases 4, 5 e 6 são uma parte do projeto a ser gerenciada com uma abordagem preditiva.

Como você percebeu, estudar/determinar o ciclo de vida do projeto é um trabalho essencial para escolhermos a melhor abordagem para cada parte do projeto.

Case: Filme Frozen

O comitê estratégico da Disney acabará de aprovar a realização de um novo filme chamado Frozen. No termo de abertura do projeto destacava-se a seguinte estratégia:

• • Adaptação da fábula Rainha do Gelo (1985) de Hans Christian Andersen
  • O herói será a princesa (não será o príncipe quem salvará a princesa)
  • Aventura de duas irmãs
  • O centro estará no amor entre as duas irmãs (e não entre a princesa e príncipe)
  • Uma rainha poderosa (ambiente congelantes e poderes extremos)

Na fábula original de Hans Christian Andersen, publicada em 1875, a Rainha do Gelo quase destrói a vida dos amigos Gerda (Anna) e Kai (Kristoff), duas crianças, criados como irmãos.

A estratégia foi escolhida após pesquisa de mercado indicar que um filme com essas características seria um sucesso. E Chris Buck recebeu o projeto para dirigir sob o prazo de entrega de apenas 30 meses.

O resultado do projeto foi um sucesso e o filme ganhou o Globo de Ouro de melhor animação de 2014.

O roteiro inicial do filme era:

Anna, a personagem mais nova, logo se mostra mandona e nervosa, obcecada por seu casamento iminente com o belo príncipe Hans e sua coroação como rainha. Elsa, a irmã mais velha, é ciumenta, maligna — e amaldiçoada. Tudo o que toca se transforma em gelo.

Ela foi desconsiderada para o trono em razão desse poder e agora, ao fugir da família para um palácio de cristal no meio das montanhas, nutre um rancor intenso. Ela quer vingança.

Conforme o dia do casamento de Anna se aproxima, Elsa trama com um boneco de neve sarcástico chamado Olaf para se apossar do trono. Eles tentam sequestrar Anna, mas o plano é frustrado pelo charmoso e viril príncipe Hans.

Elsa, amargurada e enfurecida, envia um exército de monstros de neve para atacar e destruir a cidade. Os habitantes rechaçam os invasores, mas, quando a fumaça se dissipa, descobrem-se baixas: o coração da princesa Anna foi congelado parcialmente pela irmã maligna — e o príncipe Hans desapareceu.

A segunda metade do filme acompanha Anna em sua busca pelo príncipe, com a esperança angustiada de que o beijo dele cure seu coração danificado.

Enquanto isso, Elsa se prepara para um novo ataque — e, dessa vez, avança sobre a cidade com terríveis criaturas de neve. No entanto, os monstros logo fogem do controle dela. Começam a ameaçar todo mundo, incluindo a própria Elsa. Anna e Elsa percebem que a única maneira de sobreviverem é unindo forças. Em cooperação, as irmãs derrotam as criaturas e aprendem que é melhor trabalhar juntas do que brigar uma com a outra. Elas ficam amigas. O coração de Anna degela. A paz volta a reinar. Todo mundo vive feliz para sempre.

Se você assistiu ao filme, sabe que essa descrição não corresponde a história do filme. Chris Buck adotou uma abordagem de gestão hibrida para gerenciar esse projeto e garantir o sucesso desejado, muitas mudanças foram realizadas no escopo do projeto.

Assim como fizemos para os exemplos anteriores, precisamos compreender o ciclo de vida desse projeto, apresentado na figura seguinte.

As ações de gestão ágil foram presentes nas fases de pré-produção e produção do filme. Ações como:

• Apresentação do filme em produção para plateias testes até achar o melhor tom para o filme
• Reuniões diárias para comunicar status e atualizar listas de atividades
• Total abertura a apresentação de ideias a todos os funcionários na fase de pré-produção
• Atitude de feito é melhor que perfeito (foco nos itens essenciais)

As ações de gestão preditiva foram presentes na fase de produção de pós-produção do filme. Ações como:

• Escopo fixo, não permite mais alteração
• Cumprimento do cronograma inegociável
• Entrega com qualidade total (erro zero)
• Relatório e reunião semanal de acompanhamento e atenção aos detalhes

O resultado do filme em bilheterias, premiações como o globo de ouro e venda de itens licenciados evidência que o projeto foi um sucesso.

O vídeo abaixo ilustra um pouco da atenção aos detalhes realizadas na produção, foram selecionadas intérpretes para as canções com o mesmo timbre de voz para que, ao visitar o Walt Disney World (Magic Kingdom Park) em Orlando, diferentes visitantes de diferentes nacionalidades possam reconhecer a voz do personagem independentemente do idioma.

Tais detalhes são importantes e não são considerados na etapa “feito é melhor que perfeito”.

Conclusão

Não existe uma melhor abordagem de gestão de projetos. A melhor abordagem de gestão de projetos é escolhida para cada projeto, conforme as características do projeto.

Cabe ao responsável pelo projeto determinar quando irá usar uma abordagem ágil, quando irá utilizar uma abordagem preditiva, e até quando irá mesclar essas duas abordagens em uma abordagem híbrida.

Determinando a melhor abordagem de gestão de projetos

Algumas perguntas ajudam a determinar o tipo de metodologia a ser escolhido para um determinado projeto.

1. A definição do escopo do projeto é fixa ou ela pode mudar?
2. É barato desfazer erros durante a execução do projeto?
3. Posso entregar o resultado do projeto para o cliente em partes?
4. Eu tenho possibilidade de elaborar um plano completo antes de iniciar a execução do projeto?

Execute o teste abaixo e descubra a melhor abordagem para o seu projeto.

Quiz de fixação

Assinale uma única alternativa para cada uma das perguntas a seguir e teste o seu aprendizado.