Vale a pena implantar um PMO? Calcule e descubra!

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O PMO (Project Management Office) tem se popularizado como um meio de alta eficácia para melhorar o resultado dos projetos em uma empresa. A decisão de implantar esse departamento tem se tornando uma questão importante em muitas empresas.

Como saber se vale a pena a pena implantar um PMO? Calculando o custo e o retorno esperado. Isso pode ser feito por meio do ROI (Return on Investment), desse modo, compreendemos a implantação do PMO como um investimento a ser realizado pela empresa cujo o retorno deve ser maior que o valor investido.

Cálculo do ROI do PMO

O ROI é uma variável da matemática financeira usada em análises de viabilidade econômica para determinar a viabilidade ou inviabilidade de um investimento.

Custo x benefício da implantação de um PMO

A fórmula para o cálculo do ROI para determinar se vale a pena implantar o PMO é a seguinte:

ROI = (Ganho a ser obtido – Investimento) / Investimento

É uma fórmula simples com somente 2 variáveis. Em geral, colocamos o valor em uma base de percentual, de forma que:

ROI > 0 😁 (viável)

ROI = 0 😒 (indiferente)

ROI < 0 😫 (inviável)

Calculando o investimento a ser realizado

O investimento a ser realizado para a implantação de um PMO consiste em:

Custo dos profissionais do PMO
Custo de infraestrutura para alocação física desses profissionais
Custo com softwares e ferramentas específicas

Um modo de simplificar esse cálculo, é calcular com base no salário dos profissionais e adicionar um fator, exemplo:

Custo do profissional (incluso encargos trabalhistas) = Salário x 1,8
Custo do profissional (incluso encargos trabalhistas e infraestrutura diretamente) = Salário x 2,0

O custo de infraestrutura associado ao profissional inclui aluguel do m² que o profissional utilizada, mobília, material de escritório, energia elétrica, água, internet, etc.

Calculando o Ganho a ser obtido

Ao contrário dos custos do PMO, os ganhos a serem obtidos por meio da implantação de um PMO são, muitas vezes, intangíveis.

Dessa forma, é preciso valorar ganhos intangíveis. Não existe formula pronta para calcular o benefício de um PMO. É preciso realizar um cálculo baseado em estimativas e especulações. Esse é o desafio (não é Cálculo Hipotético Universal Teoricamente Embasado).

Não existe uma fórmula para calcular o ganho a ser obtido, você deve desenvolver a fórmula para a empresa em que você trabalha. Exemplos de cálculos que podem ser usados:

Valor da redução em 20% o custo de cada projeto. Sendo 10 projetos de R$100.000,00 cada e duração de um ano, o valor do benefício do PMO é R$200.000,00 ao ano.
Valor do aumento da receita da empresa devido melhor alinhamento estratégico dos projetos em 15% a receita do ano anterior. Sendo a receita do ano anterior em R$800.000,00. Teremos um valor benefício do PMO em R$120.000,00
Redução dos atrasos e de desperdícios dos projetos. Cada mês não atrasado vale o custo dos profissionais que estariam trabalhando no projeto em um determinado mês.

Case: Calculando o ROI do PMO IESAB

Considerando a implantação de um PMO na empresa IESAB Engenharia de Elevação, para realizar as funções desejadas de um PMO na empresa, será necessário a contratação de um diretor de projetos (gerente de PMO) e 4 gerentes de projetos.

O custo será (considerando fator 2 para incluir encargos trabalhistas e custos indiretos associados a cada profissional):

1 líder de projetos com salário de R$12.000,00 ➡ Custo de R$24.000,00/mês
4 gerentes de projetos com salário de R$8.000,00 ➡ Custo de R$64.000,00/mês
5 Licenças de software de gestão de projetos ➡ Custo de R$250,00/mês

Totalizando R$88.250,00/mês.

O benefício do PMO foi valorado por:

Considerando que o valor médio investido em projetos seja de R$500.000,00 e que o PMO permite economizar em preço e prazo o equivalente a 25% do custos dos projetos, temos um benefício de R$125.000,00/mês.

Calculando o ROI para esse PMO temos:

ROI = (Ganho a ser obtido – Investimento) / Investimento

ROI = (R$125.000,00/mês – R$88.250,00/mês) / R$88.250,00/mês

ROI = 0,4164

ROI = 41,64%

ROI > 0% 😁 (viável!)

Conclusão

Conhecendo o Ganho a ser obtido e o Investimento a ser realizado ao implantar um PMO, temos a resposta quantitativa para a pergunta “vale a pena implantar um PMO?” por meio do cálculo do ROI do PMO.