Como selecionar a melhor Proposta Técnica E Comercial de modo rápido e eficaz?
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Após registrar um conjunto de Propostas Técnicas e Comerciais, é o momento de selecionar a melhor fornecedor para a realização da compra.
Identificar quais fornecedores são qualificados
Na maioria dos casos, a aquisição envolve concorrência, ou seja, haverá muitos fornecedores que podem fazer o trabalho e apresentaram a sua proposta.
Como afirmado anteriormente, no caso de organizações públicas, a lei pode exigir que elas sigam certas práticas de aquisição e selecionem os fornecedores potenciais de uma determinada maneira conforme requisitos legais, por exemplo, no geral, empresas públicas são proibidas de realizar compras de empresas com impostos em atraso.
As empresas privadas podem comprar de quem quiserem, a lei não exige uma licitação com concorrência, embora elas possam precisar seguir políticas internas relacionadas às práticas de aquisição.
Para obter produtos ou serviços, uma empresa privada não precisa sequer receber uma oferta. Ela pode simplesmente emitir uma Ordem de Compra. Às vezes, o trabalho pode ser tão especializado que existe apenas um único fornecedor potencial (uma situação de licitação sem concorrência).
Ordem de Compra (OC) é um documento usado para formalizar a realização de uma compra, é um documento que formalizada o aceite de uma Proposta Técnica e Comercial (PTC), e é um documento importante para quando não existe um contrato ou proposta documentada. A OC é emitida pelo comprador e pode ser aceita (ou não) pelo fornecedor. Em geral, é assinada somente pelo comprador.
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As organizações podem usar vários métodos diferentes para selecionar um fornecedor, e esses métodos podem ser ditados por lei ou políticas internas. Exemplos de qualificação dos fornecedores:
- Referência comercial qualificada de outro cliente
- Tempo na atividade do fornecimento
- Atestado de capacidade técnica
- Envio de vídeo com apresentação de produto similar
- Visita técnica às instalações do fornecedor
- Histórico do fornecedor na empresa
Caso um comprador receba ofertas concorrentes de muitos fornecedores potenciais, ele pode solicitar apresentações de todos os candidatos para ajudá-lo a selecionar um. Outra opção é primeiro reduzir a lista de fornecedores potenciais, em seguida, solicitar apresentações somente dos fornecedores mais qualificados.
Se as apresentações não agregarem valor para o comprador, este pode entrar em negociação com o fornecedor ou os fornecedores de sua preferência, todos os termos e condições no contrato proposto, a declaração completa do trabalho da aquisição e quaisquer outros componentes dos documentos de aquisição podem ser negociados. As negociações podem demorar e exigem o envolvimento do gerente do projeto.
Os critérios de qualificação dos fornecedores podem ser estabelecidos antes de enviar a SDP, desse modo, você pode reduzir o tempo e o esforço gastos na explicação da ET para fornecedores que não atendem às suas necessidades.
Nesse momento, nos listamos os fornecedores qualificados e não iremos considerar Propostas Técnicas e Comerciais dos fornecedores não qualificados.
Escolher a melhor proposta comercial
Quando o comprador recebe as respostas dos fornecedores durante o processo Conduzir as aquisições, os critérios de seleção se tornam a base para o comprador usar na avaliação das ofertas ou propostas.
Se o comprador estiver adquirindo uma commodity, como metros lineares de madeira, o critério de seleção pode ser apenas o preço mais baixo. Se o comprador estiver adquirindo serviços de construção, os critérios de seleção podem ser preço e experiência. Se o comprador está adquirindo apenas serviços especializados, os critérios de seleção serão mais abrangentes.
De posse das propostas, é interessante realizar uma planilha com linhas que apresentem os critérios importantes para escolher a melhor proposta comercial. Tais critérios podem ser:
- Preço
- Escopo
- Prazo de entrega
- Qualidade
- Suporte pós-venda
- Prazo de garantia
- Compatibilidade com sua equipe
- Alinhamento aos objetivos
- Riscos associados
De todos esses fatores, o preço, em geral, é o fator mais relevante. Evidentemente, não adianta bom preço sem a qualidade desejada ou sem garantias contratuais satisfatórias ou sem a completude do escopo desejada.
Podemos considerar a tabela abaixo como uma planilha para avaliar a melhor Proposta Comercial para um Elevador De Escada em uma edificação em Belo Horizonte.
| Fornecedor | IESAB Elevadores | TKE Elevadores | Atlas Schindler Elevadores |
| Preço | R$99.000,00 | R$120.000,00 | R$116.000,00 |
| Prazo | 90 dias | 120 dias | 100 dias |
| Qualidade | 5/5 | 5/5 | 4/5 |
| Forma de pagamento | 4 x | 10 x | 2 x |
| Avaliação geral | 5/5 | 4/5 | 3/5 |
| Observação | Apresentou vídeo com o equipamento funcionando | Equipamento de fabricação não nacional | Técnico da equipe informou que é uma marca de qualidade |
A escolha adequada do fornecedor deve considerar a relação custo-benefício de posse da análise dos fatores envolvidos que vão além do preço (incluindo o risco do fornecedor).
Muitos problemas de gestão de contratos seriam evitados se a escolha da Proposta Comercial considerasse o cenário completo, e não apenas a variável preço.
⇰ Pergunta: Você já presenciou uma contratação em que foi selecionada a Proposta Comercial que apresentada ou menor preço, e no final o fornecimento acabou representando prejuízo porque o fornecedor não conseguiu assegurar as garantias necessárias para o comprador?
Eu, infelizmente, já presenciei muitas situações assim ao longo de minha vida profissional. Inclusive, nesse vídeo eu conto o caso de alguns clientes da IESAB que compraram com a IESAB após terem comprado com outros fornecedores que não conseguiram realizar o fornecimento de modo adequado.
Conclusão
Escolher a melhor Proposta Técnica e Comercial para um fornecimento vai muito além de avaliação de preço. É preciso considerar uma avaliação completa de custo-benefício que, além de outras varáveis como o preço, considera prazo, qualidade, garantias, segurança, tipo de contrato, reputação do fornecedor etc.
Quiz de Fixação
Teste o seu aprendizado. Escolha uma alternativa para as perguntas a seguir:
1. O que é uma Proposta Comercial?
2. Quando estamos realizando uma aquisição para o projeto, qual a variável mais importante para selecionar a melhor Proposta Comercial?
Preço é uma variável importante para escolher a melhor Proposta Comercial, mas nenhuma variável sozinha pode determinar a melhor escolha. É preciso realizar uma análise de custo-benefício multivariável.
3. O que realizamos com as Propostas Comerciais recusadas (aquelas que não serão selecionadas)?
Mesmo as Propostas Comerciais não selecionadas são arquivadas pois elas apresentam o histórico do trabalho realizado no projeto e podem ser úteis posteriormente (exemplo, caso o fornecedor escolhido não possa mais realizar o fornecimento).
4. Qual dos critérios abaixo NÃO pode ser usado como critério para qualificar um fornecedor?
Ter um parente que trabalhe no fornecedor não pode ser visto como critério de escolha do fornecedor pois caracteriza um conflito de interesse. Ter ou não um parente que trabalha no fornecedor, em tese, não deve favorecer ou desfavorecer a concorrência justa.
