Gestão estratégica e gestão de projetos – Como fazer?

Desenvolver e acompanhar a execução adequada de uma estratégia para uma empresa é fator essencial para garantir o sucesso da empresa. Esse é o objetivo da gestão estratégica.

De forma pragmática, Gestão estratégica (ou gestão de negócios) é o conjunto de práticas adotadas pela direção de uma organização para a definição dos objetivos e do modelo de negócio da organização, levando em consideração os ambientes interno e externo da companhia.

Alguns conceitos importantes de estratégia são:

Igor Ansoff (1965):

Estratégia é um conjunto de regras e tomada de decisão em condições de desconhecimento parcial. As decisões estratégicas dizem respeito à relação entre a empresa e o seu ecossistema.”

Jauch e Glueck (1980):

Estratégia é um plano unificado, englobante e integrado relacionando as vantagens estratégicas com os desafios do meio envolvente. É elaborado para assegurar que os objetivos básicos da empresa são atingidos.”

Martinet (1984):

Estratégia designa o conjunto de critérios de decisão escolhido pelo núcleo estratégico para orientar de forma determinante e durável as atividades e a configuração da empresa.”

Importância de conhecer o gerenciamento estratégico para um gestor de projetos?

O gerente de projetos não é um diretor estratégico. A gerência de projetos é uma gestão de nível tático.

Mas, conhecer o gerenciamento estratégico e de negócios é essencial para poder gerenciar os projetos de forma alinhada aos objetivos da empresa.

Isso é tão importante que o PMI (Project Management Institute), colocou no guia PMBOK que os três fatores essenciais para a plena competência de um gestor de projetos são:

1. Gerenciamento de projetos técnico;
2. Liderança;
3. Gerenciamento estratégico de negócios.

Isso é tão importante que o PMI não apenas informou que esses são os 3 requisitos para plena competência de um gerente de projetos, o PMI fez questão de desenhar um triângulo com esses três itens e nomeou esse triângulo de Triângulo de Talentos do PMI.

Conhecer a estratégia da empresa, o seu modelo de negócio, faz parte do talento necessário a um bom gerente de projetos (indiferente se são projetos conduzidos de com a abordagem preditiva ou com a abordagem ágil).

Quais são as três macro gestões em uma empresa?

A gestão de uma empresa pode ser dividida em três principais níveis:

1. Nível estratégico
2. Nível tático
3. Nível operacional

Já sabemos o que é gestão estratégica, resta saber o que são os outros dois níveis de gestão.

Gestão Operacional é o conjunto de ações responsável por garantir a melhor execução do produto/serviço a nível de tarefa. Tem como objetivo assegurar que o desenvolvimentos das tarefas sejam conforme procedimentos previamente definidos, e aplicando técnicas de contínua contínua.

Gestão Tática é o conjunto de ações responsável por elaborar e controlar processos para alcançar os objetivos estratégicos da empresa. É realizada pela gestão funcional e pela gestão de projetos.

Em geral, existe uma pequena quantidade de pessoas para cuidar do nível estratégico, uma média quantidade de pessoas para cuidar do nível tático, e uma grande quantidade de pessoas para cuidar do nível operacional. Isso é apresentado no triângulo da estratégia.

Diferentes papéis são usualmente ligados a cada um desses três níveis:

• Nível estratégico: presidentes, superintendentes, diretores;
• Nível tático: gerentes e coordenadores;
• Nível operacional: supervisores e operadores.

Toda empresa tem os 3 níveis gerenciais. Um mesmo profissional pode atuar em mais de um nível gerencial.

Você já viu um CEO (Chief Executive Officer, ou Diretor executivo, Diretor-Geral ou Presidente) de MEI? Ele é CEO durante 1% do tempo. 😁

A estratégia precede o projeto

Antes de iniciar um projeto, houve uma análise estratégica para a tomada de decisão do porque esse projeto foi selecionado para ser executado.

Ao longo do planejamento do projeto, vamos responder várias perguntas sobre esse projeto, como:

• O que será feito (gestão do escopo)
• Quando será feito (gestão do cronograma)
• Quanto será gasto (gestão dos custos)
• Quem irá realizar (gestão dos recursos humanos)
• Com o que será realizado (gestão dos recursos materiais)
• Etc.

Mas antes de começar um projeto, o gerente do projeto deve ter em mente, de forma clara, a resposta para a pergunta Porque o projeto será realizado?

A figura seguinte apresenta de forma clara que:

1. Antes da gestão do projeto, temos a estratégia da empresa, que culmina em decisões de valor na gestão do portfólio, que culmina na entrega de resultados atingida pela gestão de projetos e programas, finalizando o com a realização de valor de negócio com a operação.
2. Essa ação não é apenas unidirecional, a operação fornece dados de desempenho do valor gerado pela empresa que são analisados pela gestão estratégica, assim como a gestão do portfólio verifica os impactos nos negócios gerados pelos projetos e a gestão dos projetos e programas são revisados e atualizados conforme atualizações no portfólio.

A gestão de um projeto começa no nível estratégico e termina no nível operacional

Antes da iniciação de um projeto, é preciso compreender a proposta de valor desse projeto. Essa proposta de valor pode ou não estar presente em documentos de análise de viabilidade, como:

1. AVT (Análise de Viabilidade Técnica)
2. AVE (Análise de Viabilidade Econômica), ou AVF (Análise de Viabilidade Financeira)
3. Plano de negócios (Business Case)

Com a conclusão do projeto, o resultado do mesmo será entregue a alguém que irá cuidar da sua operação. Assim, a rotina operacional assume o bastão após a conclusão do projeto.

A gestão do projeto somente se inicia após compreender o contexto do projeto. Isso envolver saber as respostas para as perguntas:

1. Qual o objetivo do projeto?
2. Quem é o patrocinador do projeto?
3. Quem irá receber o resultado do projeto para operar e manter o mesmo?
4. Qual a priorização do projeto em relação a outros projetos da empresa?
5. Qual a relação do projeto com outros projetos da empresa? (existe um programa?)

Em geral, a ordem cronológica em que essas diferentes gestões entram em ação é:

1. Gestão estratégica
2. Gestão do projeto
3. Gestão operacional

Isso é apresentado na figura seguinte.

Exemplo:

1º) Estratégia: A construtora MRV, por meio de estudo de mercado, identificou 10 ideias de projetos de condomínios residenciais em 10 diferentes bairros de São Paulo. Avaliou a viabilidade técnica e econômica das 10 ideias e identificou que 8 são altamente viáveis. Das 8, percebeu que 4 possuem retorno no médio prazo e 4 possuem retorno no longo prazo. Identificou que as 4 mais lucrativas possuem retorno no longo prazo. Identificou que possui caixa (CAPEX) disponível para executar somente 3 projetos. Selecionou assim 2 projetos de retorno a longo prazo e 1 projeto de retorno a curto prazo.

2º) Tática:  A construtora encaminhou esses dados para a gerência de projetos que planejou e executou os projetos. Aos serem concluídos, os projetos foram transferidos para uma gestão operacional.

3º) Operação: Um gestor funcional cuidou da manutenção e operação do condomínio. Ao ser vendido, uma administradora de condomínio selecionada pelos proprietários dos apartamentos assumiu a gestão operacional do condomínio.

Esse é o sequenciamento cronológico geral. Várias exceções se aplicam.

Portfólio, programas, projetos e operações

A estratégia da empresa define o conjunto de projetos e operações que a empresa selecionados para serem executados. Isso forma o portfólio da empresa (não confundir o conceito de portfólio da gestão de marketing, em que a palavra portfólio tem outro significado).

Os projetos, quando possuem interdependência entre si, formam programas. Programas são conjuntos de projetos em que a geração de valor do projeto está condicionada a outro projeto, embora sejam dois projetos separados.

Exemplo: Projeto da construção do Aeroporto de Confins devido a capacidade máxima atingida do aeroporto da Pampulha e projeto de construção da estrada linha verde. O aeroporto concluído sem a estrada não gera valor. A estrada construída para dar acesso ao aeroporto sem o aeroporto não gera valor.

A relação de portfólio, programas e projetos é ilustrada pelo PMBOK conforme figura seguinte.

PMO e os níveis de gestão

É importante conhecer os níveis de gestão, pois o PMO pode ter uma atuação em um ou mais níveis simultaneamente. Conforme a sua configuração, ele pode ser classificado como:

1. PMO Estratégico
2. PMO Tático
3. PMO Operacional

Desdobramento da estratégia em projetos

Devido o projeto nascer a partir de uma estratégia, dizemos que o projeto nasce a partir do “Desdobramento da estratégia em projetos”. Ou seja, primeiro elaboramos a estratégia da empresa. De posse dessa estratégia, saberemos:

1. Quais as ideias de projetos
2. Quais as ideias de projetos estão alinhadas a estratégia da empresa
3. Quais as ideias que são viáveis
4. Das ideias que são viáveis, quais são as mais prioritárias
5. Quais ideias serão selecionadas para serem projetos a executar

Sem saber a estratégia (sem saber para onde se quiser ir), qualquer projeto viável seria uma boa escolha. Nas palavras de Lewis Carroll:

Se você não sabe onde quer ir, qualquer caminho serve.”

Parafraseando Lewis Carroll, eu digo:

Se você não sabe quais os objetivos da empresa, qualquer projeto serve.”

Exercício de fixação

Assinale uma única alternativa para cada uma das perguntas a seguir.