Como detalhar o escopo de uma proposta comercial?

Um dos primeiros passos para a elaboração de uma proposta comercial, é compreender o escopo do fornecimento.

Essa etapa é comumente chamada de levantamento de demanda. A demanda do cliente deve ser entendida pelos dois lados: cliente e vendedor (contratante e contratado).

Essa etapa é importante para que não aconteça erros de desalinhamento e/ou quebra de expectativas como ilustrado na famosa imagem a seguir.

Quando não temos um bom alinhamento de expectativas e escopo de fornecimento, podemos cair do Scope creep, que é o fenômeno do escopo ser continuamente alterado sem a devida remuneração para isso, o que pode ser prejudicial no caso de clientes oportunistas e fornecedores maliciosos que tentam acrescentar/retirar escopo do fornecimento devido à falta de detalhamento da proposta.

🤔 Pergunta: Você já presenciou o fenômeno do Scope creep (mudança mal-intencionada do escopo de fornecimento)? [responda aqui]

A determinação do escopo também será fundamental para o próximo passo de elaboração da proposta: precificação.

Determinação do escopo

Para facilitar o nosso trabalho, é comum dividirmos o levantamento de demanda em duas partes:

• Determinação do escopo da entrega;
• Determinação do escopo do trabalho.

Determinação do escopo da entrega

A entrega é o que o cliente de fato irá receber, embora outros trabalhos além da entrega também sejam necessários de serem realizados e possam não ser percebidos pelo cliente.

É preciso conversar com o comprador para compreender e definir bem o escopo da entrega.”

Após a compreensão do que o comprador deve receber, é importante descrever com cuidado o que o que compõe essa entrega. Margens para interpretações dúbias ou brechas que permitem falsas expectativas podem gerar problemas futuros.

Minha experiência profissional demonstra que a descrição da proposta é menos importante que a expectativa do cliente, portanto, alinhar a expectativa por meio de conversas é muito importante.

Para produtos, podemos ter os seguintes itens para apoiar a definição do escopo:

• Catálogos;
• Datasheet;
• Folders e apresentações;
• Registro fotográfico;
• Desenhos técnicos.

Para serviços, devido ao seu caráter de intangibilidade, o processo de especificação é um pouco mais complexo e requer o maior uso de palavras.

• Exemplo de proposta comercial de um produto: Plataforma Inclinada de Acessibilidade IESAB;
• Exemplo de proposta comercial de um serviço: Testes de ancoragem IESAB.

A determinação do escopo do produto é essencial para o cálculo do custo da matéria-prima a ser utilizada.

Determinação do escopo do trabalho

Além da entrega em si, que se refere ao produto/serviço que o cliente recebe/percebe, pode existir trabalho que é necessário realizar que não é apresentado na proposta, mas que é de fundamental compreensão para o cálculo da precificação e demais condições a serem apresentadas na proposta.

É preciso conversar com o especialista técnico para compreender e definir bem o escopo do trabalho.”

O escopo de trabalho permite calcular o custo dos insumos (consumíveis materiais) e da mão-de-obra que será utilizada.

Exemplo de insumos:

• Energia elétrica para fabricação de produtos;
• Discos de corte/desbaste;
• Areia, cimento, brita;
• Eletrodos revestidos e arames de solda;
• Gases consumíveis para oxicorte.

Se você não tem expertise técnica sobre o trabalho a ser realizado, você precisará conversar com uma opinião técnica especializada que possa te orientar sobre todos os itens que fazem parte do trabalho a ser realizado.

Ao determinar o escopo do trabalho, tão importante quanto especificar o que está incluso no escopo, é especificar o que NÃO está incluso no escopo do trabalho. Exemplo de itens que podem NÃO estar no escopo de trabalho no fornecedor:

• Construção da caixa de corrida, estrutura da casa de máquinas e poço do elevador;
• Aluguel e disponibilização de equipamentos de elevação (andaimes, plataformas, caminhão Munck).

Exemplo: Análise do escopo da obra da usina Ecovital

Como exemplificação, a usina EcoVital (usina de incineração instalada na região metropolitana de Belo horizonte) foi construída por meio de contratação de diversos fornecedores. Para realizar a precificação da proposta, os diferentes fornecedores analisaram os diferentes projetos para a construção da usina.

Foram documentos analisados para realizar a precificação:

• Projeto arquitetônico (plantas e cortes gerais e executivos)
• Projeto estrutural (ou projeto de construção civil)
• Projeto de terraplanagem
• Projeto hidrossanitário (gás, água)
• Projeto de instalação elétrica
• Projeto de controle e automação (sistema supervisório)
• Projeto de equipamentos mecânicos (portões, elevadores etc.)
• Projeto do isolamento térmico
• Projeto conceitual dos equipamentos de elevação (transportador de cinzas e elevador de cargas).

A maior parte dos projetos estava no nível executivo já com a lista de materiais apresentada. Mesmo assim, foram necessárias vistorias técnicas no local de construção e reuniões de explicação dos projetos para compreender o escopo antes de iniciar a precificação.

A seguir uma foto da fase de construção da usina.

A seguir uma foto após a inauguração da usina.

Normas aplicáveis tem impacto no escopo do fornecimento

É importante compreender quais são as normas aplicáveis a realização do fornecimento. As normas podem requerer recursos que geram impacto no preço e demais condições da proposta.

Exemplo de normas que impactam a precificação da prestação de serviço de instalação de ponto de ancoragem:

• NR 35: Trabalho em Altura;
• ABNT NBR 15475: Acesso por corda – Qualificação e certificação de pessoas;
• ABNT NBR 16325-1: Proteção contra quedas de altura Parte 1: Dispositivos de ancoragem tipos A, B e D;
• ABNT NBR 16325-2: Proteção contra quedas de altura – parte 2: Dispositivos de ancoragem tipo C.

Elementos dessas normas que impactam o preço e demais condições na proposta:

• Alpinistas não podem realizar acesso por corda em dia de chuva ou com previsão de chuva iminente no local de trabalho;
• Alpinistas não podem realizar trabalho em altura em estrutura metálica em dia com incidência de raios próximos ao local de trabalho;
• Os pontos de ancoragem devem ser de aço inox.

Fatores de produtividade (índices de produtividade)

Os fatores de produtividade definem a produtividade para realizar o fornecimento e são essenciais para o cálculo da precificação e demais condições da proposta.

Seguem exemplos de fatores de produtividade para a realização do fornecimento de pontos de ancoragem:

• Tempo de cura do chumbador químico utilizado no ponto de ancoragem;
• Tempo médio para realização de cada ponto de ancoragem;
• Tempo de preparação dos EPIs;
• Tempo para conferência dos documentos da empresa e dos profissionais (Ficha de EPI, ASO, PPRA, PCMSO);
• Tempo para treinamento de integração;
• Tempo para deslocamento;
• Tempo de emissão de documentos de segurança (OS, PT, PTA);
• Tempo de montagem do acesso por corda.

Para os interessados, o significado das siglas dos documentos mencionados é:

• PPRA = Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
• ASO = Atestado de Saúde Ocupacional;
• OS = Ordem de Serviço;
• PT = Permissão para o Trabalho;
• PTA = Permissão para o Trabalho em Altura.

👉 Para os interessados, você pode saber mais sobre o escopo de trabalho incluso em um fornecimento de sistema de ancoragem clicando aqui.

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