Como determinar as condições de uma proposta técnica e comercial?

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Além de determinar o preço, uma proposta deve apresentar as demais condições para a realização do fornecimento.

Quando você é o comprador e deseja escolher a melhor proposta técnica e comercial disponível, existem vários fatores importantes que você deve avaliar:

Escopo;
Preço;
Qualidade;
Condição de reajuste do preço e prazo de validade da proposta;
Prazo;
Garantias contratuais.

De todos esses fatores, o preço, em geral, é o fator mais relevante. Evidentemente, não adianta bom preço sem a qualidade desejada ou sem garantias contratuais satisfatórias ou sem a completude do escopo desejada.

Uma compra de qualidade deve considerar a relação custo-benefício de posse da análise dos riscos envolvidos.

Prazo de entrega

É necessário elaborar um cronograma do fornecimento para compreender o tempo necessário para realizar o fornecimento. Além de explicitar o prazo de entrega, o comprador pode exigir que sejam estimados marcos do fornecimento, dividindo o fornecimento em entregas menores e periódicas.

O prazo de entrega também precisa ser estimado, as mesmas técnicas de estimativas usadas para a estimativa de custos.

É importante colocar uma cláusula de tolerância para atrasos e adiantamentos, e uma cláusula para proteger a eventos de causa maior como quarentenas, acidentes ambientes e mudanças na legislação.

Forma de entrega

Para propostas que envolvem fornecimento de itens materiais, é preciso detalhar na proposta como será a entrega. Em geral, temos as formas de entrega apresentadas na tabela seguinte.

Evidentemente, para a entrega CIF, o fornecedor deve considerar os custos e riscos de assumir o transporte em sua precificação.

Para fornecimento de desenhos técnicos e laudos de engenharia, podemos utilizar a forma de entrega Envio eletrônico, é importante oficializar o e-mail com o aceite de que o documento foi enviado.

Garantias de qualidade

É importante calcular uma margem de contingência para o prazo a ser inserido na proposta para a prevenção de riscos, como riscos de atrasos, ou, conforme o caso, uma declaração de que existe uma determinada tolerância no prazo apresentado conforme imprevistos que possam acontecer.

Também podemos colocar cláusulas de proteções contra:

Riscos de causa maior (uma quarentena devida uma pandemia, por exemplo);
Riscos de intempéries e condições climáticas desfavoráveis;
Riscos de mudanças na legislação.

Muitos fornecedores não assinaram propostas de serviços/produtos complexos e valiosos sem uma garantia documentada.

Garantia de serviços prestados;
Garantia de produtos entregues.

É interessante colocar que multas e outras penalidades só poderão ser aplicadas caso o comprador tenha cumprido plenamente a sua parte, como, por exemplo, a pontualidade dos pagamentos.

Caso necessário, pode-se elaborar um contrato com mais condições que as apresentadas na proposta. Deve haver a indicação explícita de qual a proposta comercial o contrato se refere.

Exemplos de condições de garantia:

A CONTRATADA responderá, durante o prazo de 5 anos pela garantia pela solidez e segurança do trabalho de construção civil, conforme Artigo 618 da Lei nº 10.406 de 10 de Janeiro de 2002;
A CONTRATADA responderá pelo serviço de manutenção preventiva, durante o prazo de um ano, desde que sejam seguidas as orientações de operação e segurança comunicadas no manual de operação do das plataformas.

Condição de reajuste

Conforme a oscilação dos preços dos itens estimados no mercado, será determinada a validade da proposta.

Para permitir um maior prazo de validade da proposta, o preço pode ser condicionado a uma atualização conforme algum índice econômico, como:

INCC = Índice Nacional de Custo de Construção
IPCA = Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo
IGP-M = Índice Geral de Preços
Selic = Taxa básica de juros

Independente da data de validade da proposta, o preço a se pagar pelo fornecimento pode ser colocado com uma variação conforme o comportamento de algum índice financeiro.